Hàng hóa tặng khách hàng có phải lập hóa đơn và lập khi nào?

Tặng hàng hóa cho khách hàng là hoạt động phổ biến trong quá trình kinh doanh, đặc biệt vào các dịp lễ, Tết, tri ân khách hàng hoặc triển khai chương trình chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn băn khoan liệu hàng hóa cho, biếu, tặng có phải lập hóa đơn hay không, lập vào thời điểm nào và lập hóa đơn tổng hợp hay từng hóa đơn riêng lẻ. Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã có hiệu lực với những quy định mới về hóa đơn điện tử, trong đó trực tiếp đề cập đến hàng hóa dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng. Theo góc nhìn của AGS, doanh nghiệp cần đồng thời xem xét về nghĩa vụ hóa đơn, thuế GTGT và cách ghi nhận để tránh sai sót trong quá trình kê khai và quyết toán thuế.

1.1. Hàng tặng khách hàng và hàng khuyến mại có giống nhau không?

Nghị định 254 đều đưa hai nhóm này vào trường hợp phải lập hóa đơn, nhưng về bản chất thương mại và cách xác định nghĩa vụ thuế có thể khác nhau. Chẳng hạn, doanh nghiệp thực hiện chương trình “Mua 10 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm” theo đúng quy định về khuyến mại thì hàng tặng có thể được xử lý theo quy định của pháp luật về thương mại và thuế GTGT đối với hàng khuyến mại.

Đối với hàng cho, biếu, tặng, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình thống nhất giữa bộ phận kinh doanh, kho và kế toán. Khi hàng hóa thực tế được xuất giao cho khách hàng, bộ phận kế toán cần có đủ hồ sơ chứng minh nghiệp vụ như quyết định hoặc chương trình tặng hàng, danh sách khách hàng nhận hàng, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận và hóa đơn điện tử.

Việc lập hóa đơn đúng thời điểm không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định về hóa đơn mà còn tạo sự thống nhất giữa sổ kho – kế toán – hóa đơn – kê khai thuế.

2.1. Có được lập hóa đơn tổng hợp cho hàng tặng khách hàng không?

Theo nội dung hóa đơn ban hành kèm Nghị định 254, đối với hàng hóa, dịch vụ khuyến mại theo quy định pháp luật về thương mại và hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng phù hợp với quy định pháp luật, doanh nghiệp được lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch phát sinh trong tháng hoặc quý, phù hợp với kỳ khai thuế GTGT của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa.Ví dụ, trong tháng 8/2026, doanh nghiệp thực hiện tặng hàng cho 100 khách hàng. Nếu đáp ứng điều kiện áp dụng hóa đơn tổng hợp, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch tặng hàng phát sinh trong tháng thay vì phải lập 100 hóa đơn riêng lẻ.

Tuy nhiên, việc lập hóa đơn tổng hợp không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể bỏ qua hồ sơ chi tiết. Doanh nghiệp phải bảo đảm hóa đơn tổng hợp phản ánh đầy đủ, chính xác các giao dịch phát sinh; đồng thời phải lưu giữ danh sách chi tiết hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, cho, biếu, tặng và hồ sơ có liên quan để phục vụ việc quản lý thuế. Trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn theo từng giao dịch thì người bán phải lập hóa đơn giao cho khách hàng theo quy định. Hóa đơn tổng hợp cũng phải thể hiện nội dung phù hợp và có dòng dẫn chiếu đến bảng kê. Theo quy định, hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số..., ngày... tháng... năm...”; bảng kê cần thể hiện các thông tin liên quan đến người bán, hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền và các nội dung thuế tương ứng trong trường hợp áp dụng phương pháp khấu trừ.

3. Giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa tặng khách hàng.

Việc phải lập hóa đơn không có nghĩa doanh nghiệp được bỏ qua nghĩa vụ thuế GTGT. Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng, cho, giá tính thuế GTGT được xác định theo giá của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động biếu, tặng theo pháp luật thuế GTGT hiện hành.

3.1. Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa dùng để tặng có được khấu trừ không?

Đây là câu hỏi thường gặp khi doanh nghiệp mua hàng hoặc sản xuất hàng hóa để phục vụ chương trình tặng khách hàng. Việc hàng hóa được sử dụng để cho, biếu, tặng không tự động đồng nghĩa với việc toàn bộ thuế GTGT đầu vào bị loại khỏi khấu trừ. Doanh nghiệp cần xem xét điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào và mối liên hệ của hàng hóa, dịch vụ với hoạt động sản xuất, kinh doanh chịu thuế của doanh nghiệp.

Đáng chú ý, quy định về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN hiện hành cũng có sự liên hệ với thuế GTGT đầu ra của hàng biếu, hàng tặng. Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định phần thuế GTGT đầu ra của hàng biếu, hàng tặng không thu tiền phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp không bị xem như phần thuế GTGT nộp theo phương pháp khấu trừ để loại khỏi chi phí được trừ theo quy định tương ứng. Do đó, doanh nghiệp cần theo dõi riêng hồ sơ của hàng tặng để tránh tình trạng chỉ xử lý hóa đơn đầu ra mà bỏ sót phần thuế GTGT đầu vào và chi phí liên quan.

4. Hàng hóa cho, biếu, tặng có ghi nhận doanh thu khi tính thuế TNDN không?

Theo Điều 8 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh thu để tính thu nhập chịu thuế TNDN là toàn bộ tiền bán hàng, tiền gia công, tiền cung ứng dịch vụ mà doanh nghiệp được hưởng; đối với hoạt động bán hàng hóa, thời điểm xác định doanh thu là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.

Vì vậy, cần tránh cách hiểu đơn giản rằng “cứ xuất hóa đơn hàng tặng là doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng tương ứng”. Với một giao dịch tặng hàng không thu tiền, doanh nghiệp không phát sinh một khoản tiền bán hàng thực tế từ khách hàng. Việc lập hóa đơn nhằm phản ánh nghiệp vụ và thực hiện nghĩa vụ về hóa đơn, thuế GTGT không đồng nghĩa với việc khoản giá trị ghi trên hóa đơn đương nhiên trở thành doanh thu bán hàng để tính thuế TNDN giống như một giao dịch bán hàng có thu tiền.

5. Một số lưu ý của AGS đối với doanh nghiệp.

Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP tạo thêm cơ sở pháp lý rõ ràng cho việc xử lý hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng. Đặc biệt, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn tổng hợp theo tháng hoặc quý đối với hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng phù hợp với quy định, nhưng vẫn phải bảo đảm khả năng truy xuất từng giao dịch thông qua danh sách và hồ sơ chi tiết. Theo quan điểm của AGS, doanh nghiệp nên lưu ý 5 vấn đề chính:

• Hàng hóa tặng khách hàng về nguyên tắc vẫn phải lập hóa đơn điện tử.
• Cần xác định đúng bản chất là khuyến mại hay cho, biếu, tặng, vì cách xử lý thuế có thể khác nhau.
• Có thể sử dụng hóa đơn tổng hợp cho hàng cho, biếu, tặng nếu đáp ứng điều kiện; tuy nhiên phải lưu bảng kê và hồ sơ chi tiết.
• Hàng tặng không đồng nghĩa với doanh thu bán hàng để tính thuế TNDN. Doanh nghiệp cần phân biệt nghĩa vụ lập hóa đơn với việc xác định doanh thu, chi phí và thu nhập chịu thuế.
• Hồ sơ chứng minh mục đích và tính thực tế của khoản tặng hàng rất quan trọng, đặc biệt khi doanh nghiệp muốn bảo vệ khoản chi liên quan khi quyết toán thuế TNDN.

Trong thực tế, rủi ro thường không nằm ở việc doanh nghiệp “có xuất hóa đơn hay không” mà nằm ở việc hóa đơn, chứng từ, kho và hồ sơ chương trình tặng hàng không thống nhất. Một chương trình tặng hàng có giá trị lớn nhưng không có danh sách khách hàng, không có căn cứ chương trình, thiếu chứng từ giao nhận hoặc không đối chiếu được với số lượng hàng xuất kho có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi giải trình với cơ quan thuế.

Với các doanh nghiệp có số lượng hàng tặng lớn, đặc biệt là doanh nghiệp thương mại, sản xuất hoặc doanh nghiệp FDI, AGS khuyến nghị xây dựng quy trình riêng cho nghiệp vụ cho, biếu, tặng hàng hóa, trong đó phân định rõ trách nhiệm của bộ phận kinh doanh, kho, kế toán và thuế. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ Nghị định 254/2026/NĐ-CP mà còn kiểm soát tốt hơn nghĩa vụ thuế GTGT và thuế TNDN phát sinh liên quan. AGS hiện cung cấp các dịch vụ kế toán, thuế và hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kê khai, quyết toán và xử lý các vấn đề thuế phát sinh trong hoạt động kinh doanh.

Thông tin khác