Hướng dẫn hạch toán chi phí bị loại sau quyết toán thuế

1. Chi phí bị loại nào sau khi Quyết toán thuế?

1.1. Chi phí được trừ là gì?

• Khoản chi cho thực hiện nhiệm vụ giáo dục quốc phòng và an ninh, huấn luyện, hoạt động của lực lượng dân quân tự vệ và phục vụ các nhiệm vụ quốc phòng, an ninh khác theo quy định của pháp luật.
• Chi hỗ trợ hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp.
• Chi cho giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề cho người lao động theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi thực tế cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS nơi làm việc của doanh nghiệp.
• Khoản tài trợ cho giáo dục, y tế, văn hóa; khoản tài trợ cho phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh, làm nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa, nhà cho các đối tượng chính sách theo quy định của pháp luật; khoản tài trợ theo quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ dành cho các địa phương thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn; khoản tài trợ cho nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ và đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số.
• Chi cho nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, chuyển đổi số phục vụ hoạt động của doanh nghiệp.
• Phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường.
• Khoản chi thực tế cho người được biệt phái tham gia quản trị, điều hành, kiểm soát tổ chức tín dụng được kiểm soát đặc biệt, ngân hàng thương mại được chuyển giao bắt buộc theo quy định của Luật Các tổ chức tín dụng.
• Một số khoản chi phục vụ sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp nhưng chưa tương ứng với doanh thu phát sinh trong kỳ theo quy định của Chính phủ.
• Một số khoản chi hỗ trợ xây dựng công trình công cộng, đồng thời phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Chi phí liên quan đến việc giảm phát thải khí nhà kính nhằm trung hòa các-bon và net zero, giảm ô nhiễm môi trường, đồng thời liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Một số khoản đóng góp vào các quỹ được thành lập theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ và quy định của Chính phủ.

1.2. Có phải tất cả các chi phí kế toán đều là chi phí được trừ không?

• Chi phí ghi nhận trên sổ sách kế toán tuân thủ theo quy định của Luật Kế toán, Chuẩn mực kế toán Việt Nam và Chế độ kế toán hiện hành.
• Còn chi phí được trừ hay chi phí không được trừ tuân thủ theo hướng dẫn của pháp luật về thuế (Luật thuế, Nghị định và các Thông tư thuế hướng dẫn liên quan).

1.3. Ví dụ chi phí được trừ

• Công ty ký hợp đồng đào tạo với đơn vị cung cấp dịch vụ;
• Có danh sách người tham gia, chứng chỉ hoàn thành khóa học;
• Đơn vị đào tạo xuất hóa đơn đầy đủ;
• Công ty thanh toán qua chuyển khoản theo đúng quy định.

• Hóa đơn ghi nhận không đứng tên công ty;
• Khoản chi được thanh toán bằng tiền mặt, không qua chuyển khoản;
• Không có hồ sơ đi kèm như kế hoạch làm việc, danh sách khách mời, nội dung trao đổi, v.v.

=> Mặc dù đây là khoản chi có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, nhưng không đáp ứng điều kiện về chứng từ và phương thức thanh toán theo quy định. Do đó, khoản chi này không đủ điều kiện là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

1.4. Chi phí bị loại sau quyết toán thuế

• Các chi phí kế toán không đủ điều kiện là chi phí được trừ theo các quy định của pháp luật về thuế.
• Các khoản chi phí không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế khác theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Luật thuế TNDN 2025.
• Các khoản chi mà kế toán của doanh nghiệp chưa tập hợp và kê khai vào mục “Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế” khi làm tờ khai thuế TNDN nộp đến Cơ quan thuế.

• Nắm rõ, phân biệt quy định về kế toán và thuế về chi phí, đồng thời liên tục cập nhật kiến thức và thông tư thuế mới.
• Chủ động tổng hợp số liệu chi phí không được trừ để đưa vào tờ khai thuế TNDN trước khi cơ quan thuế thực hiện kiểm tra thuế tại doanh nghiệp nhằm giảm tối thiểu số chi phí bị loại sau quyết toán thuế – việc này giúp tối thiểu hóa các khoản phạt thuế.
• Tư vấn các khoản chi phí được trừ và không được trừ với chủ doanh nghiệp để nhìn nhận những rủi ro phát sinh khi không loại chi phí không được trừ khi quyết toán thuế.

2. Cách hạch toán chi phí không được trừ sau quyết toán thuế

2.1. Trường hợp kế toán phát hiện chi phí không được trừ trước khi Cơ quan thuế kiểm tra

2.2. Trường hợp chi phí không được trừ sau quyết toán thuế

• Không điều chỉnh hạch toán kế toán của các khoản chi phí bị loại sau quyết toán thuế (Giống nguyên tắc của trường hợp 2.1).
• Xem xét điều chỉnh phần thuế TNDN phải nộp tăng thêm (nếu có) và phạt chậm nộp thuế (nếu có) theo số liệu tại Biên bản kiểm tra thuế.

2.2.1. Chi phí bị loại nhưng không tăng thuế TNDN phải nộp

2.2.2. Chi phí bị loại làm tăng thuế TNDN phải nộp và bị phạt chậm nộp thuế

• BCTC năm 2021: Kế toán xác định ảnh hưởng của khoản tiền thuế TNDN bị truy thu lên các chỉ tiêu của BCTC năm 2021 đã phát hành và lập lại BCTC năm 2021.
• BCTC năm 2022: Do báo cáo này cũng đã phát hành nên kế toán phải thực hiện điều chỉnh lại số dư đầu kỳ của các chỉ tiêu trong BCTC năm 2022 theo BCTC năm 2021 (báo cáo mới) và phải điền thông tin vào cột thông tin so sánh trên thuyết minh BCTC năm 2021 ở cột “Số đầu năm” với Bảng CĐKT và cột “Năm trước” với Báo cáo KQKD.
• BCTC năm 2023: Chưa phát hành BCTC, do vậy không điều chỉnh gì trên BCTC năm 2023, tuy nhiên kế toán phải lưu ý điều chỉnh lại số dư đầu năm của các tài khoản trên sổ sách kế toán của năm 2023 (TK 421, TK 333) do ảnh hưởng của điều chỉnh hồi tố thuế TNDN truy thu năm 2021.

• Khoản phạt chậm nộp 229,8 triệu đồng không xem xét điều chỉnh hồi tố BCTC năm 2021 mà hạch toán vào TK 811 của năm 2023 (năm hiện hành) số tiền: 229,8 triệu đồng.
• Số tiền phạt chậm nộp thuế 229,8 triệu đồng, kế toán cần lưu ý loại ra khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN năm 2023.

3. Kết luận