Nội quy lao động là gì? Nội dung bắt buộc và hiệu lực theo quy định mới

Nội quy lao động là một trong những văn bản quản lý nội bộ quan trọng nhất của doanh nghiệp. Không chỉ đảm bảo tính kỷ luật, trật tự và an toàn tại nơi làm việc, nội quy lao động còn là cơ sở pháp lý duy nhất để người sử dụng lao động (NSDLĐ) tiến hành xử lý kỷ luật hoặc sa thải người lao động (NLĐ) khi có vi phạm.

Bài viết này sẽ cung cấp toàn bộ kiến thức chuyên sâu từ khái niệm, 9 nội dung bắt buộc, thủ tục đăng ký, mức phạt vi phạm hành chính cho đến cách triển khai thực tế chuẩn pháp luật hiện hành.

1. Khái niệm và Bắt buộc áp dụng Nội quy lao động

1.1. Khái niệm Nội quy lao động

Theo quy định tại Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 (BLLĐ 2019), pháp luật không đưa ra định nghĩa mang tính học thuật cố định, nhưng quy định rõ về hình thức và yêu cầu pháp lý:

• Nội quy lao động (NQLĐ) là văn bản quy phạm nội bộ do NSDLĐ ban hành, bao gồm các quy tắc ứng xử, kỷ luật lao động, thời giờ làm việc, an toàn vệ sinh lao động và trách nhiệm vật chất mà NLĐ phải tuân thủ khi làm việc tại doanh nghiệp.

• Nguyên tắc tối thượng: Nội dung của nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Những điều khoản trong NQLĐ hạn chế quyền lợi của NLĐ so với luật định hoặc trái luật đều vô hiệu.

1.2. Quy định về hình thức ban hành

Căn cứ Khoản 1 Điều 118 BLLĐ 2019:

• Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên: Bắt buộc phải ban hành Nội quy lao động bằng văn bản và thực hiện thủ tục đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước về lao động.

• Doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động: Không bắt buộc ban hành NQLĐ bằng văn bản. Tuy nhiên, nếu không ban hành bằng văn bản, các thỏa thuận về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất phải được ghi nhận rõ trong Hợp đồng lao động.

2. Chi tiết 09 Nội dung bắt buộc phải có trong Nội quy lao động

Căn cứ Khoản 2 Điều 118 BLLĐ 2019 và Khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, một bản NQLĐ chuẩn pháp lý bắt buộc phải bao gồm 9 nhóm nội dung sau:

2.1. Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi

• Thời giờ làm việc bình thường: Quy định số giờ làm việc trong ngày (không quá 8 giờ/ngày) và trong tuần (không quá 48 giờ/tuần).

• Ca làm việc và thời điểm ca: Thời gian bắt đầu và kết thúc ca làm việc, thời gian nghỉ giữa giờ, nghỉ chuyển ca.

• Làm thêm giờ (OT): Quy định nguyên tắc làm thêm giờ, tổng số giờ làm thêm trong ngày/tháng/năm và các trường hợp làm thêm giờ đặc biệt theo quy định pháp luật.

• Các chế độ nghỉ: Quy định về ngày nghỉ hằng tuần, nghỉ hằng năm (phép năm), nghỉ việc riêng có hưởng lương, nghỉ không hưởng lương và quy trình xin nghỉ.

2.2. Trật tự tại nơi làm việc

• Phạm vi làm việc và đi lại: Quy định khu vực làm việc của từng bộ phận, quy tắc đi lại trong giờ làm việc.

• Văn hóa ứng xử và trang phục: Quy định về quy chuẩn trang phục (đồng phục, bảo hộ), thái độ giao tiếp với đồng nghiệp, khách hàng và cấp trên.

• Chấp hành điều động: Quy định việc tuân thủ sự phân công, điều động, tác phong làm việc của cấp trên phù hợp với công việc.

2.3. An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc

• Trách nhiệm tuân thủ các quy trình, biện pháp bảo đảm an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ (PCCC).
  
• Trách nhiệm sử dụng, bảo quản trang thiết bị bảo hộ cá nhân (PPE) và máy móc thiết bị làm việc.
  
• Quy định giữ gìn vệ sinh chung, khử trùng, khử độc tại khu vực làm việc.
  

2.4. Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc

(Đây là nội dung mới và bắt buộc từ BLLĐ 2019 được chi tiết hóa tại Điều 84, 85 Nghị định 145/2020/NĐ-CP)

• Nghiêm cấm mọi hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc (bao gồm quấy rối bằng hành vi thể xác, lời nói hoặc phi lời nói).
  
• Quy định trình tự, thủ tục tiếp nhận, xử lý khiếu nại, tố cáo hành vi quấy rối tình dục.
  
• Quy định các hình thức xử lý kỷ luật tương ứng đối với người có hành vi quấy rối.
  

2.5. Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ

• Danh mục tài sản và thông tin mật: Quy định chi tiết các danh mục tài sản, dữ liệu, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ và tài sản sở hữu trí tuệ của doanh nghiệp.

• Trách nhiệm bảo mật: Quy định trách nhiệm cá nhân trong việc bảo vệ tài sản, không chia sẻ dữ liệu nội bộ ra ngoài.

• Hành vi vi phạm: Nêu rõ các hành vi bị coi là xâm phạm tài sản và tiết lộ thông tin mật của công ty.

2.6. Trường hợp tạm thời chuyển NLĐ làm việc khác so với Hợp đồng lao động

• Nêu rõ các trường hợp do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, hoặc do nhu cầu sản xuất, kinh doanh mà doanh nghiệp được quyền tạm thời chuyển NLĐ sang làm công việc khác so với hợp đồng (Căn cứ Điều 29 BLLĐ 2019).
  
• Thời hạn tạm thời chuyển (không quá 60 ngày làm việc cộng dồn trong 01 năm, trừ khi được NLĐ đồng ý bằng văn bản) và chế độ tiền lương áp dụng.
  

2.7. Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý

• Liệt kê cụ thể, chi tiết các hành vi vi phạm kỷ luật lao động tương ứng với từng mức độ.
  
• Liệt kê rõ các hình thức xử lý kỷ luật lao động theo luật định (Điều 124 BLLĐ 2019):
  1. Khiển trách.
     
  2. Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng.
     
  3. Cách chức.
     
  4. Sa thải (Phải nêu rõ hành vi nào sẽ bị áp dụng hình thức sa thải).
     

2.8. Trách nhiệm vật chất

• Các trường hợp NLĐ phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng, làm mất dụng cụ, thiết bị hoặc tài sản của doanh nghiệp.
  
• Quy định về mức bồi thường, phương thức trừ lương bồi thường (tối đa không quá 30% tiền lương tháng thực trả của NLĐ theo Điều 129, 130 BLLĐ 2019).
  
• Thẩm quyền và quy trình giải quyết bồi thường thiệt hại.
  

2.9. Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động

• Xác định rõ người có thẩm quyền ra quyết định xử lý kỷ luật lao động (thường là Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền hợp pháp theo quy định).
  

3. Quy trình và Hồ sơ Đăng ký Nội quy lao động

Theo quy định tại Điều 119, 120, 121 BLLĐ 2019, việc đăng ký NQLĐ là nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp có từ 10 lao động trở lên.

3.1. Trình tự ban hành và đăng ký

[Bước 1: Soạn thảo NQLĐ] 
      ↓
 [Bước 2: Tham khảo ý kiến Tổ chức đại diện NLĐ (Công đoàn nội bộ/Cơ sở)] 
      ↓
 [Bước 3: Ban hành Quyết định ban hành NQLĐ] 
      ↓
 [Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành] 
      ↓ 
[Bước 5: Cơ quan quản lý lao động thông báo chỉnh sửa (nếu có) trong 07 ngày làm việc] 
      ↓
 [Bước 6: Niêm yết công khai tại nơi làm việc]

3.2. Hồ sơ đăng ký Nội quy lao động bao gồm những gì?

Căn cứ Điều 120 BLLĐ 2019, hồ sơ bao gồm:

1. Văn bản đề nghị đăng ký Nội quy lao động (Mẫu quy định).

2. Bản Nội quy lao động (01 bản gốc).

3. Văn bản tham khảo ý kiến của Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có Công đoàn/Tổ chức đại diện).

4. Các văn bản của NSDLĐ có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).
   

3.3. Nơi nộp hồ sơ

• NSDLĐ nộp hồ sơ đăng ký NQLĐ tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (Sở LĐTB&XH) hoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện / Ban Quản lý các Khu công nghiệp - Khu kinh tế (nếu được Sở LĐTB&XH ủy quyền).
  
• Hình thức nộp: Nộp trực tiếp, gửi qua bưu điện hoặc nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia/tỉnh.
  

4. Thời điểm có hiệu lực của Nội quy lao động

Thời điểm có hiệu lực của Nội quy lao động phụ thuộc vào quy mô lao động của doanh nghiệp, cụ thể theo Điều 121 BLLĐ 2019:

• Đối với doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên: Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày Cơ quan chuyên môn về lao động nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký NQLĐ.

• Đối với doanh nghiệp sử dụng dưới 10 lao động: Hiệu lực do NSDLĐ quyết định và ghi rõ trong văn bản Nội quy lao động (thường là từ ngày ký ban hành).

Lưu ý quan trọng: Sau khi NQLĐ có hiệu lực, NSDLĐ phải niêm yết công khai NQLĐ tại những nơi làm việc cần thiết hoặc gửi bản sao/bản điện tử đến từng NLĐ.

5. Mức phạt vi phạm hành chính liên quan đến Nội quy lao động

Nếu không tuân thủ các quy định pháp luật về Nội quy lao động, NSDLĐ sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

(Lưu ý: Mức phạt dưới đây áp dụng đối với cá nhân. Mức phạt đối với tổ chức/doanh nghiệp bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân).

Hành vi vi phạm	Mức phạt cá nhân	Mức phạt doanh nghiệp
Không niêm yết công khai NQLĐ tại nơi làm việc	1.000.000 - 3.000.000 VNĐ	2.000.000 - 6.000.000 VNĐ
Không ban hành NQLĐ bằng văn bản khi dùng từ 10 lao động trở lên	5.000.000 - 10.000.000 VNĐ	10.000.000 - 20.000.000 VNĐ
Không đăng ký NQLĐ với cơ quan quản lý lao động	5.000.000 - 10.000.000 VNĐ	10.000.000 - 20.000.000 VNĐ
Sử dụng NQLĐ chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực	5.000.000 - 10.000.000 VNĐ	10.000.000 - 20.000.000 VNĐ
Ban hành NQLĐ có nội dung trái pháp luật	5.000.000 - 10.000.000 VNĐ	10.000.000 - 20.000.000 VNĐ
Xử lý kỷ luật/Sa thải NLĐ dựa trên lỗi không quy định trong NQLĐ	Trả lại lương + Bồi thường	Trả lại lương + Bồi thường + Phạt tiền