Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả cho kế toán viên

HAN MAI LOAN ACC

10 thg 9, 2025

Là một kế toán viên, bạn cảm thấy một ngày làm việc trôi qua quá nhanh mà công việc vẫn còn dang dở?

Khối lượng công việc nhiều, báo cáo và deadline dày đặc khiến bạn cảm thấy căng thẳng nếu không sắp xếp được thời gian hợp lý. Trong ngành kế toán kỹ năng quản lý thời gian không chỉ giúp bạn xử lý công việc hiệu quả mà còn tạo ra sự khác biệt lớn trong hiệu suất làm việc. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những phương pháp quản lý thời gian đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích dành riêng cho kế toán viên.

1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Hiểu một cách đơn giản, kỹ năng quản lý thời gian chính là việc tổ chức, phân bổ công việc trong một khoảng thời gian nhất định nhằm tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Kỹ năng này giữ vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả công việc, bởi kết quả thường được xem xét dựa trên mức độ hoàn thành trong một quỹ thời gian cố định, thay vì dựa vào việc hoàn thành nhanh hay chậm.

2. Vai trò của việc quản lý thời gian tối ưu trong doanh nghiệp

Tăng năng suất: Quản lý thời gian tốt cho phép bạn đặt ưu tiên và phân bổ thời gian hợp lý để nâng cao năng suất. Bằng cách tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất, bạn có thể đạt được nhiều thành tựu trong thời gian ngắn hơn.
Giảm căng thẳng và thúc đẩy sự tập trung: Theo một cuộc thăm dò của TimeWatch, 91% người tham gia cho rằng quản lý thời gian hiệu quả giảm căng thẳng trong công việc, trong khi 86% cho rằng nó nâng cao khả năng tập trung. Kiểm soát thời gian giúp tránh quá tải, giảm áp lực deadline và hỗ trợ đưa ra quyết định chính xác.
Cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Sắp xếp thời gian khoa học giúp người quản lý phân bổ thời gian cho cả sự nghiệp và cuộc sống cá nhân. Khi hoạch định rõ ràng thời gian của từng hoạt động, bạn có thể tận hưởng cuộc sống thư thái, dễ chịu hơn.
Loại bỏ trì hoãn: Trì hoãn phản ánh sự quản lý thời gian kém, gây chậm trễ và ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ. Kế hoạch rõ ràng và mục tiêu cụ thể sẽ giúp bạn định hướng hành động, hạn chế tối đa trì hoãn và đảm bảo hoàn thành đúng hạn.

3. 5 kỹ năng quản lý thời gian dành cho kế toán viên

3.1. Sắp xếp công việc ưu tiên

Rob Rawson, Giám đốc điều hành của TimeManagement.com luôn phân chia danh sách công việc hàng ngày dựa trên mức độ ưu tiên. Nếu không, những email và các nhiệm vụ nhỏ lẻ phát sinh liên tục trong ngày sẽ khiến ông “trật bánh”.

Để sắp xếp thứ tự chuẩn xác, hãy xem xét cả yếu tố năng lượng cần thiết cho các nhiệm vụ. Mức năng lượng và khả năng tập trung của con người thường bị dao động. Vì vậy, người quản lý nên ưu tiên hoàn thành những việc cần nhiều thời gian, nhiều năng lượng hơn. Như vậy, bạn hạn chế tình trạng hết năng lượng hay tư duy kém hiệu quả trước những quyết định quan trọng.

3.2. Sử dụng “giờ năng lượng”

Giờ năng lượng (Power Hour) là cách quản lý thời gian khéo léo khi người quản lý dành ra một giờ mỗi ngày để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng.

Trong một giờ đó, bạn phải loại bỏ mọi thứ gây xao nhãng nhằm đạt được năng suất tối đa: Lập kế hoạch: Xác định những việc cần làm trong một giờ. Nếu bạn cần thực hiện nhiều nhiệm vụ thì cần xác định khoảng thời gian dành cho từng nhiệm vụ
Thu thập công cụ hỗ trợ: Hãy nghĩ về những gì yếu tố cần có để hoàn thành nhiệm vụ như bút, giấy, sách, máy tính, đồ ăn nhẹ hoặc trà…
Loại bỏ những phiền nhiễu: Chọn nơi làm việc yên tĩnh, đóng cửa văn phòng, đeo tai nghe, tắt tiếng điện thoại, tắt thông báo để không bị phân tâm bởi cuộc gọi/tin nhắn

3.3. Lên lịch những việc cần làm

Liệt kê danh sách các nhiệm vụ cần làm giúp giải phóng không gian tinh thần và giảm căng thẳng. Lên lịch cho danh sách đó lại đảm bảo rằng tiến độ công việc luôn diễn ra đúng hạn.

Bạn có thể quản lý thời gian tối ưu, tránh lãng phí năng lượng vào những nhiệm vụ ít ưu tiên bằng cách chỉ định thời gian cụ thể. Lên lịch cho nhiệm vụ cũng tránh phát sinh tư duy trì hoãn vì bạn bắt buộc phải đi theo kế hoạch đề ra.

3.4. Thiết lập thời hạn

Đặt thời hạn hoàn thành tạo ra cảm giác cấp bách, thúc đẩy người quản lý cố gắng đạt được mục tiêu. Cách đặt thời hạn chia nhỏ một bức tranh công việc lớn thành các nhiệm vụ nhỏ, dễ quản lý hơn và sắp xếp thứ tự rõ ràng.

3.5. Vượt qua sự trì hoãn

Đôi khi sự trì hoãn không chỉ đến từ kỹ năng quản lý thời gian kém, mà có thể bắt nguồn từ những vấn đề tâm lý.

Để vượt qua sự trì hoãn, điều quan trọng là bạn phải duy trì động lực cùng khát vọng tự thân. Hãy tập trung vào mục tiêu, mong muốn của cá nhân bạn với công việc chứ không phải nghĩa vụ bắt buộc của người đứng đầu.

Ngoài ra, người quản lý có thể ứng dụng một số kỹ thuật vượt qua sự trì hoãn như đặt mục tiêu hợp lý. Ví dụ, bạn nên chia nhỏ các nhiệm vụ lớn, thiết lập bảng kế hoạch công việc linh hoạt cũng như phân bổ thời gian giải trí sau đó làm phần thưởng cho mình.

Quản lý thời gian không phải là kỹ năng bẩm sinh, mà là điều bạn hoàn toàn có thể rèn luyện mỗi ngày.
Với những phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả đã chia sẻ ở trên, hy vọng bạn – với vai trò là một kế toán viên – sẽ tìm được cách tối ưu quỹ thời gian của mình, giảm áp lực công việc và nâng cao hiệu suất rõ rệt. Hãy bắt đầu từ những thay đổi nhỏ nhất và kiên trì áp dụng, vì hiệu quả bền vững luôn đến từ sự đều đặn.