Quản lý thời gian và tự quản lý: Kỹ năng nền tảng giúp nâng cao hiệu quả làm việc

Hai Anh HR

28 thg 1, 2026

Trong môi trường làm việc hiện đại, đặc biệt ở các doanh nghiệp dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn hay nhân sự, khối lượng công việc lớn và deadline chặt chẽ khiến “thiếu thời gian” trở thành vấn đề phổ biến. Tuy nhiên, vấn đề cốt lõi thường không nằm ở việc có quá nhiều việc, mà nằm ở cách mỗi cá nhân quản lý thời gian và tự quản lý bản thân.

Quản lý thời gian hiệu quả không chỉ giúp hoàn thành công việc đúng hạn, mà còn là nền tảng để nâng cao chất lượng công việc, giảm áp lực và phát triển bền vững trong sự nghiệp.

1. Quản lý thời gian là gì và vì sao ngày càng quan trọng?

Quản lý thời gian là kỹ năng lập kế hoạch, sắp xếp và phân bổ thời gian hợp lý cho các công việc nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Trong doanh nghiệp, kỹ năng này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất cá nhân mà còn tác động trực tiếp đến tiến độ chung của cả đội nhóm.

Đối với các vị trí như kế toán, nhân sự, trợ lý tư vấn hay quản lý, việc chậm trễ một khâu nhỏ có thể kéo theo hàng loạt hệ quả: hồ sơ nộp trễ, báo cáo sai hạn, ảnh hưởng uy tín với khách hàng và cơ quan nhà nước. Vì vậy, quản lý thời gian không còn là kỹ năng “nên có”, mà đã trở thành kỹ năng bắt buộc.

2. Các phương pháp quản lý thời gian phổ biến và dễ áp dụng

2.1 Phương pháp Time Blocking – Chia khung thời gian làm việc

Time Blocking là phương pháp chia một ngày làm việc thành các “khung thời gian” cụ thể, mỗi khung dành cho một nhóm công việc nhất định. Thay vì làm nhiều việc cùng lúc, người làm việc sẽ tập trung xử lý từng nhóm việc trong khoảng thời gian đã định sẵn.

Cách làm này đặc biệt phù hợp với các công việc cần sự tập trung cao như xử lý chứng từ, lập báo cáo tài chính hay soạn thảo hồ sơ pháp lý.

2.2 Ma trận Eisenhower – Phân loại việc theo mức độ quan trọng

Phương pháp này chia công việc thành bốn nhóm:

Việc quan trọng – khẩn cấp,
Việc quan trọng – không khẩn cấp,
Việc không quan trọng – khẩn cấp,
Việc không quan trọng – không khẩn cấp.

Nhờ đó, người làm việc tránh được tình trạng “chạy theo việc gấp” mà bỏ quên những việc quan trọng mang tính dài hạn như học tập, cải thiện kỹ năng hay tối ưu quy trình làm việc.

2.3 Quy tắc 80/20

Quy tắc 80/20 cho rằng khoảng 20% công việc tạo ra 80% kết quả. Việc xác định đúng những nhiệm vụ cốt lõi giúp người lao động tập trung nguồn lực vào những công việc mang lại giá trị cao nhất, thay vì dàn trải thời gian cho các đầu việc vụn vặt.

3. Những kỹ thuật nâng cao giúp quản lý thời gian hiệu quả hơn

Bên cạnh các phương pháp phổ biến, một số kỹ thuật đơn giản nhưng mang lại hiệu quả rõ rệt trong thực tế công việc gồm:

Lập danh sách công việc hằng ngày và ưu tiên thứ tự thực hiện ngay từ đầu ngày.
Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành nhiều bước để dễ kiểm soát tiến độ.
Giới hạn thời gian cho mỗi đầu việc để tránh sa đà vào những chi tiết không cần thiết.
Chủ động loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng như thông báo mạng xã hội hoặc email không khẩn cấp.

Những kỹ thuật này giúp người làm việc duy trì sự tập trung và kiểm soát tốt hơn quỹ thời gian của mình.

4. Tự quản lý (Self-management) – Bước nâng cao của quản lý thời gian

Quản lý thời gian chỉ là một phần của kỹ năng tự quản lý. Tự quản lý bao gồm khả năng kiểm soát cảm xúc, kỷ luật bản thân, duy trì động lực và chịu trách nhiệm với kết quả công việc.

Trong thực tế, có những người biết cách lập kế hoạch rất tốt nhưng vẫn thường xuyên trễ hạn do thiếu kỷ luật hoặc dễ nản chí khi gặp áp lực. Ngược lại, người có kỹ năng tự quản lý tốt sẽ biết điều chỉnh tâm lý, giữ nhịp làm việc ổn định và chủ động tìm giải pháp khi gặp khó khăn.

Đối với doanh nghiệp, nhân sự có khả năng tự quản lý tốt thường là những người đáng tin cậy, có thể làm việc độc lập và thích nghi nhanh với thay đổi.

5. Quản lý thời gian và tự quản lý dưới góc nhìn doanh nghiệp

Từ góc độ doanh nghiệp, kỹ năng quản lý thời gian và tự quản lý của nhân viên ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành. Nhân sự biết quản lý thời gian tốt sẽ giảm thiểu sai sót, hạn chế tình trạng quá tải và góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ.

Đặc biệt trong môi trường làm việc với khách hàng nước ngoài, như doanh nghiệp Nhật Bản, yếu tố đúng hạn và kỷ luật thời gian được đánh giá rất cao. Việc chậm trễ không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ công việc mà còn tác động đến uy tín và mối quan hệ hợp tác lâu dài.

6. Kết luận

Quản lý thời gian hiệu quả và tự quản lý bản thân không phải là kỹ năng bẩm sinh, mà là những kỹ năng có thể rèn luyện và cải thiện theo thời gian. Việc áp dụng đúng phương pháp, kết hợp với kỷ luật cá nhân và tinh thần trách nhiệm sẽ giúp mỗi người làm việc hiệu quả hơn, giảm áp lực và phát triển bền vững trong môi trường doanh nghiệp.