Kế toán và thuế khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp: Bước chuyển, lưu ý pháp lý & kế toán (Cập nhật 2025)

Theo Báo Dân Trí ngày 22/6/2025, Việt Nam hiện có hơn 5 triệu hộ kinh doanh cá thể, nhưng chỉ một tỷ lệ rất nhỏ trong số đó lựa chọn chuyển đổi lên mô hình doanh nghiệp. Nguyên nhân chủ yếu đến từ nỗi lo về chi phí, thủ tục, cũng như yêu cầu kế toán và thuế phức tạp hơn sau khi chuyển đổi. Tuy nhiên, trong bối cảnh quy định về hóa đơn điện tử và quản lý thuế ngày càng chặt chẽ, việc duy trì hình thức hộ kinh doanh đang bộc lộ nhiều hạn chế. Chuyển đổi lên doanh nghiệp không chỉ là bước đi hợp pháp hóa mà còn giúp chủ hộ nâng tầm hoạt động, mở rộng quy mô và tăng uy tín khi hợp tác.

Khi hoạt động kinh doanh ngày càng phát triển, việc duy trì mô hình hộ cá thể thường không còn phù hợp. Nhiều hộ có doanh thu vượt 100 triệu đồng mỗi năm, sử dụng hơn 10 lao động hoặc thường xuyên ký kết hợp đồng có giá trị lớn. Ở quy mô này, doanh nghiệp có tư cách pháp nhân sẽ mang lại nhiều lợi thế hơn, đặc biệt là trong việc xuất hóa đơn GTGT, tiếp cận vốn vay, tham gia đấu thầu hoặc hợp tác với đối tác nước ngoài.

Ngoài ra, việc chuyển đổi còn giúp hoạt động tài chính minh bạch hơn, hạn chế rủi ro bị cơ quan thuế ấn định mức khoán. Hộ kinh doanh thường chỉ kê khai thuế theo doanh thu ước tính, trong khi doanh nghiệp được quyền khấu trừ chi phí hợp lý và ghi nhận thuế đầu vào. Điều này vừa giúp giảm nghĩa vụ thuế, vừa phản ánh đúng hiệu quả kinh doanh.

Dù vậy, đi kèm với lợi ích là những trách nhiệm mới. Doanh nghiệp phải tuân thủ chế độ kế toán, báo cáo tài chính định kỳ và nộp thuế đúng hạn. Việc này đòi hỏi sự đầu tư bài bản về sổ sách, phần mềm và nhân sự kế toán.

Theo Điều 42 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hộ kinh doanh có thể làm thủ tục chuyển đổi sang doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở. Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chủ hộ cần thực hiện chấm dứt mã số thuế hộ kinh doanh và mở mã số thuế mới cho doanh nghiệp. Đồng thời, các tài sản, hàng tồn kho, công nợ của hộ kinh doanh phải được bàn giao cho doanh nghiệp thông qua biên bản chính thức.

Biên bản bàn giao này có giá trị pháp lý quan trọng, là căn cứ để doanh nghiệp hạch toán số dư đầu kỳ và xác định nghĩa vụ thuế liên quan. Ngoài ra, doanh nghiệp mới thành lập cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, nộp lệ phí môn bài, và cập nhật thông tin tài khoản ngân hàng để phục vụ khai thuế điện tử.

Một điểm đáng lưu ý là theo quy định, doanh nghiệp sau khi chuyển đổi sẽ kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ thuế, hợp đồng và trách nhiệm tài chính của hộ kinh doanh trước đó. Vì vậy, trước khi nộp hồ sơ, chủ hộ nên hoàn tất việc kê khai, nộp thuế và xác nhận không còn nợ thuế để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.

Sau khi chuyển sang doanh nghiệp, chủ hộ cần lựa chọn chế độ kế toán phù hợp. Với mô hình nhỏ, doanh nghiệp có thể áp dụng Thông tư 132/2018/TT-BTC dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ, giúp đơn giản hóa sổ sách và báo cáo. Nếu quy mô hoạt động lớn hơn, Thông tư 133/2016/TT-BTC cho doanh nghiệp nhỏ và vừa sẽ phù hợp hơn, cho phép theo dõi chi tiết các khoản mục chi phí, doanh thu và lợi nhuận.

Trong giai đoạn đầu, việc hạch toán nên được thực hiện cẩn thận. Doanh nghiệp phải ghi nhận đầy đủ tài sản, công nợ, hàng tồn kho từ biên bản bàn giao. Đây là bước khởi đầu quan trọng, bởi số liệu đầu kỳ ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính và nghĩa vụ thuế về sau. Toàn bộ hóa đơn, chứng từ cần được lưu trữ đầy đủ, tuân thủ quy định của Luật Kế toán 2015, thời gian tối thiểu là 10 năm.

Về thuế giá trị gia tăng (GTGT), doanh nghiệp có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm sẽ nộp theo phương pháp khấu trừ. Tuy nhiên, doanh nghiệp nhỏ cũng có thể đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp này để được khấu trừ thuế đầu vào theo Điều 11 Thông tư 219/2013/TT-BTC. Đối với thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), mức thuế suất hiện hành là 20% trên lợi nhuận tính thuế, với điều kiện chi phí được hạch toán phải có chứng từ, hóa đơn hợp lệ.

Riêng thuế thu nhập cá nhân (TNCN), chủ hộ sau khi chuyển đổi không còn nộp thuế theo hình thức hộ kinh doanh nữa. Thay vào đó, nếu rút lợi nhuận ra sử dụng cá nhân, khoản đó mới được tính là thu nhập từ đầu tư vốn và chịu thuế TNCN. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần nộp thuế môn bài tùy theo vốn điều lệ, thông thường là từ hai đến ba triệu đồng mỗi năm.

Chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp là một bước ngoặt quan trọng, thể hiện sự trưởng thành và hướng đến phát triển bền vững. Mặc dù thủ tục và quy định kế toán – thuế có thể khiến nhiều chủ hộ e ngại, nhưng lợi ích lâu dài về uy tín, khả năng mở rộng thị trường và cơ hội tiếp cận chính sách hỗ trợ của Nhà nước là rất rõ ràng.

Để quá trình chuyển đổi thuận lợi, chủ hộ nên chủ động tìm hiểu quy định tại các nguồn uy tín như Thư Viện Pháp Luật, Báo Dân Trí, LuatVietnam, đồng thời nên tìm đến đơn vị kế toán chuyên nghiệp để được hướng dẫn thiết lập hệ thống sổ sách và hạch toán ban đầu đúng quy định.

Việc chuyển hộ kinh doanh sang doanh nghiệp là bước đi tất yếu để phát triển bền vững trong bối cảnh kinh tế hiện đại. Khi chuyển đổi, chủ hộ không chỉ được hưởng lợi về uy tín, khả năng mở rộng thị trường và minh bạch tài chính, mà còn tiếp cận được nhiều chính sách hỗ trợ của Nhà nước. Tuy vậy, quá trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về kế toán, thuế và pháp lý để vận hành đúng luật, tối ưu chi phí và đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả ngay từ những ngày đầu.