Macro trong Excel hàng ngày

HCM ACC TrungNC

22 thg 12, 2025

Trong quá trình làm việc với Excel, nhiều thao tác phải được lặp đi lặp lại mỗi ngày như nhập dữ liệu, sao chép thông tin, chỉnh định dạng bảng tính hay tổng hợp số liệu. Những công việc này tuy đơn giản nhưng lại tiêu tốn nhiều thời gian và dễ phát sinh sai sót nếu thực hiện thủ công. Macro Excel ra đời để giải quyết vấn đề đó, giúp người dùng làm việc hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian.

I. Vì sao kế toán nên quan tâm đến Macro?

1. Trong công việc kế toán, bạn thường phải:

- Định dạng báo cáo hàng tháng
- Chuẩn hóa dữ liệu (ngày tháng, số hóa đơn, mã số thuế)
- Sao chép dữ liệu giữa các file hoặc phần mềm (FAST, Excel, cổng thuế)

2. Macro giúp bạn:

   - Tiết kiệm thời gian – việc mất hàng giờ có thể rút xuống vài phút
   - Giảm sai sót – hạn chế nhập tay
   - Chuẩn hóa báo cáo – luôn cùng một định dạng
   - Tập trung vào nghiệp vụ, không phải thao tác máy
II. Ví dụ đơn giản, dễ hiểu
1. Cách làm thủ công:
- Mở file hóa đơn
- Sao chép số hóa đơn
- Dán vào Excel
- Chỉnh lại định dạng ngày
- Căn chỉnh cột
- Lặp lại cho hàng chục hoặc hàng trăm hóa đơn
2. Khi dùng Macro:
- Chỉ cần bấm một nút
- Excel tự động làm tất cả các bước trên
    => Đó chính là sức mạnh của macro.

III. Macro hoạt động như thế nào?

1. Ghi Macro (dễ nhất cho người mới)

Excel sẽ ghi lại các thao tác của bạn:
- Nhấp chuột
- Gõ dữ liệu
- Định dạng bảng
Sau đó, Excel có thể lặp lại chính xác các thao tác đó.
Phù hợp với: sao chép dữ liệu, định dạng báo cáo, các thao tác đơn giản.

2. Viết mã VBA (linh hoạt hơn)

Dùng khi cần xử lý theo điều kiện, ví dụ:
- “Nếu VAT = 0 thì để trống”
- “Nếu hóa đơn đã tồn tại thì bỏ qua”
- “Đọc toàn bộ file XML trong một thư mục”
Phù hợp với: nhập hóa đơn, kiểm tra dữ liệu, tự động hóa phức tạp.

IV. Ứng dụng Macro phổ biến trong kế toán

1. Nhập hóa đơn XML

- Tự động đọc số hóa đơn, ngày, nhà cung cấp, VAT
- Đưa dữ liệu vào đúng cột Excel
- Chuẩn bị file để import vào FAST hoặc phần mềm kế toán khác

2. Làm sạch dữ liệu

- Sửa lỗi định dạng ngày (dd/mm và mm/dd)
- Xóa khoảng trắng thừa
- Chuyển số dạng text sang số thực

3. Báo cáo định kỳ

- Lập mẫu báo cáo lãi lỗ
- Cập nhật Pivot Table
- Xuất báo cáo ra PDF

4. Kiểm soát nội bộ

- Phát hiện hóa đơn trùng
- Kiểm tra thiếu mã thuế
- So khớp tổng tiền trước khi nộp báo cáo

V. Macro có an toàn không?

Có – nếu sử dụng đúng cách.
Nguyên tắc quan trọng:
- Chỉ bật macro từ nguồn đáng tin cậy
- Không mở file macro không rõ nguồn gốc
- Macro do nội bộ công ty xây dựng thường an toàn
- Macro rất mạnh, vì vậy Excel luôn cảnh báo khi bạn mở file có macro.

VI. Có cần học VBA không?

Không cần ngay lập tức.
Lộ trình phù hợp cho kế toán:

1. Bắt đầu bằng chạy macro có sẵn

2. Học cách xem và chỉnh sửa macro

3. Hiểu các đoạn mã đơn giản như:

If A1 = 0 Then

C1 = B1

Else

C1 = A1

End If

4. Từng bước tự xây dựng macro cho công việc của mình

Bạn không cần giỏi IT – chỉ cần tư duy logic.

VII. Macro và các công cụ hiện đại khác

Công cụ	Phù hợp với
Macro	Tự động hóa thao tác lặp lại, nút bấm
Power Query	Xử lý và nhập dữ liệu lớn
Power BI	Phân tích & trực quan hóa dữ liệu

Trong thực tế, macro và Power Query thường kết hợp với nhau.

VIII. Kết luận

Macro không thay thế kế toán – macro hỗ trợ kế toán làm việc hiệu quả hơn.
Nếu bạn:
- Thường xuyên làm việc với hóa đơn
- Lặp đi lặp lại các thao tác Excel mỗi ngày
- Muốn giảm sai sót và tăng hiệu suất

Thì macro là một trong những kỹ năng có giá trị cao nhất bạn nên học.
Hãy bắt đầu từ những macro đơn giản – hiệu quả sẽ đến rất nhanh.