Tuyệt chiêu quản lý công nợ phải trả (TK 331) chuẩn Thông tư 99

HCM Uyên ACC

26 thg 2, 2026

Quản lý công nợ nhà cung cấp chưa bao giờ là dễ dàng. Với Tài khoản 331 theo Thông tư 99, chỉ cần sơ suất trong việc đối chiếu hoặc bù trừ sai đối tượng, doanh nghiệp sẽ đối mặt với rủi ro thuế rất lớn. Bài viết này tóm gọn những quy tắc hạch toán và lưu ý 'sống còn' bạn cần biết."

I.331 là tài khoản gì theo TT 99?

331 là tài khoản được dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.
Tài khoản 331 cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ.

II. Các nguyên tắc kế toán "bất di bất dịch"

Theo dõi chi tiết đối tượng: Phải mở sổ chi tiết cho từng nhà cung cấp, không được bù trừ công nợ giữa các đối tượng khác nhau.
Theo dõi theo nguồn: Phải tách rõ nợ này trả bằng nguồn nào (Nguồn ngân sách cấp, nguồn thu sự nghiệp, hay nguồn vay nợ...).
Đối chiếu cuối kỳ: Bắt buộc phải có biên bản đối chiếu công nợ, đặc biệt là các khoản nợ kéo dài để làm căn cứ lập Báo cáo tài chính.

III. Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

Bạn có thể trình bày các bút toán dưới dạng danh sách để độc giả dễ theo dõi:Khi mua vật tư, tài sản chưa thanh toán:
Nợ TK 152, 153, 211...
Có TK 331 - Phải trả cho người bán.
Khi ứng trước tiền cho nhà cung cấp (bằng dự toán):
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán.
Có TK 511 - Thu hoạt động do NSNN cấp (nếu rút dự toán chuyển thẳng).
Đồng thời ghi Có TK 008 (nếu là dự toán).
Khi thanh toán nợ bằng tiền mặt hoặc tiền gửi:
Nợ TK 331.

Có TK 111, 112.

IV. Những lưu ý đặc thù khác với Thông tư 200

Thời hạn thanh toán: Trong đơn vị HCSN, việc thanh toán thường phụ thuộc vào tiến độ giải ngân của kho bạc. Cần lưu ý khớp số dư TK 331 với hồ sơ thanh toán tại Kho bạc Nhà nước.

Xử lý nợ không còn đối tượng trả: Đối với các khoản nợ quá hạn mà người bán không còn tồn tại, đơn vị phải làm thủ tục xử lý theo quy định của pháp luật về tài sản công (thường ghi tăng thu nhập khác).

Tóm lại, việc quản lý Tài khoản 331 theo Thông tư 99/2018 không chỉ dừng lại ở việc ghi chép nợ - có, mà còn là bài toán về quản lý nguồn kinh phí và dự toán ngân sách Nhà nước. Để tránh sai sót khi lập Báo cáo tài chính, kế toán đơn vị HCSN cần đặc biệt lưu ý việc đối chiếu công nợ định kỳ và phân loại nguồn hình thành nợ một cách chính xác. Một hệ thống sổ chi tiết minh bạch chính là chìa khóa giúp đơn vị vượt qua các kỳ kiểm toán, quyết toán một cách thuận lợi."