Quy Định Về Lưu Trữ Chứng Từ Kế Toán

AGS HONG AN

1 thg 1, 2026

Lưu trữ chứng từ kế toán không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo pháp luật mà còn là nền tảng để doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi khi có thanh tra, kiểm toán hoặc tranh chấp phát sinh. Vậy những loại chứng từ nào phải lưu, lưu trong bao lâu và ai chịu trách nhiệm bảo quản? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết quy định lưu trữ chứng từ kế toán theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP trong bài viết dưới đây.

1. Quy định về loại chứng từ kế toán phải lưu trữ

Theo quy định tại Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Luật Kế toán, các loại chứng từ kế toán phải được lưu trữ bao gồm:

1.1. Chứng từ và sổ sách kế toán

- Chứng từ kế toán.
- Sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp.
- Báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách và tổng hợp quyết toán ngân sách.

1.2. Tài liệu kế toán khác có liên quan

- Hợp đồng, báo cáo kế toán quản trị, hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia, báo cáo kiểm kê và đánh giá tài sản.
- Tài liệu về kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn, phân phối quỹ từ lợi nhuận.
- Các tài liệu liên quan đến quá trình giải thể, phá sản, sáp nhập, hợp nhất, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu của doanh nghiệp.
- Hồ sơ về tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ, nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và các nghĩa vụ khác với Nhà nước.

2. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

2.1. Thời hạn lưu trữ tối thiểu 5 năm

Theo Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm bao gồm:
- Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ, như phiếu thu chi, phiếu nhập – xuất kho, hoặc báo cáo không nằm trong bộ hồ sơ kế toán chính thức.
- Các tài liệu kế toán phục vụ quản lý, điều hành nội bộ doanh nghiệp.

- Đối với các trường hợp có quy định riêng về thời hạn khác, doanh nghiệp phải tuân thủ đúng theo quy định cụ thể đó.

2.2. Thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm

Căn cứ Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các loại tài liệu kế toán sau đây phải lưu trữ tối thiểu 10 năm:
- Chứng từ kế toán liên quan trực tiếp đến việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, sổ chi tiết, sổ tổng hợp, báo cáo tháng, quý, năm, báo cáo quyết toán và biên bản tiêu hủy tài liệu.
-Tài liệu liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kiểm kê, đánh giá tài sản.
- Hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành và các tài liệu của chủ đầu tư.
- Hồ sơ liên quan đến thay đổi vốn điều lệ, chủ sở hữu, giải thể, phá sản, cổ phần hóa.
- Hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động kiểm tra, kiểm toán, thanh tra của cơ quan nhà nước.
- Các tài liệu kế toán khác không được quy định tại Điều 12 và Điều 14 của Nghị định này.

- Những tài liệu có quy định riêng về thời hạn lưu trữ khác, doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng quy định đó.

2.3. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn

Đối với các tài liệu kế toán có giá trị sử liệu, kinh tế, chính trị – xã hội, phải được lưu trữ vĩnh viễn, bao gồm:
- Đối với đơn vị kế toán nhà nước: Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước đã được Quốc hội phê chuẩn; Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; và các tài liệu có ý nghĩa sử liệu, an ninh, quốc phòng.
- Đối với đơn vị kinh doanh: Các tài liệu kế toán có giá trị sử liệu, mang ý nghĩa kinh tế, chính trị, an ninh, quốc phòng quan trọng.

2.4. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ

Theo Điều 15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được xác định như sau:
- Thời hạn lưu trữ của các tài liệu quy định tại mục 2.1, 2.2 và 2.3 được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
- Đối với tài liệu về quyết toán dự án hoàn thành, thời điểm tính từ ngày báo cáo quyết toán được phê duyệt.
- Đối với hồ sơ liên quan đến việc thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi, giải thể, phá sản hoặc chấm dứt hoạt động, thời hạn lưu trữ tính từ ngày hoàn tất các thủ tục pháp lý tương ứng.
- Với tài liệu liên quan đến kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, thời điểm tính từ ngày có báo cáo hoặc kết luận chính thức của cơ quan có thẩm quyền.

3. Quy định về cách lưu trữ chứng từ kế toán

3.1. Nguyên tắc lưu trữ

Theo khoản 2 và khoản 3 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, mỗi loại chứng từ kế toán chỉ có một bản chính.
Nếu cần lưu tại nhiều đơn vị, các đơn vị khác chỉ được lưu bản sao chụp.
Trường hợp tài liệu bị tịch thu, mất, hoặc hủy hoại do nguyên nhân khách quan, đơn vị phải lưu bản sao chụp hoặc biên bản xác nhận tình trạng tài liệu.

3.2. Trách nhiệm và hình thức lưu trữ

- Tài liệu kế toán phải được bảo quản an toàn, đầy đủ, sắp xếp có hệ thống, theo thứ tự thời gian và kỳ kế toán.
- Người làm kế toán chịu trách nhiệm trực tiếp bảo quản tài liệu, trong khi người đại diện pháp luật của doanh nghiệp phải đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện quản lý.
- Doanh nghiệp được phép lựa chọn lưu trữ bằng giấy hoặc điện tử, nhưng phải đảm bảo an toàn, bảo mật và cung cấp thông tin khi có yêu cầu.
- Các cơ quan nhận tài liệu kế toán có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và hoàn trả đầy đủ, đúng hạn.

4. Quy định về nơi cất giữ chứng từ kế toán

4.1. Nơi lưu trữ

Theo Điều 11 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, chứng từ kế toán phải được lưu tại kho lưu trữ thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp.
Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ thiết bị bảo quản, đảm bảo an toàn chống cháy nổ, ẩm mốc, côn trùng và mất cắp.

4.2. Trách nhiệm lưu trữ trong từng trường hợp

- Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc liên doanh phải thực hiện việc lưu trữ chứng từ trên lãnh thổ Việt Nam trong suốt thời gian hoạt động.
- Hồ sơ kế toán của doanh nghiệp giải thể, phá sản được lưu tại cơ quan có thẩm quyền ra quyết định giải thể hoặc đăng ký kinh doanh.
- Đối với các doanh nghiệp sáp nhập, cổ phần hóa hoặc chuyển đổi hình thức sở hữu, chứng từ kế toán sẽ được lưu tại đơn vị chủ sở hữu mới hoặc cơ quan ra quyết định.
- Người được giao phụ trách lưu trữ chịu trách nhiệm pháp lý về toàn bộ việc quản lý và bảo quản tài liệu kế toán.