Đăng ký người phụ thuộc cho người nước ngoài tại Việt Nam: Điều kiện, hồ sơ và mức giảm trừ gia cảnh từ 2026
Đăng ký người phụ thuộc là thủ tục quan trọng đối với người lao động nước ngoài khi thực hiện giảm trừ gia cảnh và quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tại Việt Nam. Việc đăng ký đúng quy định không chỉ giúp giảm số thuế phải nộp mà còn tránh các rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc thanh tra thuế.
1. Người nước ngoài có được giảm trừ gia cảnh không?
Trước khi đăng ký người phụ thuộc, cần xác định người nước ngoài có đủ điều kiện được áp dụng giảm trừ gia cảnh hay không.
- Theo khoản 1 Điều 19 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 4 Điều 1 Luật sửa đổi Luật Thuế TNCN 2012);
- Điều 1 Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14.
Quy định:
Giảm trừ gia cảnh là số tiền được trừ vào thu nhập chịu thuế trước khi tính thuế đối với thu nhập từ kinh doanh, tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú.
Như vậy, chỉ cá nhân cư trú tại Việt Nam mới được áp dụng giảm trừ gia cảnh, bao gồm cả giảm trừ cho bản thân và cho người phụ thuộc.
2. Điều kiện xác định cá nhân cư trú
Theo quy định của pháp luật thuế TNCN, người nước ngoài được xác định là cá nhân cư trú tại Việt Nam khi đáp ứng một trong hai điều kiện sau:
2.1. Điều kiện về thời gian cư trú
- Có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong một năm dương lịch; hoặc
- 12 tháng liên tục kể từ ngày đầu tiên có mặt tại Việt Nam.
2.2. Điều kiện về nơi ở thường xuyên
- Có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam, ví dụ: đăng ký thường trú; hoặc
- Có hợp đồng thuê nhà từ 183 ngày trở lên.
Ngược lại, nếu người nước ngoài được xác định là cá nhân không cư trú, thu nhập từ tiền lương, tiền công sẽ chịu thuế suất cố định 20% và không được áp dụng giảm trừ gia cảnh, kể cả khi có người phụ thuộc.
👉 Do đó, xác định đúng tình trạng cư trú là bước quan trọng trước khi đăng ký người phụ thuộc.
3. Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc cho người nước ngoài
Theo điểm b và điểm c khoản 2 Điều 22 Thông tư 86/2024/TT-BTC, hồ sơ đăng ký thuế cho người phụ thuộc của người nước ngoài được thực hiện theo hai trường hợp sau.
3.1. Trường hợp 1: Đăng ký thông qua đơn vị chi trả thu nhập (công ty)
Nếu người lao động ủy quyền cho công ty đăng ký người phụ thuộc, hồ sơ gồm:
- Văn bản ủy quyền theo Mẫu 41/UQ-ĐKT ban hành kèm Thông tư 86/2024/TT-BTC;
- Bản sao hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp thuế hoặc người phụ thuộc;
- Trường hợp không có hộ chiếu thì sử dụng giấy tờ tùy thân hợp pháp khác còn giá trị sử dụng.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ thì Công ty tổng hợp:
- Thông tin của người nộp thuế vào tờ khai 05-ĐK-TH-TCT
- Thông tin của người phụ thuộc vào tờ khai 20-ĐK-TH-TCT
Và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Sau khi được cấp mã số thuế cho người phụ thuộc, doanh nghiệp sẽ sử dụng mã số thuế này để thực hiện khấu trừ, kê khai và quyết toán thuế TNCN theo quy định.
3.2. Trường hợp 2: Cá nhân tự đăng ký với cơ quan thuế
Nếu người nộp thuế không ủy quyền cho công ty, có thể tự thực hiện đăng ký.Hồ sơ gồm:
- Tờ khai đăng ký thuế mẫu 20-ĐK-TCT
- Bản sao hộ chiếu của người phụ thuộc hoặc giấy tờ tùy thân hợp pháp khác
- Người nộp thuế nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý để được cấp mã số thuế cho người phụ thuộc.
4. Cách đăng ký người phụ thuộc cho người nước ngoài
Sau khi chuẩn bị hồ sơ, người nộp thuế có thể đăng ký người phụ thuộc theo hai cách.4.1. Cách 1: Đăng ký thông qua công ty
Đây là hình thức đơn giản nhất vì bộ phận nhân sự hoặc kế toán của công ty sẽ hỗ trợ thực hiện thủ tục.Quy trình thực hiện:
- Bước 1:
- Người lao động nộp hồ sơ và giấy ủy quyền cho công ty.
- Bước 2:
- Công ty kê khai thông tin người phụ thuộc trên phần mềm HTKK hoặc cổng Thuế điện tử theo mẫu 20-ĐK-TH-TCT.
- Bước 3:
- Cơ quan thuế cấp mã số thuế cho người phụ thuộc, thường trong khoảng 2–3 ngày làm việc.
4.2. Cách 2: Tự đăng ký trực tiếp hoặc online
Người nộp thuế cũng có thể tự thực hiện đăng ký theo hai hình thức:- Đăng ký trực tuyến
- Truy cập cổng thông tin thuedientu.gdt.gov.vn
- Đăng nhập bằng mã số thuế cá nhân
- Chọn mục Đăng ký thuế → Đăng ký mới/thay đổi thông tin người phụ thuộc
- Kê khai theo mẫu 20-ĐK-TCT
- Đăng ký trực tiếp
- Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế nơi cư trú hoặc nơi quản lý thuế của cá nhân.
5. Các mốc thời gian cần lưu ý khi đăng ký
Người nộp thuế có thể đăng ký người phụ thuộc vào bất kỳ thời điểm nào trong năm.
Tuy nhiên, để được tính giảm trừ đầy đủ, cần lưu ý: để được giảm trừ cho cả năm 2026, nên đăng ký trước thời điểm quyết toán thuế (tháng 3/2027) việc giảm trừ được tính theo tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng.
Ví dụ:
- Nếu con sinh vào tháng 5/2026, người nộp thuế được tính giảm trừ từ tháng 5/2026, kể cả khi đến cuối năm mới đăng ký.
Ngoài ra, đối với người phụ thuộc ở nước ngoài, việc hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật hồ sơ có thể mất 1–2 tuần, nên cần chuẩn bị sớm để tránh chậm trễ.
6. Mẫu tờ khai đăng ký người phụ thuộc
Theo Phụ lục ban hành kèm Thông tư 86/2024/TT-BTC, mẫu tờ khai đăng ký người phụ thuộc mới nhất là:
- Mẫu 20-ĐK-TCT – Tờ khai đăng ký thuế cho người phụ thuộc
- Thông tin người nộp thuế;
- Họ và tên người có thu nhập;
- Mã số thuế cá nhân;
- Địa chỉ nhận thông báo mã số thuế người phụ thuộc;
- Nơi đăng ký giảm trừ gia cảnh;
- Thông tin người phụ thuộc.
- Họ và tên;
- Ngày sinh;
- Quốc tịch;
- Số hộ chiếu;
- Địa chỉ thường trú;
- Quan hệ với người nộp thuế;
- Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ.
Nếu người phụ thuộc đã có số định danh cá nhân (CCCD) thì cơ quan thuế có thể tự động đối chiếu dữ liệu và không cần khai một số thông tin bổ sung.
7. Mức giảm trừ gia cảnh cho người nước ngoài từ 01/01/2026
Theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15, mức giảm trừ gia cảnh từ ngày 01/01/2026 được điều chỉnh như sau:
| Đối tượng | Mức giảm trừ từ 2026 | Mức cũ |
|---|---|---|
| Bản thân người nộp thuế | 15,5 triệu đồng/tháng | 11 triệu đồng/tháng |
| Mỗi người phụ thuộc | 6,2 triệu đồng/tháng | 4,4 triệu đồng/tháng |
Như vậy, mức giảm trừ gia cảnh mới tăng hơn 40% so với quy định trước đây.
- Mức giảm trừ này chỉ áp dụng cho cá nhân cư trú tại Việt Nam.
- Cá nhân cư trú: được áp dụng giảm trừ gia cảnh và đăng ký người phụ thuộc
- Cá nhân không cư trú: không được giảm trừ gia cảnh và áp dụng thuế suất 20%
Ngoài ra: Mức giảm trừ mới áp dụng cho thu nhập phát sinh từ tháng 01/2026, khi quyết toán thuế năm 2025 (thực hiện trong năm 2026) vẫn áp dụng mức cũ.
8. Những điểm dễ bị kiểm tra khi thanh tra thuế
Đối với cá nhân nước ngoài, các sai sót phổ biến khiến giảm trừ bị loại:- Xác định sai tình trạng cư trú (áp dụng cho người không cư trú);
- Hồ sơ người phụ thuộc thiếu hợp pháp hóa lãnh sự;
- Người phụ thuộc có thu nhập vượt mức cho phép;
- Mã số thuế của người phụ thuộc chưa được cấp;
- Đăng ký sau quyết toán mà không chứng minh thời điểm phụ thuộc.
Kết luận
Việc tăng mức giảm trừ gia cảnh lên 15,5 triệu/tháng (bản thân) và 6,2 triệu/tháng (mỗi người phụ thuộc) là một trong những thay đổi quan trọng của chính sách thuế TNCN áp dụng từ 2026 nhằm giảm gánh nặng thuế cho người lao động, bao gồm cả cá nhân nước ngoài cư trú tại Việt Nam.
Để đảm bảo quyền lợi được áp dụng đầy đủ, bạn nên:
- Xác định chính xác tình trạng cư trú;
- Chuẩn bị hồ sơ chứng minh người phụ thuộc đầy đủ;
- Thực hiện đăng ký đúng thời hạn;
- Theo dõi và cập nhật khi có thay đổi.
Cảm ơn Quý độc giả đã theo dõi bài viết của AGS Vietnam Tax & Accounting. Hy vọng những thông tin trên giúp Quý vị hiểu rõ hơn về thủ tục đăng ký người phụ thuộc và quy định giảm trừ gia cảnh cho người nước ngoài tại Việt Nam. Hãy tiếp tục theo dõi website của AGS để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích về kế toán, thuế và pháp lý doanh nghiệp.
Thông tin khác
Nguồn: https://thuvienphapluat.vn/hoi-dap-phap-luat/cong-van-413bniqlnd1-huong-dan-dang-ky-giam-tru-gia-canh-cho-nguoi-nuoc-ngoai-la-ca-nhan-cu-tru-tai-138080034.html?rel=goi-y-cung-tag
.png)