Doanh nghiệp cần làm gì theo quy định về chủ sở hữu hưởng lợi?

Các doanh nghiệp hiện hành phải bổ sung thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi vào hồ sơ doanh nghiệp khi:
- Có yêu cầu đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
- Hoặc có thể chủ động nộp hồ sơ bổ sung mà không cần chờ thay đổi.
- Nếu doanh nghiệp không kê khai đầy đủ theo yêu cầu, có thể bị xử phạt hành chính hoặc bị xem là không tuân thủ quy định về minh bạch sở hữu.

2.2 Đối với doanh nghiệp đăng ký mới từ 01/7/2025 trở đi

Khi nộp hồ sơ thành lập mới, doanh nghiệp phải:
- Xác định và kê khai rõ chủ sở hữu hưởng lợi trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
- Nộp kèm theo Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi theo Mẫu 10 ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC.

III. Trình tự kê khai và lưu trữ thông tin

3.1 Các bước thực hiện kê khai

- Rà soát nội bộ: Doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ cơ cấu sở hữu và mối quan hệ tài chính để xác định đúng ai là cá nhân thỏa mãn điều kiện chủ sở hữu hưởng lợi.
- Lập danh sách: Ghi rõ thông tin như họ tên, ngày sinh, quốc tịch, địa chỉ, loại giấy tờ tùy thân, tỷ lệ sở hữu hoặc quyền kiểm soát.
- Kê khai theo mẫu quy định:
      Mẫu 10: Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi.
      Mẫu 12: Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (nếu có).
- Nộp hồ sơ: Gửi hồ sơ tới Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Thời hạn kê khai: Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày có thay đổi về chủ sở hữu hưởng lợi hoặc khi có yêu cầu bổ sung.

3.2 Trách nhiệm lưu trữ

Doanh nghiệp phải lưu giữ bản sao kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi trong hồ sơ nội bộ:
- Dạng giấy hoặc bản điện tử.
- Thời gian lưu trữ: Ít nhất 5 năm sau khi chấm dứt hoạt động doanh nghiệp.
- Có thể bị kiểm tra, đối chiếu bất kỳ lúc nào từ cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan quản lý thuế, công an, phòng chống rửa tiền.

IV. Ý nghĩa của quy định này

4.1 Góp phần minh bạch hóa môi trường kinh doanh

- Giúp xác định ai là người thực sự đứng sau doanh nghiệp.
- Ngăn chặn tình trạng người khác mượn tên đứng hộ để thành lập công ty.
- Hạn chế việc lợi dụng doanh nghiệp để rửa tiền hoặc thực hiện hành vi bất hợp pháp.

4.2 Phù hợp cam kết quốc tế

- Việt Nam đang tích cực hoàn thiện hành lang pháp lý theo các chuẩn mực của FATF (Lực lượng đặc nhiệm tài chính quốc tế).
- Việc kê khai chủ sở hữu hưởng lợi giúp Việt Nam nâng cao uy tín quốc tế, cải thiện xếp hạng tín nhiệm kinh doanh.

V. Lưu ý và khuyến nghị cho doanh nghiệp

5.1 Đối tượng không rõ ràng cần được xử lý sớm

Trường hợp chủ sở hữu thông qua nhiều tầng công ty trung gian hoặc sở hữu chéo sẽ khó xác định.
Nên tham khảo ý kiến tư vấn pháp lý hoặc hỗ trợ từ Phòng đăng ký kinh doanh địa phương.

5.2 Cập nhật thường xuyên

Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin chủ sở hữu hưởng lợi ngay khi có sự thay đổi.
Hoặc định kỳ ít nhất mỗi năm một lần để đảm bảo dữ liệu luôn chính xác.

5.3 Hạn chế rủi ro pháp lý

Việc không kê khai, kê khai sai hoặc kê khai chậm đều có thể bị xử phạt hành chính.
Ngoài ra, các cơ quan chức năng có thể sử dụng thông tin này trong quá trình thanh tra, kiểm tra doanh nghiệp.

VI. Kết luận

Việc xác định và kê khai chủ sở hữu hưởng lợi là nghĩa vụ bắt buộc mà doanh nghiệp không thể xem nhẹ. Đây không chỉ là yêu cầu của pháp luật mà còn thể hiện sự minh bạch, chuyên nghiệp trong quản trị doanh nghiệp hiện đại.
Doanh nghiệp cần:
- Rà soát kỹ cơ cấu sở hữu.
- Chủ động kê khai sớm.
- Lưu giữ đầy đủ hồ sơ theo đúng thời hạn.
Việc thực hiện đúng quy định này sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, đồng thời khẳng định uy tín trong mắt nhà đầu tư, đối tác và các cơ quan quản lý nhà nước.