Có chứng từ thanh toán vẫn bị loại khấu trừ? – Lý do nằm ở những chi tiết ít ai để ý

Nhiều doanh nghiệp tin rằng chỉ cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua ngân hàng, hóa đơn hợp pháp) là đủ điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT hoặc tính chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN. Nhưng thực tế, không ít trường hợp bị cơ quan thuế loại chi phí, dù hồ sơ tưởng như “chuẩn chỉnh”.

1. Hiểu đúng về “chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt”

Theo quy định tại Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC (và các văn bản sửa đổi bổ sung), để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp phải có:

• Hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.

Thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm:

• Chuyển khoản qua ngân hàng giữa các tài khoản mang tên doanh nghiệp (đúng chủ thể hợp đồng).
• Thanh toán qua ủy nhiệm chi, séc, thẻ ngân hàng, ví điện tử hợp lệ.
• Thanh toán bù trừ công nợ hoặc qua bên thứ ba hợp pháp (có thỏa thuận, chứng minh được dòng tiền).

2. Những chi tiết nhỏ khiến chứng từ thanh toán không được chấp nhận khấu trừ

Dưới đây là 5 sai sót phổ biến khiến chứng từ thanh toán hợp lệ về hình thức nhưng không đạt điều kiện khấu trừ thuế:

1. Thanh toán không đúng tài khoản

Doanh nghiệp chuyển khoản từ tài khoản cá nhân của giám đốc hoặc tài khoản không đăng ký với cơ quan thuế → không được xem là thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ.

💡 Mẹo: Hãy đảm bảo tất cả các tài khoản doanh nghiệp đều được đăng ký tại cơ quan thuế và ghi rõ trên hóa đơn, hợp đồng.

2. Thanh toán qua bên thứ ba không đúng quy định

Trường hợp công ty mẹ chuyển tiền thay công ty con, hoặc cá nhân thanh toán hộ doanh nghiệp mà không có ủy quyền bằng văn bản → bị loại khấu trừ.

💡 Giải pháp: Nếu phải thanh toán qua bên thứ ba, cần có hợp đồng ủy quyền hoặc biên bản xác nhận công nợ rõ ràng.

3. Thanh toán chia nhỏ để né giới hạn 20 triệu đồng

Một số doanh nghiệp chia nhỏ thanh toán thành nhiều lần dưới 20 triệu đồng bằng tiền mặt. Cơ quan thuế sẽ coi đây là hành vi lách luật, không chấp nhận khấu trừ.

💡 Giải pháp: Đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng, toàn bộ giá trị phải thanh toán qua ngân hàng hoặc phương thức không dùng tiền mặt.

4. Chứng từ thanh toán sai hoặc không khớp thông tin