Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán công nợ

HCM-HANG-ACC

22 thg 2, 2026

Trong công tác kế toán, công nợ phải thu – phải trả luôn là phần hành quan trọng, phản ánh trực tiếp tình hình tài chính và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Để theo dõi và quản lý công nợ chính xác, quy trình luân chuyển chứng từ công nợ đóng vai trò then chốt, giúp đảm bảo thông tin được ghi nhận đầy đủ, kịp thời và đúng quy định. Việc hiểu rõ quy trình này không chỉ hỗ trợ kế toán hạn chế sai sót mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính doanh nghiệp.

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán công nợ là gì?

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán công nợ là một hệ thống các bước xử lý chứng từ liên quan đến các khoản nợ phải thu và phải trả trong doanh nghiệp. Mục tiêu chính của quy trình là đảm bảo tính chính xác, kịp thời thông tin kế toán. Từ đó phục vụ cho việc quản lý tài chính, báo cáo và ra quyết định đúng đắn. Quy trình này bao gồm các bước như tiếp nhận, kiểm tra, phân loại chứng từ. Ngoài ra là thực hiện ghi nhận, đối chiếu và lưu trữ các chứng từ công nợ. Thông qua quy trình luân chuyển chứng từ công nợ, doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ tình hình thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp, hạn chế sai sót, gian lận, đồng thời nâng cao tính minh bạch và độ tin cậy của thông tin tài chính.
Các bước này phải được thực hiện một cách chặt chẽ. Đồng thời tuân thủ theo các quy định kế toán hiện hành. Cùng với đó đảm bảo phù hợp các chuẩn mực về kiểm toán và quản lý tài chính. Bằng cách này, quy trình không chỉ hỗ trợ việc giám sát các khoản công nợ. Nó còn giúp cải thiện hiệu quả quản lý và tăng cường độ tin cậy của báo cáo tài chính. Ngoài ra lài, quy trình này cũng giúp giảm thiểu sai sót trong việc ghi nhận giao dịch. Đặc biệt là xử lý các giao dịch liên quan đến nợ phải thu và phải trả.

Những chứng từ nào sẽ thực hiện luân chuyển?

Trước khi tìm hiểu quy trình luân chuyển chứng từ kế toán công nợ thì cần biết những chứng từ nào sẽ thực hiện luân chuyển. Hiện nay, chứng từ kế toán công nợ gồm loại công nợ phải thu và công nợ phải trả. Chứng từ giúp đảm bảo việc quản lý tài chính diễn ra minh bạch và chính xác. Cụ thể như sau:

Đối với công nợ phải thu

Đối với công nợ phải trả

Hóa đơn bán hàng: Là chứng từ xác nhận việc thực hiện bán hàng. Ngoài ra là số tiền khách hàng cần thanh toán theo các điều khoản đã thỏa thuận.
Phiếu thu: Ghi nhận số tiền mà khách hàng đã thanh toán cho doanh nghiệp. Từ đó cập nhật tình hình thu nợ trong hệ thống kế toán.
Biên bản đối chiếu công nợ: Hỗ trợ đối chiếu và xác nhận công nợ doanh nghiệp và khách hàng. Đảm bảo tính chính xác và đồng thuận trong việc ghi nhận nợ phải thu
Giấy báo nợ: Là thông báo chính thức từ doanh nghiệp gửi đến khách hàng. Yêu cầu thanh toán số tiền còn lại mà khách hàng chưa thanh toán
Hợp đồng mua bán: Hợp đồng mua bán sẽ là chứng từ cho giao dịch lớn. Đây là cơ sở để xác định các điều kiện thanh toán và nghĩa vụ của khách hàng.

Hóa đơn mua hàng: Là chứng từ thể hiện việc doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ. Ngoài ra là số tiền cần thanh toán cho nhà cung cấp.
Phiếu chi: Là tài liệu ghi nhận việc doanh nghiệp đã thanh toán cho nhà cung cấp. Đảm bảo việc cập nhật đầy đủ và chính xác tình trạng thanh toán công nợ.
Biên bản đối chiếu công nợ: Kiểm tra và đối chiếu công nợ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Từ đó đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc quản lý công nợ phải trả.
Hợp đồng mua bán: Là cơ sở, xác nhận các điều khoản thanh toán. Cùng với đó là nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp.

Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán công nợ chi tiết

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ công nợ

Bước đầu tiên trong quy trình luân chuyển chứng từ kế toán công nợ đó là tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ. Tại đây doanh nghiệp sẽ phát sinh các hợp đồng mua hàng từ các bộ phận chuyên môn. Lúc này kế toán công nợ có trách nhiệm tiếp nhận hợp đồng. Sau đó thực hiện rà soát toàn bộ nội dung trong hợp đồng. Trong đó bao gồm:

Thông tin pháp lý của nhà cung cấp. Trong đó bao gồm tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, số tài khoản ngân hàng,…;
Các điều khoản thanh toán gồm hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản). Ngoài ra là thời hạn thanh toán, chính sách chiết khấu hoặc ưu đãi (nếu có);
Các điều kiện giao nhận hàng hóa, trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên.

Kế toán công nợ lập phiếu chi hoặc phiếu thanh toán. Thông qua đó làm cơ sở để thực hiện nghĩa vụ thanh toán đúng hạn. Tất cả dựa trên nội dung hợp đồng và các chứng từ kèm theo. Ví dụ như biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, hóa đơn,…

Bước 2: Trình ký hồ sơ thanh toán

Lúc này doanh nghiệp đã kiểm tra và hoàn thiện bộ hồ sơ công nợ. Tại đây kế toán công nợ tiến hành trình hồ sơ theo trình tự phê duyệt nội bộ:

Trình kế toán trưởng để kiểm soát về tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.. Sau đó xác nhận các yếu tố liên quan đến hạch toán kế toán.
Trình giám đốc doanh nghiệp hoặc người đại diện theo ủy quyền. Từ đó phê duyệt việc chi trả, đảm bảo tuân thủ quy trình tài chính và ngân sách.
Chỉ khi hồ sơ được phê duyệt đầy đủ, việc thanh toán mới được triển khai.

Bước 3: Thanh toán, ghi sổ kế toán và phát hành chứng từ

Căn cứ vào hồ sơ đã được phê duyệt cho quy trình luân chuyển chứng từ kế toán công nợ, kế toán công nợ phối hợp với thủ quỹ (trường hợp thanh toán bằng tiền mặt) hoặc ngân hàng (trường hợp chuyển khoản) để thực hiện việc thanh toán công nợ. Đồng thời thực hiện các nghiệp vụ hạch toán vào hệ thống kế toán theo quy định.

Chứng từ thanh toán được lập thành ba liên, cụ thể:

Liên 1: Lưu tại bộ phận kế toán nơi lập phiếu. Thông qua đó phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu.
Liên 2: Giao cho thủ quỹ để ghi sổ quỹ. Đồng thời chuyển lại kế toán cùng chứng từ gốc để lưu trữ vào sổ sách kế toán.
Liên 3: Giao cho nhà cung cấp làm bằng chứng về việc đã thanh toán.

Bước 4: Lưu trữ chứng từ kế toán

Việc lưu trữ chứng từ cho quy trình luân chuyển chứng từ kế toán công nợ được thực hiện theo nguyên tắc sau:

Sắp xếp: Phân loại chứng từ theo thời gian (ngày, tháng). Ngoài ra là loại chứng từ (phiếu chi, hợp đồng, biên bản, hóa đơn…). Hoặc theo từng đối tượng liên quan (nhà cung cấp).
Lưu trữ: Chứng từ được bảo quản tại nơi khô ráo, an toàn, dễ dàng tra cứu khi cần. Có thể sử dụng hệ thống lưu trữ vật lý hoặc phần mềm quản lý chứng từ điện tử.
Thời hạn lưu trữ: Tuân thủ theo quy định của Luật Kế toán hiện hành ( 5 đến 10 năm tùy loại chứng từ).

Việc lưu trữ đúng quy định không chỉ giúp kế toán thuận tiện trong việc tra cứu, đối chiếu mà còn phục vụ cho công tác kiểm toán, thanh tra và quyết toán thuế sau này.

Tóm lại, quy trình luân chuyển chứng từ công nợ giữ vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch của công tác kế toán công nợ. Việc xây dựng và tuân thủ một quy trình rõ ràng không chỉ giúp kế toán hạn chế sai sót, kiểm soát tốt các khoản phải thu – phải trả mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và uy tín của doanh nghiệp.