Tuân thủ quy định pháp luật về lập và lưu trữ chứng từ kế toán trong doanh nghiệp

HCM HƯƠNG ACC

10 thg 1, 2026

Trong điều kiện nền kinh tế Việt Nam ngày càng hội nhập sâu rộng với thị trường quốc tế, minh bạch tài chính trở thành yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Một yếu tố quan trọng bảo đảm tính minh bạch này chính là việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán theo đúng quy định pháp luật. Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý phản ánh nghiệp vụ kinh tế – tài chính, là nền tảng cho việc ghi sổ kế toán, kiểm tra, kiểm toán và giải trình với cơ quan quản lý nhà nước. Do đó, việc tuân thủ Luật Kế toán 2015 trong lập và lưu trữ chứng từ không chỉ là nghĩa vụ bắt buộc mà còn là cơ chế bảo vệ doanh nghiệp trước các tranh chấp, thanh tra và rủi ro pháp lý. Bài viết này phân tích trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán theo luật định, dựa trên các điều khoản chính yếu của Luật Kế toán 2015.

1. Khung pháp lý về chứng từ kế toán

Theo Điều 3 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán là tài liệu ghi nhận nghiệp vụ kinh tế – tài chính đã phát sinh và hoàn thành, được dùng để ghi sổ kế toán. Nội dung bắt buộc của chứng từ kế toán được quy định tại Điều 16, bao gồm: tên chứng từ, số hiệu, ngày tháng năm lập, tên và địa chỉ các bên liên quan, nội dung nghiệp vụ, chỉ tiêu số lượng – đơn giá – số tiền, chữ ký của người lập và người có trách nhiệm. Những yêu cầu này nhằm đảm bảo chứng từ mang tính pháp lý, nhất quán và có khả năng kiểm tra, đối chiếu.

2. Trách nhiệm lập chứng từ kế toán của doanh nghiệp

2.1. Lập đầy đủ, rõ ràng và kịp thời

Điều 18 Luật Kế toán 2015 quy định rõ: mỗi nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh phải lập chứng từ kế toán một lần, đảm bảo rõ ràng, đầy đủ và kịp thời. Chứng từ không được tẩy xoá; mọi sửa chữa phải thực hiện theo đúng quy định, nhằm đảm bảo tính chính xác và tính toàn vẹn của thông tin tài chính.

2.2. Đảm bảo tính hợp pháp, trung thực và khách quan

Doanh nghiệp phải bảo đảm chứng từ phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ, không lập chứng từ khống, không ghi sai lệch nội dung. Theo khoản 5 Điều 18, người lập chứng từ, người duyệt chứng từ và những người ký trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ đó. Quy định này thể hiện rõ trách nhiệm cá nhân, góp phần hạn chế gian lận và nâng cao tính minh bạch trong hoạt động tài chính.

2.3. Sử dụng chứng từ kế toán điện tử theo đúng quy định

Điều 17 quy định chứng từ kế toán điện tử có giá trị pháp lý như chứng từ giấy nếu đáp ứng đầy đủ các nội dung theo Điều 16 và bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật, khả năng truy cập. Việc chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang giấy chỉ nhằm mục tiêu lưu giữ hoặc báo cáo, nhưng bản điện tử mới là bản có giá trị sử dụng trong giao dịch. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp đầu tư hệ thống công nghệ thông tin và áp dụng chữ ký số đúng quy chuẩn.

3. Trách nhiệm lưu trữ chứng từ kế toán của doanh nghiệp

3.1. Thời hạn lưu trữ

Điều 41 Luật Kế toán 2015 phân loại thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán như sau:

Ít nhất 5 năm đối với tài liệu dùng cho quản lý, điều hành hoạt động (ví dụ: chứng từ nội bộ, tài liệu phân tích).
Ít nhất 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu có ý nghĩa sử liệu hoặc có giá trị lâu dài

Việc phân loại thời hạn giúp bảo đảm khả năng kiểm tra, truy vết giao dịch và giải quyết tranh chấp khi cần thiết.

3.2. Phương thức lưu trữ và bảo quản

Theo Điều 40, doanh nghiệp phải tổ chức lưu trữ chứng từ khoa học, an toàn, bảo đảm không bị thất lạc, hư hỏng hoặc mất tính bảo mật. Đối với chứng từ điện tử, doanh nghiệp phải có biện pháp sao lưu dữ liệu định kỳ và bảo đảm hệ thống bảo mật phù hợp. Quy định này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh gia tăng rủi ro về an ninh mạng.

3.3. Bàn giao hồ sơ khi thay đổi nhân sự kế toán

Luật yêu cầu tổ chức bàn giao đầy đủ tài liệu kế toán khi thay đổi người đứng đầu bộ phận kế toán hoặc người làm kế toán. Đây là điều kiện bảo đảm tính liên tục của công tác kế toán và tránh nguy cơ thất thoát tài liệu.

4. Hệ quả pháp lý khi doanh nghiệp vi phạm

Vi phạm quy định về chứng từ kế toán có thể bị xử phạt theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP, với các mức phạt như:

Phạt tiền đối với hành vi lập chứng từ thiếu nội dung, lập không đúng thời điểm, không lập chứng từ.
Xử phạt đối với việc làm mất, để hỏng chứng từ trong thời hạn lưu trữ.

Ngoài ra, các hành vi như lập chứng từ khống, sửa chữa chứng từ nhằm trốn thuế hoặc che giấu sai phạm có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự 2015, tuỳ theo mức độ thiệt hại.

Kết luận

Tóm lại, lập và lưu trữ chứng từ kế toán theo đúng quy định pháp luật là trách nhiệm quan trọng của doanh nghiệp trong quản trị tài chính và kiểm soát rủi ro. Việc tuân thủ nghiêm túc các quy định của Luật Kế toán 2015 không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, bảo vệ quyền lợi trước pháp luật mà còn nâng cao uy tín, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững. Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc hiện đại hóa hệ thống chứng từ điện tử càng trở nên cấp thiết, đòi hỏi doanh nghiệp phải chủ động thích ứng để tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả hoạt động.