Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: Ký số thế nào từ 01/06/2025?

AGS Thanh - ACC

28 thg 5, 2025

Kể từ ngày 01/06/2025, liệu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có cần phải ký số không? Đây là câu hỏi được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm trong giai đoạn đầu tháng 6 này. Hãy cùng AGS tìm hiểu rõ hơn về quy định này để đảm bảo tuân thủ và tránh những sai sót không đáng có nhé!

1. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có cần ký số không?

Theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế có những nguyên tắc sau:

Đảm bảo nhận biết được đây là hóa đơn in từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Không bắt buộc có chữ ký số.
Các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn này (hoặc bản sao chụp, hoặc thông tin tra cứu từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế) được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Đồng thời, khoản 3 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định nội dung của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bao gồm:

Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán.
Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế).
Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Nếu tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT.
Thời điểm lập hóa đơn.
Mã của cơ quan thuế.

Theo các quy định trên, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không cần phải ký số và vẫn được coi là hợp lệ.

2. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử từ 01/06/2025

Mặc dù hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không cần ký số, nhưng các loại hóa đơn điện tử khác vẫn có quy định cụ thể về thời điểm ký số.

Căn cứ khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung bởi điểm c khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/6/2025), thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử được quy định như sau:

Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử, hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
Trong trường hợp thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử khác với thời điểm lập hóa đơn, thì thời điểm ký số và thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã (đối với hóa đơn có mã) hoặc thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế (đối với hóa đơn không có mã) phải chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn. (Trừ trường hợp gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn; còn người mua khai thuế theo thời điểm nhận hóa đơn, đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

3. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử

Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019 quy định các nguyên tắc về việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Trường hợp người bán có sử dụng máy tính tiền, người bán phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế.
Việc cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử dựa trên thông tin của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lập trên hóa đơn. Các đối tượng này chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn.

4. Các hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ

Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ các hành vi bị nghiêm cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ:

Đối với công chức thuế:

Gây phiền hà, khó khăn cho tổ chức, cá nhân khi mua hóa đơn, chứng từ.
Bao che, thông đồng cho tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.
Nhận hối lộ khi thanh tra, kiểm tra về hóa đơn.

Đối với tổ chức, cá nhân bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, và các bên liên quan:

Thực hiện hành vi gian dối như sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn.
Cản trở công chức thuế thi hành công vụ (ví dụ: gây tổn hại sức khỏe, nhân phẩm của công chức thuế khi đang thanh tra, kiểm tra về hóa đơn, chứng từ).
Truy cập trái phép, làm sai lệch, phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ.
Đưa hối lộ hoặc thực hiện các hành vi khác liên quan đến hóa đơn, chứng từ nhằm mưu lợi bất chính.

Việc nắm rõ các quy định này sẽ giúp doanh nghiệp và cá nhân tuân thủ pháp luật, tránh được những rủi ro và sai phạm trong hoạt động kinh doanh.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.