Quy định chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

DAD Dương ACC

26 thg 12, 2025

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là bằng chứng xác nhận số thuế bạn đã nộp, dùng để quyết toán thuế cuối năm và là căn cứ để xin hoàn lại tiền thuế đã nộp thừa. Hãy tìm hiểu cách tra cứu và sử dụng để bảo vệ quyền lợi tài chính của bạn.

1. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Theo quy định tại tại Khoản 4, Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ có khái niệm như sau:

Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.

Theo quy định tại Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC:

Khấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập.

Như vậy, qua quy định trên, chúng ta có thể hiểu rằng:

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Certificate of personal income tax withholding) là một loại giấy tờ do tổ chức/cá nhân trả thu nhập cấp cho người lao động bị khấu trừ thuế TNCN để ghi nhận thông tin về khoản thuế TNCN đã khấu trừ.

2. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN để làm gì?

Xét theo các trường hợp được ghi nhận trong luật quản lý thuế, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được dùng với các mục đích sau:

Chứng minh số thuế đã khấu trừ: Là bằng chứng cho thấy số thuế TNCN đã được tổ chức trả thu nhập khấu trừ và nộp thay cho cá nhân trong năm, giúp cá nhân xác nhận nghĩa vụ thuế đã thực hiện.
Cơ sở quyết toán thuế TNCN: Khi cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế, chứng từ này được sử dụng để chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp hoặc nộp ở nước ngoài (nếu có), đảm bảo tính chính xác trong hồ sơ quyết toán.
Đối chiếu thông tin: Chứng từ giúp cá nhân và cơ quan thuế đối chiếu thông tin về thu nhập và số thuế đã khấu trừ với dữ liệu do tổ chức trả thu nhập kê khai, tránh sai sót hoặc gian lận.
Hỗ trợ hoàn thuế (nếu có): Trong trường hợp số thuế đã khấu trừ lớn hơn số thuế phải nộp, chứng từ là căn cứ để cá nhân yêu cầu hoàn thuế.
Minh bạch và tuân thủ pháp luật: Đảm bảo việc khấu trừ và nộp thuế TNCN được thực hiện đúng quy định, đặc biệt với chứng từ điện tử theo chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế (từ 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

Trường hợp tổ chức chi trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động do tổ chức chi trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì CQT căn cứ dựa trên cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho NLĐ mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.

3. Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN

3.1. Bắt buộc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì từ ngày 01/07/2022 các tổ chức, doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng chứng từ thuế TNCN điện tử đồng thời ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN đặt in, tự in còn tồn trước đó.

Bên cạnh đó theo khoản 2 Điều 12 Thông tư 32/2025/TT-BTC và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/6/2025, các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phải ngừng sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo quy định cũ và chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã lập sai trước đó sẽ được thay thế bằng chứng từ điện tử mới theo quy định.

3.2. Thời điểm xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo quy định tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm xuất chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) được xác định như sau:

Điều 31. Thời điểm lập chứng từ

1. Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.
2. Thời điểm ký số trên chứng từ là thời điểm tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí điện tử sử dụng chữ ký số để ký trên chứng từ điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

Như vậy, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được xuất ngay tại thời điểm thực hiện khấu trừ thuế từ thu nhập của cá nhân và ký số theo định dạng điện tử tại thời điểm đó, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.

3.3. Nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Theo quy định tại khoản 1, Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm:

1. Tên chứng từ khấu trừ thuế: Bao gồm ký hiệu mẫu chứng từ, ký hiệu chứng từ, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế.

2. Thông tin của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
3. Thông tin của cá nhân nhận thu nhập:

Tên, địa chỉ, số điện thoại.
Mã số thuế (nếu cá nhân đã có mã số thuế) hoặc số định danh cá nhân.

4. Quốc tịch: Ghi rõ nếu người nộp thuế không mang quốc tịch Việt Nam.
5. Thông tin về thu nhập:

Khoản thu nhập.
Thời điểm trả thu nhập.
Tổng thu nhập chịu thuế.
Các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc.
Các khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).
Số thuế đã khấu trừ.

6. Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.
7. Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập:

Nếu sử dụng chứng từ điện tử, chữ ký trên chứng từ là chữ ký số.

Lưu ý:

Chứng từ phải được thể hiện bằng tiếng Việt. Nếu có thêm tiếng nước ngoài, phần này được đặt trong ngoặc đơn “( )” bên phải hoặc dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn (theo điểm k, khoản 2, Điều 32).
Các thông tin bổ sung (như logo, hình ảnh trang trí, quảng cáo) có thể được thêm nhưng không được che khuất hoặc làm mờ các nội dung bắt buộc, và cỡ chữ của thông tin bổ sung không được lớn hơn nội dung bắt buộc (theo điểm k, khoản 2, Điều 32).

Đây là các nội dung bắt buộc phải có trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định.

4. Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất

Mẫu 03/TNCN là mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân mới nhất, được ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và có hiệu lực từ ngày 01/6/2025.

5. Tra cứu chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Để tra cứu chứng từ khấu trừ thuế TNCN bạn thực hiện theo 4 bước sau:Bước 1: Truy cập wesite Thuế điện tử của Tổng cục thuế >> Chọn “Cá nhân“

Bước 2: Chọn “Đăng nhập” bằng:

Cách 1: Tài khoản thuế điện tử
Cách 2: Tài khoản Định danh điện tử

Bước 3: Chọn “Tra cứu” >> chọn “Tra cứu QTT” >> chọn ngày gửi tờ khai >> chọn “Tra cứu”

Bước 4: Hệ thống hiển thị thông tin quyết toán thuế. Chọn “Chứng từ khấu từ” để xem thông tin chi tiết quyết toán thuế đã nộp.

Với 4 bước trên là bạn đã hoàn thành việc tra cứu chứng từ khấu trừ thuế TNCN

6. Xử lý các vấn đề thường gặp với chứng từ thuế thu nhập cá nhân

6.1. Lấy chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở đâu?

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) thường được lấy từ các nguồn sau, tùy thuộc vào trường hợp cụ thể:

Từ nơi làm việc (tổ chức, cá nhân trả thu nhập): Đây là nguồn phổ biến nhất. Công ty hoặc tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm cung cấp chứng từ này (thường là qua phòng Nhân sự/Kế toán) để người lao động làm thủ tục quyết toán thuế.
Từ cơ quan thuế: Bạn có thể tra cứu và tải bản điện tử chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (etax.gov.vn) hoặc ứng dụng eTax Mobile nếu tổ chức trả thu nhập đã nộp chứng từ lên hệ thống.
Trường hợp làm việc tự do (Freelance): Nếu không bị khấu trừ thuế tại nguồn, bạn sẽ không có chứng từ khấu trừ mà sẽ lấy biên lai nộp thuế sau khi tự kê khai và hoàn thành nghĩa vụ thuế.

6.2. Xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN ở công ty cũ

Để xin chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ công ty cũ, bạn làm như sau:

1. Chuẩn bị thông tin cần thiết:

Họ tên đầy đủ, mã số thuế cá nhân (MST), số CMND/CCCD.
Thời gian làm việc tại công ty cũ (năm cụ thể, ví dụ: 2024 hoặc trước đó).
Số tài khoản ngân hàng (nếu cần xác nhận thu nhập).
Lý do yêu cầu (ví dụ: để quyết toán thuế TNCN năm 2024).

2. Liên hệ công ty cũ:

Trực tiếp: Đến phòng Nhân sự (HR) hoặc Kế toán tại trụ sở công ty. Mang theo giấy tờ tùy thân để xác minh.
Qua email hoặc fanpage: Gửi yêu cầu chính thức qua email công ty, kèm thông tin cá nhân và thời gian làm việc. Nếu công ty có group nội bộ hoặc fanpage, có thể gửi tin nhắn.
Thời gian xử lý: Thường trong 5-7 ngày làm việc, nhưng nên yêu cầu trước hạn quyết toán thuế (cuối tháng 4 năm sau).

3. Nhận chứng từ:

Mẫu chứng từ: Sử dụng Mẫu số 03/TNCN (sẽ được sửa đổi từ 1/6/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
Nội dung chính: Thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ, kỳ tính thuế.

6.3. Công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Trường hợp công ty không cấp được chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

- Công ty đã đổi tên hoặc pháp nhân: Họ vẫn phải xuất lại chứng từ dựa trên dữ liệu cũ, miễn là MST không thay đổi.

- Công ty đã chấm dứt hoạt động: Bạn vẫn có thể quyết toán thuế mà không cần chứng từ gốc. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra qua cơ sở dữ liệu ngành thuế (theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP).

Khi nộp hồ sơ quyết toán tại Chi cục Thuế, giải trình tình huống và cung cấp giấy xác nhận thu nhập (nếu có) từ công ty cũ.

- Công ty từ chối cấp:

Gửi yêu cầu chính thức: Gửi văn bản hoặc email yêu cầu công ty cung cấp chứng từ, nêu rõ lý do (ví dụ: để quyết toán thuế). Lưu giữ bằng chứng liên lạc.
Khiếu nại lên Cục Thuế địa phương hoặc Tổng cục Thuế qua hotline 1800-1525. Họ có thể yêu cầu công ty cung cấp dữ liệu.

Lưu ý: Theo Luật Quản lý thuế, công ty có trách nhiệm cung cấp chứng từ theo quy định. Nếu gặp khó khăn, liên hệ Chi cục Thuế quản lý công ty để được hỗ trợ đảm bảo quyền lợi.

6.4. Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử bị sai sót thông tin

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử bị sai được thực hiện như sau:

1. Nguyên tắc xử lý: Tương tự xử lý hóa đơn điện tử sai sót (Theo Điều 34a Nghị định 123/2020/NĐ-CP bổ sung bởi khoản 22 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

2. Các trường hợp xử lý:

- Sai tên, địa chỉ người mua (nhưng mã số thuế đúng): Tổ chức khấu trừ thông báo cho người mua và cơ quan thuế về sai sót bằng Mẫu số 04/SS-CTĐT (Phụ lục IA), không cần lập lại chứng từ.

- Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hoặc thông tin hàng hóa: Có thể điều chỉnh hoặc thay thế chứng từ:

Điều chỉnh: Lập chứng từ điện tử điều chỉnh, ghi rõ “Điều chỉnh cho chứng từ Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Thay thế: Lập chứng từ mới thay thế chứng từ sai.

3. Thông báo sai sót: Tổ chức khấu trừ thuế phải thông báo chứng từ sai theo Mẫu số 04/SS-CTĐT gửi cơ quan thuế.