Hướng dẫn ghi sổ doanh thu hộ kinh doanh theo Thông tư 152

Kể từ khi Thông tư 152/2025/TT-BTC chính thức có hiệu lực thi hành từ đầu năm 2026 thay thế hoàn toàn Thông tư 88/2021/TT-BTC, chế độ kế toán dành cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đã bước sang một giai đoạn chuẩn hóa mới. Trong hệ thống chứng từ sổ sách bắt buộc, sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ đóng vai trò then chốt làm căn cứ xác định doanh thu tính thuế GTGT và thuế TNCN nộp vào ngân sách nhà nước.

I. Khung pháp lý chế độ kế toán hộ kinh doanh theo Thông tư 152/2025/TT-BTC

Ngày 31/12/2025, Bộ Tài chính đã chính thức ban hành Thông tư số 152/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại Việt Nam, có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2026. Sự ra đời của Thông tư 152 đã bãi bỏ và thay thế toàn diện Thông tư 88/2021/TT-BTC trước đó, mang đến những cải cách lớn nhằm tương thích chặt chẽ với lộ trình chuyển đổi số, triển khai hóa đơn điện tử toàn diện và các sửa đổi trong Luật Quản lý thuế, Luật Thuế GTGT và Thuế TNCN.
Khác với giai đoạn trước khi việc ghi sổ còn mang tính chất thử nghiệm hoặc chỉ tập trung vào nhóm kê khai, Thông tư 152/2025/TT-BTC đã thiết lập một hành lang pháp lý minh bạch, phân loại rõ chế độ kế toán theo từng nhóm đối tượng và nghĩa vụ thuế:

• Nhóm 1 - Hộ, cá nhân không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN: Áp dụng mẫu sổ kế toán đơn giản hóa tối đa (Mẫu S1a-HKD - Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ) để theo dõi doanh thu thực tế, bảo đảm việc kiểm soát ngưỡng doanh thu được miễn thuế.

• Nhóm 2 - Hộ, cá nhân nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu: Áp dụng Mẫu S2a-HKD (Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ) nhằm phân loại doanh thu chịu thuế theo từng ngành nghề kinh doanh cụ thể.

• Nhóm 3 - Hộ, cá nhân nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % và nộp thuế TNCN theo thu nhập tính thuế (Doanh thu trừ Chi phí): Đây là nhóm hộ kinh doanh quy mô lớn, hộ chuyển đổi mô hình tiệm cận doanh nghiệp, phải mở đầy đủ hệ thống sổ gồm: Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S2b-HKD) xác định doanh thu tính thuế GTGT; Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu S2c-HKD) xác định thu nhập chịu thuế TNCN; Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu S2d-HKD) theo dõi hàng tồn kho; Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi (Mẫu S2e-HKD).

• Nhóm 4 - Hộ, cá nhân kinh doanh có phát sinh các loại thuế khác: Ví dụ thuế tài nguyên, bảo vệ môi trường, xuất nhập khẩu... phải theo dõi thêm Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác (Mẫu S3a-HKD).
  

Đặc biệt, Thông tư 152/2025/TT-BTC đã cởi mở tối đa trong khâu tổ chức nhân sự: chủ hộ được quyền tự ghi chép, thuê dịch vụ hoặc cho phép người thân trong gia đình (vợ, chồng, bố, mẹ, con cái, anh chị em) hoặc người quản lý, thủ quỹ kiêm nhiệm làm kế toán. Đồng thời, thông tư quy định cụ thể thời hạn lưu trữ chứng từ, sổ kế toán tối thiểu là 05 năm (bằng giấy hoặc lưu trữ phương tiện điện tử).

II. Hộ kinh doanh ghi sổ doanh thu theo từng lần hay ghi định kỳ?

Quy tắc thời điểm ghi nhận là mấu chốt quyết định tính hợp lệ của hệ thống sổ sách kế toán. Căn cứ theo các nguyên tắc kế toán quy định tại Điều 3 và Điều 4 Thông tư 152/2025/TT-BTC, nghiệp vụ kế toán phải được phản ánh liên tục, kịp thời, theo đúng trình tự thời gian phát sinh của các giao dịch kinh tế, dựa trên các chứng từ kế toán hợp pháp và hợp lệ.

Áp dụng vào thực tiễn kinh doanh đa dạng hiện nay, câu trả lời cho việc ghi theo từng lần hay định kỳ được phân định cụ thể theo các trường hợp sau:

1. Bán buôn, bán hàng cho doanh nghiệp hoặc giao dịch xuất hóa đơn riêng

Đối với các đơn hàng bán buôn, cung ứng vật tư, hàng hóa hoặc dịch vụ cho các tổ chức, công ty hay khách hàng cá nhân có yêu cầu xuất hóa đơn điện tử riêng:

• Hộ kinh doanh bắt buộc phải ghi sổ doanh thu theo từng lần phát sinh giao dịch.
• Mỗi một số hóa đơn điện tử được cấp mã thành công hoặc mỗi hợp đồng kinh tế hoàn tất bàn giao sẽ ứng với một dòng ghi sổ riêng biệt.
• Thời điểm ghi sổ là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa hoặc thời điểm hoàn thành dịch vụ được khách hàng nghiệm thu, bất kể khách hàng đã thanh toán ngay hay chưa trả tiền.

2. Bán lẻ hàng hóa, dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng cuối cùng

Tại các cửa hàng bán lẻ như tạp hóa, siêu thị mini, quầy thuốc tây, quán cà phê, quán ăn, tiệm cắt tóc... một ngày phát sinh hàng trăm, thậm chí hàng nghìn giao dịch nhỏ lẻ từ vài chục nghìn đến vài trăm nghìn đồng.

Nếu bắt buộc ghi sổ từng lần cho mỗi cốc nước hay chiếc bánh thì không khả thi và gây tê liệt vận hành. Do đó:

• Hộ kinh doanh được phép áp dụng phương thức ghi sổ định kỳ theo từng ngày.

• Căn cứ ghi sổ: Hộ kinh doanh dựa trên Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ được lập cuối mỗi ngày làm việc, hoặc dựa trên Báo cáo tổng hợp/Hóa đơn tổng kết ngày xuất từ máy tính tiền kết nối dữ liệu thuế.

• Mỗi ngày làm việc, người phụ trách kế toán chỉ cần ghi một dòng duy nhất đại diện cho tổng doanh thu bán lẻ trong ngày (kèm số hiệu chứng từ là Bảng kê số... hoặc Hóa đơn tổng kết ngày...).

• Lưu ý tối quan trọng: Thông tư 152/2025/TT-BTC tuyệt đối không cho phép dồn số liệu để ghi định kỳ theo tuần, theo tháng hoặc theo quý. Việc gom số liệu cuối tháng mới viết sổ một lần bị coi là hành vi ghi sổ kế toán không kịp thời, làm mất tính liên tục và vi phạm nghiêm trọng luật kế toán.
  

3. Kinh doanh trên sàn thương mại điện tử và nền tảng mạng xã hội

Với các shop online bán hàng qua Shopee, Lazada, TikTok Shop:

• Hộ kinh doanh có thể ghi sổ doanh thu định kỳ theo ngày hoặc theo từng kỳ quyết toán/chu kỳ đối soát dòng tiền của đơn vị sàn/đơn vị vận chuyển (thường là 3 ngày, 7 ngày một lần).
  
• Chứng từ làm căn cứ vào sổ là Báo cáo sao kê đơn hàng thành công kèm Phiếu đối soát thanh toán của sàn thương mại điện tử. Doanh thu ghi nhận bắt buộc phải là tổng giá trị đơn hàng trước khi trừ phí sàn, phí vận chuyển và mã giảm giá tài trợ bởi người bán.

III. Có cần ghi chi tiết từng mặt hàng vào sổ doanh thu không?

Rất nhiều hộ kinh doanh băn khoăn: Cửa hàng có cả nghìn mã hàng hóa (bánh kẹo, phụ tùng, quần áo các size...), vậy khi ghi sổ doanh thu có phải chép tên từng món hàng vào sổ hay không?
Câu trả lời căn cứ theo cấu trúc các mẫu sổ kế toán ban hành kèm Thông tư 152/2025/TT-BTC là: HOÀN TOÀN KHÔNG CẦN ghi chi tiết tên từng mặt hàng cụ thể vào Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ. Tuy nhiên, hộ kinh doanh BẮT BUỘC phải phân loại chi tiết doanh thu theo từng nhóm ngành nghề chịu thuế suất khác nhau.

1. Tại sao không cần chi tiết từng mặt hàng trên sổ doanh thu?

Bản chất của các mẫu Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo Thông tư 152 (như Mẫu S2a-HKD, S2b-HKD) là công cụ dùng để phục vụ công tác tính thuế và quản lý doanh thu theo tỷ lệ phần trăm:

• Tại cột Diễn giải, bạn chỉ cần ghi tóm tắt bản chất giao dịch
  
• Bạn không cần và không được khuyến khích liệt kê chi li từng cây bút, gói kẹo hay cái ốc vít vào cột này vì sẽ làm sổ sách trở nên cồng kềnh, rối loạn và không đúng mục đích thiết kế của biểu mẫu kế toán.

2. Chi tiết tên, số lượng hàng hóa được quản lý và theo dõi ở đâu?

Dù sổ doanh thu không yêu cầu ghi chi tiết tên hàng, nhưng điều đó không đồng nghĩa với việc hộ kinh doanh được phép bỏ qua việc theo dõi thông tin hàng hóa. Dữ liệu chi tiết từng mặt hàng được phân tách quản lý rõ ràng ở hai cấp độ:

• Cấp độ chứng từ gốc: Từng tên mặt hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá phải được phản ánh đầy đủ, rõ ràng trên Hóa đơn điện tử, Bảng kê chi tiết bán lẻ, Phiếu xuất kho hoặc phần mềm bán hàng POS. Đây là bằng chứng pháp lý để chứng minh doanh thu phát sinh từ hàng hóa hợp pháp.
  
• Cấp độ Sổ kế toán kho: Đối với những hộ kinh doanh thuộc nhóm nộp thuế theo phương pháp kê khai hoặc nhóm nộp thuế TNCN theo doanh thu trừ chi phí, Thông tư 152/2025/TT-BTC bắt buộc phải mở Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu S2d-HKD). Mẫu sổ này mới chính là nơi bắt buộc phải mở riêng cho từng loại hàng hóa, ghi nhận chi tiết: số lượng nhập, số lượng xuất, tồn kho và đơn giá tương ứng.

Như vậy: Sổ doanh thu (S2a-HKD / S2b-HKD) chỉ quản lý số tiền và nhóm tỷ lệ thuế; còn chi tiết từng mặt hàng cụ thể thuộc về Sổ theo dõi kho (S2d-HKD) và chứng từ gốc.

IV. Hướng dẫn lập và phân loại ngành nghề trên Sổ doanh thu chuẩn Thông tư 152

Để lập sổ doanh thu chính xác, hộ kinh doanh phải nắm vững cách phân loại các cột doanh thu tương ứng với các nhóm ngành nghề chịu thuế quy định tại Thông tư 152/2025/TT-BTC và Thông tư 40/2021/TT-BTC.

1. Cấu trúc các cột phân loại ngành nghề trong sổ doanh thu

Trong các mẫu sổ doanh thu (tiêu biểu như Mẫu S2a-HKD), doanh thu bắt buộc phải chia theo 4 nhóm lĩnh vực có tỷ lệ tính thuế khác nhau

2. Kết cấu chi tiết từng dòng trong sổ doanh thu

Biểu mẫu Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo Thông tư 152/2025/TT-BTC gồm các cột chỉ tiêu sau:

Cột A (Ngày tháng ghi sổ): Ghi ngày thực tế thực hiện thao tác nhập liệu vào sổ kế toán.

Cột B (Số hiệu chứng từ): Ghi rõ số hóa đơn điện tử (ví dụ: HD0001256) hoặc số bảng kê (ví dụ: BK-01).
Cột C (Ngày tháng chứng từ): Ngày xuất hóa đơn hoặc ngày chốt lập bảng kê bán lẻ.
Cột D (Diễn giải): Tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh một cách súc tích.
Cột 1 đến Cột 4: Điền số tiền doanh thu tương ứng vào đúng cột ngành nghề chịu thuế.
Cột 5 (Tổng doanh thu): Tổng số tiền của các cột ngành nghề cộng lại 

Việc nắm vững Thông tư 152/2025/TT-BTC là chìa khóa then chốt giúp các hộ kinh doanh vận hành chuyên nghiệp, an toàn trong kỷ nguyên số. Tóm lại: