Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc tại Việt Nam từ 1/7/2026
I. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc có ý nghĩa gì từ ngày 01/7/2026?
1. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là căn cứ để được giảm trừ gia cảnh
Giảm trừ gia cảnh là một trong những khoản được trừ trước khi xác định thu nhập tính thuế đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công. Tuy nhiên, để được tính khoản giảm trừ đối với người phụ thuộc, người nộp thuế phải thực hiện đăng ký và chuẩn bị hồ sơ chứng minh theo đúng quy định.
Từ ngày 01/7/2026, hồ sơ chứng minh người phụ thuộc được thực hiện theo Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC. Quy định này hướng dẫn cụ thể loại giấy tờ cần có đối với từng nhóm người phụ thuộc, tạo sự thống nhất trong quá trình kê khai, quản lý và kiểm tra của cơ quan thuế.
Việc chuẩn bị đúng hồ sơ không chỉ giúp người nộp thuế được hưởng đầy đủ quyền lợi về giảm trừ gia cảnh mà còn hạn chế tình trạng phải bổ sung giấy tờ hoặc điều chỉnh thông tin khi quyết toán thuế.
2. Điểm đáng chú ý trong quy định mới
Một trong những điểm mới của Thông tư 87/2026/TT-BTC là tăng cường ứng dụng dữ liệu điện tử trong quá trình giải quyết hồ sơ.
Theo đó, cơ quan thuế sẽ ưu tiên khai thác thông tin của người nộp thuế và người phụ thuộc từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cổng Dịch vụ công quốc gia và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ dữ liệu với cơ quan thuế.
Trường hợp thông tin đã được xác thực trên các hệ thống dữ liệu này, người nộp thuế sẽ không phải cung cấp lại các giấy tờ tương ứng. Ngược lại, nếu dữ liệu chưa được đồng bộ hoặc chưa thể khai thác, người nộp thuế vẫn phải bổ sung đầy đủ hồ sơ theo quy định.
Quy định mới góp phần đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm số lượng giấy tờ phải nộp và rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ cho cả người nộp thuế và cơ quan quản lý thuế.
II. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo quy định tại Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC
Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC quy định hồ sơ chứng minh người phụ thuộc theo từng nhóm đối tượng. Tùy thuộc vào mối quan hệ giữa người nộp thuế và người phụ thuộc mà hồ sơ cần chuẩn bị sẽ có sự khác nhau.
1. Hồ sơ đối với con đẻ
Theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC, trường hợp người phụ thuộc là con đẻ, người nộp thuế chuẩn bị một trong các giấy tờ chứng minh quan hệ cha, mẹ và con như sau:
Người nộp thuế cần chuẩn bị:
- Bản chụp Giấy khai sinh của con. Hoặc quyết định nhận cha, mẹ, con hoặc văn bản của cơ quan có thẩm quyền xác nhận quan hệ cha, mẹ và con (nếu có).
- Bản chụp thẻ Căn cước của người phụ thuộc trong trường hợp đã được cấp.
Những giấy tờ trên là căn cứ để cơ quan thuế xác định mối quan hệ giữa người nộp thuế và người phụ thuộc khi đăng ký giảm trừ gia cảnh.
2. Hồ sơ đối với con nuôi hợp pháp
Theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC, đối với trường hợp người phụ thuộc là con nuôi hợp pháp, ngoài giấy tờ chứng minh nhân thân, người nộp thuế phải có giấy tờ chứng minh việc nuôi con nuôi theo quy định của pháp luật.
Hồ sơ gồm:
- Bản chụp Giấy khai sinh của người phụ thuộc.
- Bản chụp thẻ Căn cước của người phụ thuộc (nếu đã được cấp).
- Bản chụp Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi hoặc Giấy chứng nhận nuôi con nuôi hợp pháp.
Việc bổ sung các giấy tờ này giúp cơ quan thuế xác định quan hệ nuôi dưỡng hợp pháp giữa người nộp thuế và người phụ thuộc.
3. Hồ sơ đối với con riêng của vợ hoặc chồng
Theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC, trường hợp người phụ thuộc là con riêng của vợ hoặc chồng, người nộp thuế cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh quan hệ với người con riêng và quan hệ hôn nhân.
Hồ sơ gồm:
- Bản chụp Giấy khai sinh của người phụ thuộc.
- Bản chụp thẻ Căn cước của người phụ thuộc (nếu đã được cấp).
- Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy tờ hợp pháp khác chứng minh quan hệ giữa người nộp thuế với cha hoặc mẹ của người con riêng.
Các giấy tờ này là căn cứ để cơ quan thuế xem xét việc đăng ký người phụ thuộc theo quy định.
4. Hồ sơ đối với con từ đủ 18 tuổi trở lên bị mất năng lực hành vi dân sự hoặc là người khuyết tật
Theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC, trường hợp người phụ thuộc là con từ đủ 18 tuổi trở lên bị mất năng lực hành vi dân sự hoặc là người khuyết tật, ngoài giấy tờ chứng minh quan hệ cha, mẹ và con, người nộp thuế phải bổ sung giấy tờ chứng minh tình trạng của người phụ thuộc.
Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:
- Bản chụp Giấy khai sinh hoặc giấy tờ hợp pháp khác chứng minh quan hệ cha, mẹ và con.
- Bản chụp thẻ Căn cước của người phụ thuộc (nếu đã được cấp).
- Bản chụp giấy xác nhận mất năng lực hành vi dân sự hoặc giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật.
Đây là căn cứ để cơ quan thuế xác định người phụ thuộc đáp ứng điều kiện đăng ký giảm trừ gia cảnh theo quy định.
5. Hồ sơ đối với con từ đủ 18 tuổi đang theo học Đại học, Cao đẳng, Trung học chuyên nghiệp, học Nghề hoặc học THPT.
Theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC, đối với con từ đủ 18 tuổi đang học tại các cơ sở giáo dục theo quy định, ngoài giấy tờ chứng minh quan hệ cha, mẹ và con, người nộp thuế phải có thêm giấy tờ chứng minh việc học tập.
Hồ sơ gồm:
- Bản chụp Giấy khai sinh hoặc giấy tờ hợp pháp khác chứng minh quan hệ cha, mẹ và con.
-
Một trong các giấy tờ sau:
- Bản chụp thẻ sinh viên.
- Bản chụp giấy xác nhận của cơ sở giáo dục.
- Giấy tờ khác chứng minh người phụ thuộc đang theo học.
Việc bổ sung giấy tờ chứng minh quá trình học tập là căn cứ để cơ quan thuế xem xét việc giảm trừ gia cảnh theo quy định.
6. Hồ sơ đối với người phụ thuộc là Vợ hoặc Chồng
Theo khoản 2 Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC, trường hợp người phụ thuộc là vợ hoặc chồng, người nộp thuế phải chuẩn bị hồ sơ chứng minh quan hệ hôn nhân hợp pháp để làm căn cứ đăng ký giảm trừ gia cảnh.
Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:
- Bản chụp thẻ Căn cước của người phụ thuộc.
- Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy tờ hợp pháp khác do cơ quan có thẩm quyền cấp để chứng minh quan hệ vợ chồng.
Các giấy tờ trên là căn cứ để cơ quan thuế xác định mối quan hệ giữa người nộp thuế và người phụ thuộc khi xem xét đăng ký giảm trừ gia cảnh. Trường hợp thông tin đã được xác thực trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu được kết nối, chia sẻ với cơ quan thuế thì việc cung cấp lại giấy tờ sẽ được thực hiện theo quy định hiện hành.
7. Hồ sơ đối với cha, mẹ của người nộp thuế
Theo khoản 3 Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC, hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là cha, mẹ được xác định theo từng mối quan hệ cụ thể như cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi, cha mẹ của vợ hoặc chồng, cha dượng, mẹ kế và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:
- Bản chụp thẻ Căn cước của người phụ thuộc.
-
Bản chụp giấy tờ chứng minh mối quan hệ giữa người nộp thuế và người phụ thuộc, như:
- Giấy khai sinh.
- Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi.
- Giấy chứng nhận kết hôn.
- Hoặc giấy tờ hợp pháp khác theo quy định của pháp luật.
Tùy từng trường hợp cụ thể, người nộp thuế cần chuẩn bị loại giấy tờ phù hợp để chứng minh mối quan hệ với người phụ thuộc. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp cơ quan thuế có căn cứ xem xét và giải quyết việc đăng ký giảm trừ gia cảnh theo đúng quy định.
8. Hồ sơ đối với cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng
Theo khoản 4 Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC, người nộp thuế được đăng ký giảm trừ gia cảnh đối với cá nhân khác không nơi nương tựa mà mình trực tiếp nuôi dưỡng nếu đáp ứng điều kiện theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân.
Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:
- Bản chụp thẻ Căn cước của người phụ thuộc.
- Bản kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.
- Giấy tờ chứng minh mối quan hệ giữa người nộp thuế và người phụ thuộc hoặc giấy tờ chứng minh nghĩa vụ nuôi dưỡng (nếu có).
Đây là nhóm người phụ thuộc có yêu cầu hồ sơ tương đối chặt chẽ nhằm chứng minh cả mối quan hệ và trách nhiệm trực tiếp nuôi dưỡng của người nộp thuế. Do đó, các thông tin kê khai cần bảo đảm đầy đủ, chính xác để tránh phải bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ trong quá trình giải quyết.
9. Hồ sơ đối với người phụ thuộc không có khả năng lao động
Theo khoản 5 Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC, đối với trường hợp người phụ thuộc không có khả năng lao động, ngoài hồ sơ chứng minh mối quan hệ tương ứng với từng nhóm người phụ thuộc nêu trên, người nộp thuế phải bổ sung giấy tờ chứng minh tình trạng của người phụ thuộc.
Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:
- Hồ sơ chứng minh mối quan hệ tương ứng với từng đối tượng người phụ thuộc theo quy định.
- Giấy tờ chứng minh người phụ thuộc có tỷ lệ suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên theo quy định của pháp luật.
Việc bổ sung giấy tờ này là căn cứ để cơ quan thuế xác định người phụ thuộc đáp ứng điều kiện được tính giảm trừ gia cảnh theo quy định của pháp luật thuế thu nhập cá nhân.
III. Những điểm cần lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ chứng minh người phụ thuộc từ ngày 01/7/2026
1. Ưu tiên khai thác dữ liệu điện tử khi giải quyết hồ sơ
Một trong những điểm đáng chú ý của Thông tư 87/2026/TT-BTC là tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý thuế nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính.
Theo đó, cơ quan thuế ưu tiên khai thác thông tin của người nộp thuế và người phụ thuộc từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu khác đã được kết nối, chia sẻ với cơ quan thuế theo quy định.
Trường hợp thông tin đã được xác thực trên các cơ sở dữ liệu này, người nộp thuế không phải cung cấp lại các giấy tờ tương ứng. Ngược lại, nếu dữ liệu chưa được đồng bộ, thiếu thông tin hoặc cơ quan thuế chưa thể khai thác, người nộp thuế vẫn phải chuẩn bị và cung cấp đầy đủ hồ sơ chứng minh theo quy định.
Quy định này góp phần đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm số lượng giấy tờ phải nộp và tạo thuận lợi cho người nộp thuế khi thực hiện đăng ký người phụ thuộc.
2. Người nộp thuế phải chịu trách nhiệm về thông tin đã kê khai
Mặc dù cơ quan thuế có thể khai thác dữ liệu điện tử, người nộp thuế vẫn là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của thông tin và hồ sơ đăng ký người phụ thuộc.
Để tránh ảnh hưởng đến quyền lợi giảm trừ gia cảnh, người nộp thuế cần lưu ý:
- Đăng ký người phụ thuộc đúng thời hạn theo quy định.
- Kê khai đầy đủ, trung thực các thông tin của người phụ thuộc.
- Chuẩn bị đúng loại hồ sơ đối với từng nhóm người phụ thuộc.
- Lưu giữ các giấy tờ liên quan để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra hoặc đối chiếu.
Việc kê khai không đúng thực tế hoặc sử dụng hồ sơ không hợp lệ có thể dẫn đến việc bị truy thu số thuế đã được giảm trừ, xử phạt vi phạm hành chính về thuế hoặc phải điều chỉnh lại hồ sơ theo quy định.
3. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi tiếp nhận hồ sơ của người lao động?
Đối với doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận kế toán và nhân sự, việc tiếp nhận hồ sơ người phụ thuộc cũng cần được thực hiện cẩn trọng nhằm bảo đảm việc khấu trừ và quyết toán thuế thu nhập cá nhân đúng quy định.
Doanh nghiệp nên:
- Hướng dẫn người lao động chuẩn bị hồ sơ theo đúng từng đối tượng người phụ thuộc.
- Kiểm tra tính đầy đủ và thống nhất của các giấy tờ trước khi tiếp nhận.
- Lưu giữ hồ sơ theo quy định để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế.
- Cập nhật các quy định mới về thuế thu nhập cá nhân để tránh áp dụng sai quy định.
Việc quản lý hồ sơ chặt chẽ không chỉ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro trong quá trình quyết toán thuế mà còn bảo đảm quyền lợi về giảm trừ gia cảnh cho người lao động.
4. Hồ sơ được nộp dưới dạng bản chụp
Theo Thông tư 87/2026/TT-BTC, hồ sơ chứng minh người phụ thuộc được nộp dưới dạng bản chụp (photo hoặc scan).
Người nộp thuế không bắt buộc chứng thực giấy tờ nếu cơ quan thuế không yêu cầu đối chiếu với bản chính. Tuy nhiên, người nộp thuế vẫn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của hồ sơ đã kê khai.
IV. Kết luận
Từ ngày 01/7/2026, hồ sơ chứng minh người phụ thuộc được thực hiện theo Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC, với quy định cụ thể đối với từng nhóm đối tượng như con, vợ hoặc chồng, cha mẹ và các cá nhân khác mà người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng. Đồng thời, việc ưu tiên khai thác dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu đã được kết nối góp phần đơn giản hóa thủ tục hành chính và giảm bớt giấy tờ trong nhiều trường hợp.
Để việc đăng ký giảm trừ gia cảnh diễn ra thuận lợi, người nộp thuế cần chủ động chuẩn bị đúng hồ sơ theo từng trường hợp, kê khai trung thực và cập nhật kịp thời khi có thay đổi về người phụ thuộc. Đối với doanh nghiệp và tổ chức chi trả thu nhập, việc tiếp nhận và lưu giữ hồ sơ theo đúng quy định cũng góp phần bảo đảm quyền lợi giảm trừ gia cảnh của người lao động và phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra khi cần thiết.
Nguồn: https://thuvienphapluat.vn/phap-luat-doanh-nghiep/bai-viet/chinh-thuc-ho-so-dang-ky-nguoi-phu-thuoc-tu-1-7-2026-theo-thong-tu-87-2026-tt-btc-22160.html
