Lập kế hoạch ngân sách – Cần thiết nhưng dễ bị bỏ qua

HCM HẠNH ACC

14 thg 10, 2025

Trong bối cảnh doanh nghiệp phải đối mặt với biến động kinh tế, chi phí leo thang và nhu cầu tối ưu hóa hiệu quả tài chính, lập kế hoạch ngân sách không chỉ là công việc của bộ phận kế toán – mà là một phần thiết yếu trong chiến lược quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ – vẫn bỏ qua bước lập ngân sách hàng năm hoặc chỉ làm qua loa, đối phó. Hậu quả là mất kiểm soát chi phí, hụt dòng tiền và ra quyết định thiếu cơ sở.

1. Ngân sách là gì và vì sao nó quan trọng?

Ngân sách (budget) là một bản kế hoạch tài chính mô tả dự kiến thu – chi của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian cụ thể (thường là quý hoặc năm).

Ngân sách giúp doanh nghiệp:

• Dự báo tài chính: Ước tính được doanh thu, chi phí, lợi nhuận.

• Kiểm soát chi tiêu: Tránh tình trạng chi vượt mức hoặc không hợp lý.

• Định hướng hoạt động: Căn cứ để ra quyết định về nhân sự, marketing, đầu tư,…

• Đo lường hiệu quả: So sánh thực tế với kế hoạch để đánh giá hiệu suất hoạt động.

2. Vì sao doanh nghiệp hay bỏ qua bước này?

Dưới đây là một số lý do phổ biến khiến việc lập ngân sách bị xem nhẹ:

Thiếu thời gian:

Lập ngân sách đòi hỏi dữ liệu, phân tích và thảo luận – nhiều doanh nghiệp bận rộn “chạy việc” hàng ngày mà không dành thời gian nhìn lại kế hoạch tài chính dài hạn.

Không thấy lợi ích rõ ràng:
Doanh nghiệp nhỏ thường nghĩ: “Thu bao nhiêu tiêu bấy nhiêu, lập ngân sách để làm gì?”, hoặc “Mỗi năm đều không đúng, lập làm gì?”

Thiếu công cụ và kỹ năng:
Không phải doanh nghiệp nào cũng có phần mềm kế toán hoặc nhân sự có khả năng lập kế hoạch ngân sách chi tiết.

3. Các bước cơ bản để lập kế hoạch ngân sách hiệu quả

Dưới đây là quy trình đơn giản mà doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng:

Bước 1: Tổng hợp dữ liệu tài chính quá khứ

• Doanh thu, chi phí, lãi gộp, lợi nhuận thuần

• Phân loại các khoản chi theo từng nhóm: cố định, biến đổi, đầu tư

Bước 2: Dự báo doanh thu và chi phí

• Dựa trên dữ liệu thực tế, kế hoạch kinh doanh, xu hướng thị trường

• Có thể lập nhiều kịch bản: lạc quan, trung bình, thận trọng

Bước 3: Xác định ngân sách cho từng phòng ban

• Marketing, bán hàng, sản xuất, nhân sự, R&D,…

• Giao chỉ tiêu phù hợp với mục tiêu tổng thể

Bước 4: Thiết lập cơ chế kiểm soát và theo dõi

• So sánh định kỳ giữa ngân sách và thực tế (theo tháng hoặc quý)

• Điều chỉnh nếu có biến động lớn

4. Một số lưu ý để tránh “lập cho có”

• Lập ngân sách phải gắn với mục tiêu kinh doanh cụ thể (VD: tăng trưởng 20%, mở rộng thị trường mới,…)

• Cần sự tham gia của các phòng ban – không chỉ là việc của kế toán

• Không quá chi tiết, nhưng phải đủ rõ ràng để triển khai và kiểm soát

• Đừng quên ngân sách dự phòng cho các tình huống rủi ro

Kết luận

Lập kế hoạch ngân sách không phải là một thủ tục, mà là một công cụ quản trị cực kỳ quan trọng giúp doanh nghiệp:
• Chủ động với tài chính
• Tránh những quyết định cảm tính
• Tăng tính minh bạch và hiệu quả vận hành