Chứng từ kế toán là gì? Các quy định về chứng từ kế toán hiện hành.

HCM-HANG-ACC

15 thg 3, 2026

Trong hoạt động kế toán của mỗi doanh nghiệp, chứng từ kế toán đóng vai trò là căn cứ pháp lý quan trọng để ghi nhận và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mọi hoạt động thu, chi, mua bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ đều cần được thể hiện thông qua chứng từ hợp lệ nhằm đảm bảo tính minh bạch, chính xác và có thể kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Vì vậy, việc hiểu rõ chứng từ kế toán là gì và các quy định liên quan là điều cần thiết đối với kế toán viên cũng như các doanh nghiệp.

Chứng từ kế toán là gì?

Căn cứ theo khoản 3 điều 3 Luật kế toán 2015 quy định:

''Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.''

Có thể hiểu đơn giản, chứng từ kế toán là các tài liệu ghi chép lại các giao dịch kinh tế, gồm chứng từ xuất nhập kho, hợp đồng, biên lai, hóa đơn… nhằm cung cấp đầy đủ, chính xác và minh bạch các giao dịch tài chính của doanh nghiệp.

Chứng từ kế toán dùng để làm gì?

Chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng với các mục đích sử dụng như:

Thực hiện kế toán ban đầu: Lập chứng từ kế toán là khởi điểm của công tác kế toán, nhằm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ. Trường hợp thiếu chứng từ kế toán thì doanh nghiệp không thể thực hiện được kế toán ban đầu cũng như xây dựng công tác kế toán tại doanh nghiệp.
Cung cấp căn cứ ghi sổ kế toán: Chứng từ kế toán hỗ trợ tạo ra căn cứ để ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh một cách minh bạch. Các thông tin về số tiền, đối tượng, ngày tháng… sẽ được cung cấp một cách chi tiết và đầy đủ, giúp xác định đúng vị trí và phân loại các khoản thu chi, nợ phải trả, tài sản trong kế toán.
Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính: Lập chứng từ kế toán nhằm ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã được phát sinh và hoàn thành, đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch và hoạt động tài chính trong doanh nghiệp.
Xác nhận trách nhiệm pháp luật: Việc lập chứng từ kế toán hỗ trợ ghi nhận các cá nhân, đơn vị chịu trách nhiệm trước pháp luật về các nghiệp vụ phát sinh. Điều này giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình và tuân thủ các nguyên tắc của pháp luật liên quan đến kế toán.

Quy định về chứng từ kế toán hiện hành

Về nội dung chứng từ

Căn cứ điều 16 Luật kế toán 2015 quy định về nội dung chứng từ kế toán như sau:

Về chữ ký trên chứng từ kế toán

Căn cứ khoản 2 điều 19 Luật kế toán 2015 quy định về chữ ký trên chứng từ kế toán như sau:

''Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.”

Về việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán

Căn cứ điều 18 Luật kế toán 2015 quy định về lập và lưu trữ chứng từ kế toán như sau:
1. Phải lập chứng từ kế toán

Tất cả nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán.
Mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính chỉ được lập một chứng từ kế toán.

2. Yêu cầu khi lập chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác theo mẫu quy định.
Nếu chưa có mẫu chứng từ thì đơn vị kế toán được tự lập nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định của pháp luật.

3. Quy định về cách ghi chứng từ

Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ không được viết tắt.
Không được tẩy xóa, sửa chữa.
Khi ghi phải dùng bút mực, chữ và số viết liên tục, không ngắt quãng, phần trống phải gạch chéo.

4. Lập và ký chứng từ

Chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký của người lập, người duyệt và những người liên quan, theo đúng thẩm quyền quy định.

5. Lưu trữ chứng từ

Chứng từ kế toán sau khi lập phải được bảo quản và lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ kế toán.

Trình tự xử lý chứng từ kế toán

Bước 1: Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán

Các chứng từ kế toán được gửi về phòng kế toán, kế toán đơn vị sẽ tiếp nhận và kiểm tra đầy đủ các chứng từ bằng cách đối chiếu với các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ và xác nhận với các bên có liên quan.

Bước 2: Dịch chứng từ kế toán sang tiếng Việt

Với các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài khi sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thì cần được dịch từ nước ngoài sang tiếng Việt và doanh nghiệp cần chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung bản dịch. Bản chứng từ kế toán dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài. (quy định tại Khoản 5 Điều 5 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)

Bước 3: Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán

Trước khi làm căn cứ ghi sổ kế toán, kế toán cần kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán với các thông tin về:Nội dung và hình thức chứng từ kế toán có đảm bảo các quy định của pháp luật hay không
Số liệu, thông tin trên chứng từ phải chính xác và phù hợp với thực tế nghiệp vụ phát sinh
Thông tin ghi nhận phải đầy đủ, trung thực, không được ghi sai lệch hoặc ghi thiếu thông tin
Chứng từ nội bộ phải tuân thủ đúng quy trình quản lý chứng từ của doanh nghiệp
Trường hợp phát hiện các chứng từ kế toán không hợp lệ, kế toán phải từ chối nhận chứng từ và báo cho các cấp quản lý để kịp thời xử lý.

Bước 4: Luân chuyển và ghi sổ kế toán chứng từ

Sau khi xác minh tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, chứng từ kế toán sẽ được chuyển đến các bộ phận liên quan để cung cấp thông tin và sau đó được tập hợp về phòng kế toán để ghi sổ và lưu trữ.
Trong quá trình luân chuyển, các bên liên quan cần ký xác nhận để tránh tranh chấp và thất lạc.

Bước 5: Bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán

Khi thực hiện bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán, doanh nghiệp cần chú ý một số lưu ý như sau:

Sau khi sử dụng, chứng từ kế toán cần được bảo quản và lưu trữ hợp lý theo trình tự thời gian để phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu. Bộ phận kế toán phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, phương tiện quản lý, bảo quản các chứng từ kế toán.
Trường hợp hết thời hạn lưu trữ, chứng từ kế toán được tiêu hủy dựa theo quyết định của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp (trừ khi có yêu cầu khác của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền).
Chứng từ kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế toán kịp thời, đầy đủ, trung thực, minh bạch cho cơ quan thuế và cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Tóm lại, chứng từ kế toán là căn cứ quan trọng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong doanh nghiệp và là cơ sở để kiểm tra, đối chiếu cũng như lập báo cáo tài chính. Việc lập và quản lý chứng từ kế toán đúng quy định không chỉ giúp đảm bảo tính minh bạch, chính xác của thông tin kế toán mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính trong doanh nghiệp. Vì vậy, kế toán viên cần nắm rõ các quy định hiện hành cũng như trình tự lập chứng từ kế toán, từ khâu lập, kiểm tra, ký duyệt đến lưu trữ. Thực hiện đúng các quy định này sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ và phục vụ tốt cho công tác quản lý, kiểm tra và kiểm toán sau này.