Hoàn thuế TNCN: Điều kiện và quy trình xử lý hồ sơ tự động

1. Hoàn thành nghĩa vụ thuế:

• Đối với người nộp thuế thông qua tổ chức trả thu nhập, tổ chức này phải hoàn thành nghĩa vụ nộp thay tiền thuế TNCN đã khấu trừ.
• Đối với cá nhân nộp thuế trực tiếp, tổng số tiền thuế TNCN đã nộp vào Ngân sách Nhà nước (NSNN) trong kỳ quyết toán phải khớp với số liệu đề nghị hoàn thuế.

2. Khớp đúng số liệu trên hồ sơ:

• Chỉ tiêu “Tổng thu nhập chịu thuế” trên hồ sơ phải khớp đúng với số liệu trong cơ sở dữ liệu (CSDL) quản lý thuế của ngành Thuế.
• Chỉ tiêu “Tổng số thuế đề nghị hoàn trả” phải nhỏ hơn hoặc bằng số liệu tổng hợp trong CSDL quản lý thuế.

3, Xác minh thông tin tài khoản:

• Thông tin tài khoản ngân hàng dùng để nhận tiền hoàn trả phải được xác minh và liên kết với CSDL quản lý thuế của ngành Thuế.

Khi đáp ứng đủ các điều kiện này, hệ thống sẽ tự động thực hiện các bước xử lý, giúp quá trình hoàn thuế diễn ra nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả hơn.

II. Ai được áp dụng hoàn thuế TNCN tự động?

Theo quy định tại Điều 1 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 108/QĐ-TCT năm 2025, cơ chế hoàn thuế TNCN tự động chỉ áp dụng đối với:

• Cá nhân trực tiếp quyết toán thuế
• Có đề nghị hoàn trên tờ khai quyết toán thuế TNCN

Điều này có nghĩa là các trường hợp khác như ủy quyền cho tổ chức quyết toán thuế hoặc các trường hợp không thuộc diện quyết toán thuế sẽ không được áp dụng quy trình xử lý tự động này.

II. Quy trình tự động diễn ra như thế nào?

Khi hồ sơ của người nộp thuế đáp ứng đầy đủ các điều kiện đã nêu ở mục 1, hệ thống hoàn thuế TNCN tự động sẽ thực hiện các bước sau:

1. Tạo đề xuất hoàn thuế: Hệ thống tự động phân tích và đưa ra đề xuất hoàn thuế.
2. Lập Quyết định hoàn thuế: Hệ thống tự động lập Quyết định hoàn thuế (hoặc Quyết định hoàn kiêm bù trừ thu NSNN).
3. Lập Lệnh hoàn trả: Hệ thống tiếp tục tạo Lệnh hoàn trả khoản thu NSNN (hoặc Lệnh hoàn trả kiêm bù trừ khoản thu NSNN).

Cuối cùng, các tài liệu này sẽ được chuyển đến Thủ trưởng cơ quan thuế để ký điện tử, hoàn tất quy trình mà không cần nhiều sự can thiệp thủ công.

IV. Hình thức nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN

Căn cứ theo khoản 2, Điều 72 Luật Quản lý thuế 2019, người nộp thuế có thể lựa chọn một trong các hình thức sau để nộp hồ sơ:

• Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan quản lý thuế.
• Gửi hồ sơ qua đường bưu chính.
• Gửi hồ sơ điện tử qua cổng giao dịch điện tử của cơ quan quản lý thuế.

Việc nộp hồ sơ điện tử là hình thức được khuyến khích vì nó không chỉ tiện lợi mà còn là cơ sở để hệ thống xử lý tự động, giúp bạn nhận được tiền hoàn thuế một cách nhanh chóng nhất.