Phần mềm kế toán ACMan là gì? Chức năng, ưu điểm và những điều doanh nghiệp cần biết

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, số lượng giao dịch tài chính, hóa đơn, chứng từ, công nợ và dữ liệu kế toán ngày càng tăng. Nếu toàn bộ dữ liệu vẫn được quản lý chủ yếu bằng Excel hoặc nhiều file riêng biệt, bộ phận kế toán có thể mất khá nhiều thời gian cho việc nhập liệu, kiểm tra, đối chiếu và tổng hợp báo cáo.
Đây cũng là lý do các phần mềm kế toán ngày càng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp.

Một trong những phần mềm đang được cung cấp tại thị trường Việt Nam là ACMan. Không chỉ hỗ trợ các nghiệp vụ kế toán cơ bản, ACMan còn hướng tới việc kết nối dữ liệu kế toán với hóa đơn điện tử, nhân sự – tiền lương và các công cụ quản trị khác.
Vậy phần mềm kế toán ACMan là gì? ACMan có những chức năng nào và doanh nghiệp cần lưu ý gì trước khi lựa chọn? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Phần mềm kế toán ACMan là gì?

ACMan là phần mềm hỗ trợ quản lý tài chính – kế toán dành cho doanh nghiệp, được phát triển nhằm hỗ trợ quá trình ghi nhận, xử lý và tổng hợp các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong hoạt động kinh doanh.

Theo thông tin từ nhà cung cấp, phiên bản ACMan 9.1 hiện được phát triển trên nền tảng dữ liệu Online và ứng dụng công nghệ điện toán đám mây. Phần mềm cũng hỗ trợ nhiều ngôn ngữ, trong đó có tiếng Việt, tiếng Anh và khả năng tùy biến thêm ngôn ngữ thứ ba theo nhu cầu quản trị của doanh nghiệp.

Bên cạnh các nghiệp vụ kế toán, ACMan còn có khả năng tích hợp với hóa đơn điện tử, phần mềm quản lý nhân sự và các giải pháp khác trong hệ thống quản trị doanh nghiệp.
Điều này cho thấy ACMan không chỉ hướng đến việc thay thế các bảng tính kế toán đơn lẻ mà còn được phát triển theo hướng tập trung và liên kết dữ liệu phục vụ công tác quản trị.

2. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán?

Trước khi tìm hiểu riêng về ACMan, cần nhìn lại một vấn đề phổ biến trong công tác kế toán: phụ thuộc quá nhiều vào thao tác thủ công.
Excel là công cụ rất hữu ích và vẫn được sử dụng rộng rãi trong kế toán.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, số lượng giao dịch tăng lên và nhiều nhân viên cùng tham gia xử lý dữ liệu, việc quản lý bằng nhiều file riêng biệt có thể phát sinh một số khó khăn.
Ví dụ:

• Cùng một thông tin phải nhập lại ở nhiều bảng;
• Khó kiểm soát phiên bản mới nhất của file;
• Công thức Excel có thể bị sửa hoặc xóa nhầm;
• Khó kiểm soát lịch sử chỉnh sửa;
• Việc tổng hợp số liệu từ nhiều nguồn mất nhiều thời gian;
• Khó phân quyền khi nhiều nhân viên cùng làm việc;
• Dữ liệu giữa bán hàng, kho, công nợ và kế toán có thể không đồng nhất.

Phần mềm kế toán giúp tập trung dữ liệu trên một hệ thống và liên kết các nghiệp vụ có liên quan.
Thay vì dành nhiều thời gian để “gom số liệu”, kế toán có thể tập trung hơn vào việc kiểm tra tính hợp lý của dữ liệu, đối chiếu số liệu và phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp.

3. Những chức năng đáng chú ý của phần mềm kế toán ACMan

Theo thông tin do ACMan công bố, hệ thống được xây dựng để hỗ trợ nhiều nhóm nghiệp vụ kế toán và quản trị khác nhau.

3.1. Quản lý mua hàng và công nợ phải trả

Đối với hoạt động mua hàng, doanh nghiệp thường phải quản lý đồng thời nhiều loại thông tin như nhà cung cấp, hóa đơn, hàng hóa, thời hạn thanh toán và công nợ.
ACMan hỗ trợ quản lý nghiệp vụ mua hàng, nhập khẩu và các khoản công nợ phải trả.
Việc liên kết thông tin mua hàng với công nợ giúp kế toán thuận tiện hơn khi kiểm tra:

• Doanh nghiệp đang còn nợ nhà cung cấp nào?
• Khoản nào đã đến hạn thanh toán?
• Giá trị mua hàng trong từng kỳ là bao nhiêu?
• Công nợ phát sinh từ giao dịch nào?

Đây là những thông tin quan trọng đối với cả bộ phận kế toán và người quản lý dòng tiền.

3.2. Quản lý bán hàng và công nợ phải thu

Tương tự hoạt động mua hàng, ACMan cũng hỗ trợ quản lý bán hàng, xuất khẩu và công nợ phải thu.
Khi dữ liệu bán hàng và công nợ được liên kết, doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng thanh toán của từng khách hàng thuận tiện hơn.

Việc quản lý tốt công nợ phải thu đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có số lượng khách hàng lớn hoặc áp dụng chính sách bán hàng trả chậm.
Thay vì phải kiểm tra nhiều file khác nhau, kế toán có thể khai thác dữ liệu trên hệ thống để phục vụ việc đối chiếu và thu hồi công nợ.

3.3. Quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng là những khoản mục có số lượng giao dịch phát sinh thường xuyên.
ACMan hỗ trợ nghiệp vụ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng.

Đối với các giao dịch bằng ngoại tệ, hệ thống còn có chức năng hỗ trợ xử lý chênh lệch tỷ giá và đánh giá các khoản mục có gốc ngoại tệ cuối kỳ.
Chức năng này có thể đặc biệt hữu ích đối với các doanh nghiệp thường xuyên phát sinh giao dịch bằng USD, JPY hoặc các ngoại tệ khác.

3.4. Quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ và chi phí trả trước

Một trong những công việc mất khá nhiều thời gian nếu thực hiện hoàn toàn thủ công là theo dõi tài sản cố định, công cụ dụng cụ và chi phí trả trước.
Doanh nghiệp cần theo dõi nhiều thông tin như:

• Nguyên giá;
• Ngày đưa vào sử dụng;
• Thời gian khấu hao hoặc phân bổ;
• Giá trị đã khấu hao;
• Giá trị còn lại;
• Bộ phận sử dụng;
• Chi phí được ghi nhận trong từng kỳ.

ACMan có chức năng hỗ trợ quản lý tài sản cố định hữu hình, vô hình, công cụ dụng cụ và chi phí trả trước.
Việc quản lý tập trung giúp giảm khối lượng bảng tính riêng mà kế toán phải duy trì hàng tháng.

3.5. Quản trị nhân sự và kế toán tiền lương

Một điểm đáng chú ý của hệ sinh thái ACMan là khả năng liên kết với quản lý nhân sự và tiền lương.
Theo thông tin của nhà cung cấp, hệ thống quản lý nhân sự ACMan có thể hỗ trợ quản lý thông tin nhân viên, hợp đồng lao động, thời gian làm việc, nghỉ phép, tính lương và tích hợp dữ liệu vào kế toán.

Đối với doanh nghiệp có nhiều nhân viên, việc kết nối giữa dữ liệu nhân sự và kế toán có thể giúp hạn chế tình trạng phải nhập lại số liệu lương bằng phương pháp thủ công.

3.6. Kế toán tổng hợp và báo cáo quản trị

Dữ liệu từ các nghiệp vụ phát sinh cuối cùng cần được tổng hợp để phục vụ việc lập sổ sách và báo cáo.
ACMan có chức năng kế toán tổng hợp và hệ thống báo cáo quản trị đa chiều. Theo nhà cung cấp, các báo cáo có khả năng tùy biến để hỗ trợ người quản lý phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định.

Đây là một điểm cần quan tâm khi lựa chọn phần mềm kế toán, bởi mục tiêu cuối cùng không chỉ là “nhập chứng từ” mà còn là biến dữ liệu kế toán thành thông tin có thể sử dụng trong quản trị doanh nghiệp.

4. Khả năng tích hợp của ACMan có gì đáng chú ý?

Một phần mềm kế toán hoạt động hoàn toàn độc lập có thể khiến doanh nghiệp vẫn phải nhập lại dữ liệu từ nhiều hệ thống khác nhau.
Do đó, khả năng tích hợp ngày càng trở thành tiêu chí quan trọng khi lựa chọn phần mềm.
Theo thông tin từ ACMan, hệ thống hỗ trợ kết nối hoặc tích hợp với:

• Hóa đơn điện tử;
• Phần mềm quản lý nhân sự;
• Phần mềm bán hàng;
• Các giải pháp quản lý nhà hàng, khách sạn và lĩnh vực chuyên biệt;
• HTKK;
• Chữ ký số;
• Các giải pháp trong hệ thống ERP.

Khả năng liên kết này giúp doanh nghiệp có cơ sở xây dựng một hệ thống dữ liệu thống nhất hơn thay vì sử dụng nhiều công cụ hoàn toàn tách biệt.

5. ACMan và Excel: doanh nghiệp nên sử dụng công cụ nào?

Không thể khẳng định phần mềm kế toán luôn thay thế hoàn toàn Excel.
Trên thực tế, Excel vẫn là công cụ rất mạnh trong việc phân tích dữ liệu, lập bảng tính riêng hoặc xử lý các yêu cầu đặc thù.
Điểm khác biệt nằm ở mục đích sử dụng.

Tiêu chí	Excel	Phần mềm kế toán ACMan
Nhập liệu đơn giản	Phù hợp	Phù hợp
Quản lý lượng dữ liệu lớn	Có thể trở nên phức tạp	Được thiết kế để quản lý dữ liệu kế toán
Liên kết các nghiệp vụ	Chủ yếu thông qua công thức/file	Dữ liệu được tổ chức trong hệ thống
Phân quyền người dùng	Hạn chế hơn	Có thể quản lý theo hệ thống
Quản lý công nợ	Thường cần bảng theo dõi riêng	Có chức năng quản lý công nợ
Quản lý TSCĐ/CCDC	Thường quản lý bằng bảng riêng	Có chức năng quản lý
Hóa đơn điện tử	Không tích hợp trực tiếp	Có khả năng tích hợp
Báo cáo kế toán	Cần thiết lập công thức	Hệ thống hỗ trợ tổng hợp dữ liệu
Khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển	Có thể trở nên khó kiểm soát khi dữ liệu và nghiệp vụ tăng	Có các giải pháp phù hợp với từng quy mô doanh nghiệp