Tổng hợp quy định về lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

ACC - Thủy Tiên - Intern

21 thg 10, 2025

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

Hóa đơn có vai trò quan trọng như một chứng từ ghi nhận giao dịch mua bán, là căn cứ để kê khai thuế, hạch toán kế toán và quản lý tài chính. Nó cũng đóng vai trò pháp lý quan trọng trong việc giải quyết tranh chấp, làm cơ sở xác định giá trị hải quan và bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia. Vậy trong các trường hợp khi nào thì doanh nghiệp phải xuất hóa đơn điện tử.

Cùng tìm hiểu với mình trong bài viết dưới đây nhé!

1. Lập hóa đơn khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ

Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn và giao cho người mua, kể cả trong các trường hợp:

Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu.
Hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương hoặc dùng nội bộ (trừ hàng luân chuyển nội bộ phục vụ sản xuất).
Xuất hàng dưới hình thức cho vay, cho mượn, hoặc hoàn trả hàng hóa.

2. Lập chứng từ khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hoặc thu thuế, phí, lệ phí

Tổ chức, cá nhân khi khấu trừ hoặc thu thuế, phí, lệ phí phải lập:

Chứng từ khấu trừ thuế, hoặc
Biên lai thu thuế, phí, lệ phí,
và giao cho người nộp thuế hoặc người có thu nhập bị khấu trừ, đồng thời phải ghi đầy đủ nội dung theo Điều 32 của Nghị định.

Nếu sử dụng chứng từ điện tử, phải tuân theo định dạng dữ liệu chuẩn của cơ quan thuế.

Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.
Cá nhân không ký hợp đồng hoặc hợp đồng dưới 3 tháng: được cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ, hoặc gộp cấp một chứng từ cho cả năm nếu cá nhân yêu cầu.
Cá nhân ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên: chỉ được cấp một chứng từ khấu trừ cho cả năm.

3. Đăng ký hoặc thông báo phát hành trước khi sử dụng hóa đơn, chứng từ

Trước khi sử dụng hóa đơn, chứng từ, các đơn vị như doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh, tổ chức/cá nhân khấu trừ thuế... phải:

Đăng ký sử dụng hoặc thông báo phát hành với cơ quan thuế theo Điều 15, Điều 34 và khoản 1 Điều 36 Nghị định Số: 70/2025/NĐ-CP.
Đối với hóa đơn, biên lai do cơ quan thuế đặt in, cơ quan thuế sẽ thực hiện thông báo phát hành theo khoản 3 Điều 24 và khoản 2 Điều 36 Nghị định Số: 70/2025/NĐ-CP.

4. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, biên lai

Trong quá trình sử dụng, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, biên lai (mua của cơ quan thuế, đặt in hoặc tự in) theo quy định tại Điều 29 và Điều 38 của Nghị định số Nghị định Số: 70/2025/NĐ-CP.

5. Quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử

Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử phải tuân thủ pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế, quản lý thuế và các quy định cụ thể trong Nghị định này.

6. Dữ liệu hóa đơn và chứng từ

Dữ liệu từ hóa đơn, chứng từ bán hàng, cung cấp dịch vụ hoặc giao dịch nộp, khấu trừ thuế là cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý thuế.

Cơ quan thuế có thể sử dụng dữ liệu này để khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn, thông qua các chương trình như:

Khách hàng thường xuyên
Dự thưởng
“Hóa đơn may mắn”

Nguồn kinh phí thực hiện các chương trình tuyên truyền này được bảo đảm từ ngân sách nhà nước nhằm hiện đại hóa và nâng cao hiệu quả quản lý thuế.

7. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Người bán có thể ủy quyền cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử thay mình, nhưng:

Hóa đơn vẫn phải thể hiện tên người bán là bên ủy nhiệm.
Việc ủy quyền phải lập thành văn bản nêu rõ: mục đích, thời hạn, phương thức thanh toán hóa đơn, và phải thông báo cho cơ quan thuế.
Nếu hóa đơn không có mã của cơ quan thuế, bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ.

8. Hóa đơn điện tử tích hợp với biên lai điện tử

Khi tổ chức thu thuế, phí, lệ phí và người bán hàng cùng thực hiện thu trong một giao dịch, có thể tích hợp hóa đơn và biên lai điện tử thành một chứng từ duy nhất để giao cho khách hàng.

Hóa đơn tích hợp phải có đủ nội dung của cả hóa đơn điện tử và biên lai điện tử, theo định dạng của cơ quan thuế.

Các bên phải thỏa thuận rõ bên nào chịu trách nhiệm lập hóa đơn tích hợp và thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA.

Việc kê khai doanh thu, thuế, phí, lệ phí vẫn thực hiện theo đúng quy định pháp luật về quản lý thuế.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.