Cách hạch toán công cụ dụng cụ và khấu hao TSCĐ chính xác.

Trong doanh nghiệp, công cụ dụng cụ (CCDC) và tài sản cố định (TSCĐ) là hai yếu tố quan trọng phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều kế toán viên mới thường nhầm lẫn trong việc phân loại và hạch toán hai khoản mục này. Bài viết này giúp em hiểu rõ cách nhận biết, ghi nhận và phân bổ chính xác chi phí cho từng loại.

1. Phân biệt công cụ dụng cụ và tài sản cố định

2. Cách hạch toán công cụ dụng cụ

Bước 1: Khi mua công cụ dụng cụ

• Nợ TK 153 – Công cụ dụng cụ

• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

• Có TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, ngân hàng, phải trả người bán

Bước 2: Khi xuất dùng công cụ dụng cụ

• Nợ TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn

• Có TK 153 – Công cụ dụng cụ

Bước 3: Phân bổ chi phí công cụ dụng cụ theo kỳ

Tùy thời gian sử dụng (thường 6 tháng, 12 tháng, 24 tháng...), kế toán phân bổ dần:

• Nợ TK 623, 627, 641, 642 (chi phí sản xuất, bán hàng, quản lý doanh nghiệp)

• Có TK 242 – Chi phí trả trước dài hạn

Ví dụ:
Doanh nghiệp mua 1 máy in giá 6.000.000 đồng, dùng trong 12 tháng.
→ Mỗi tháng phân bổ 6.000.000 / 12 = 500.000 đồng vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

3. Cách hạch toán tài sản cố định và trích khấu hao

Bước 1: Khi mua tài sản cố định

• Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình

• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

• Có TK 111, 112, 331

Bước 2: Trích khấu hao định kỳ hàng tháng

Căn cứ vào thời gian sử dụng ước tính theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC.

• Nợ TK 623, 627, 641, 642

• Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ

Ví dụ: Máy tính trị giá 20.000.000 đồng, thời gian sử dụng 5 năm (60 tháng).
→ Mỗi tháng trích khấu hao: 20.000.000 / 60 = 333.333 đồng.

4. Một số lưu ý quan trọng

• Không nên hạch toán CCDC có giá trị lớn vào chi phí một lần, vì sẽ làm sai lệch lợi nhuận từng kỳ.

• Phải có biên bản giao nhận, bảng phân bổ và hồ sơ TSCĐ đầy đủ để tránh bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

• Theo dõi chi tiết từng loại CCDC trong sổ theo dõi riêng (Mẫu Sổ CCDC – Mẫu số S23-DN).

• Đối với TSCĐ, cần kiểm kê định kỳ, trích khấu hao đúng thời gian sử dụng thực tế.

Kết luận: Việc phân biệt và hạch toán đúng công cụ dụng cụ và tài sản cố định giúp doanh nghiệp phản ánh trung thực tình hình tài chính, kiểm soát chi phí hiệu quả và tuân thủ quy định thuế.
Kế toán viên cần nắm rõ nguyên tắc ghi nhận, phân bổ và khấu hao để tránh sai sót trong quá trình lập báo cáo tài chính.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.