Kiểm soát hàng tồn kho: Những rủi ro doanh nghiệp cần lưu ý
Kiểm soát hàng tồn kho giúp doanh nghiệp hạn chế thất thoát, sai lệch số liệu, hàng chậm luân chuyển và nâng cao hiệu quả quản lý tài sản.
Hàng tồn kho là một trong những khoản mục quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất, thương mại và phân phối. Hàng tồn kho có thể bao gồm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa và hàng gửi đi bán. Việc quản lý không chặt chẽ có thể dẫn đến thất thoát, hư hỏng, tồn kho quá mức hoặc sai lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách kế toán.
Kiểm soát hàng tồn kho là quá trình doanh nghiệp theo dõi, kiểm tra và quản lý hàng hóa, vật tư từ khi mua hoặc nhập kho cho đến khi xuất sử dụng, bán hàng hoặc xử lý. Mục tiêu là đảm bảo hàng tồn kho được quản lý đúng số lượng, chất lượng, giá trị và đúng mục đích sử dụng.
Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, nhóm tài khoản hàng tồn kho gồm các tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường, 152 – Nguyên liệu, vật liệu, 153 – Công cụ, dụng cụ, 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang, 155 – Sản phẩm, 156 – Hàng hóa, 157 – Hàng gửi đi bán và 158 – Nguyên liệu, vật tư tại kho bảo thuế.
Trong thực tế, kiểm soát hàng tồn kho không chỉ là trách nhiệm của kế toán. Bộ phận kho, mua hàng, sản xuất, bán hàng và quản lý doanh nghiệp đều có vai trò trong việc đảm bảo số liệu và hàng hóa được kiểm soát chính xác.
Một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp:
Nguyên liệu, vật liệu là những vật tư được sử dụng trực tiếp hoặc gián tiếp cho quá trình sản xuất, kinh doanh. Doanh nghiệp cần kiểm soát cả số lượng, chủng loại, chất lượng và tình trạng sử dụng của từng loại vật tư.
Công cụ, dụng cụ có thể được sử dụng trong sản xuất, kinh doanh hoặc quản lý. Nếu không theo dõi đầy đủ, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc xác định công cụ đang nằm ở kho hay đã được đưa vào sử dụng.
Sản phẩm dở dang là những sản phẩm chưa hoàn thành tại thời điểm kiểm kê hoặc cuối kỳ kế toán. Đối với doanh nghiệp sản xuất, đây là nhóm hàng tồn kho cần được xác định chính xác vì có liên quan trực tiếp đến việc tính giá thành.
Thành phẩm và sản phẩm là những sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa bán hoặc chưa được đưa ra khỏi kho.
Hàng hóa là những sản phẩm doanh nghiệp mua về để bán lại. Đối với doanh nghiệp thương mại, đây thường là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn và cần được kiểm soát chặt chẽ.
Hàng gửi đi bán là hàng đã được chuyển đến đại lý hoặc đối tác nhưng chưa đủ điều kiện ghi nhận là hàng đã bán theo quy định. Doanh nghiệp cần theo dõi riêng để tránh ghi nhận thiếu hoặc trùng hàng tồn kho.
Theo hướng dẫn hiện hành, kế toán hàng hóa phải theo dõi chi tiết theo từng kho, từng loại và từng hàng hóa, cả về số lượng và giá trị.
Các nội dung cần kiểm tra gồm:
Việc kiểm tra ngay tại thời điểm nhận hàng giúp hạn chế tình trạng nhập sai số lượng hoặc nhận hàng không đúng chủng loại.
Kế toán cần kiểm tra sự phù hợp giữa:
Đơn đặt hàng → Phiếu nhập kho → Hóa đơn → Sổ kế toán.
Nếu các chứng từ không thống nhất, cần xác định nguyên nhân trước khi ghi nhận.
Một trong những lỗi phổ biến là kế toán nhập sai mã hàng hoặc chọn nhầm mã có tên gần giống nhau. Điều này có thể khiến số lượng của mã này tăng trong khi mã khác lại bị thiếu, dù tổng giá trị hàng tồn kho có thể vẫn không thay đổi.
Đối với những mặt hàng có hạn sử dụng, doanh nghiệp nên áp dụng nguyên tắc xuất trước đối với hàng nhập trước hoặc ưu tiên hàng có hạn sử dụng gần hơn tùy đặc điểm hàng hóa.
Kho cần được kiểm soát về:
Công thức kiểm tra cơ bản:
Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ
Nếu số liệu không khớp, kế toán và thủ kho cần kiểm tra lại chứng từ, phiếu nhập, phiếu xuất và các giao dịch điều chuyển hàng hóa.
Doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất tùy nhu cầu quản lý.
Khi kiểm kê, cần xác định:
Ví dụ:
Ví dụ, phần mềm thể hiện còn 500 sản phẩm nhưng kiểm kê thực tế chỉ có 480 sản phẩm. Chênh lệch 20 sản phẩm có thể xuất phát từ việc ghi nhận sai, thất thoát hoặc chưa cập nhật chứng từ.
Nếu tình trạng này kéo dài, doanh nghiệp sẽ không có số liệu chính xác để lập kế hoạch mua hàng và báo cáo tài chính.
Ví dụ, hai sản phẩm có tên gần giống nhưng khác quy cách. Nếu kế toán hoặc thủ kho chọn sai mã, số lượng tồn của từng mặt hàng sẽ bị sai.
Để hạn chế lỗi này, doanh nghiệp nên chuẩn hóa mã hàng và kiểm tra thông tin trên chứng từ trước khi nhập liệu.
Đặc biệt, doanh nghiệp có nhiều kho hoặc nhiều người cùng nhập liệu cần kiểm soát số chứng từ và thời điểm ghi nhận để hạn chế tình trạng trùng.
Một số nguyên nhân có thể đến từ:
Nếu hàng hóa bị hư hỏng, lỗi thời hoặc hết hạn, giá trị thực tế có thể thấp hơn giá trị đang được ghi nhận.
Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra tình trạng hàng hóa để phát hiện những mặt hàng có dấu hiệu giảm chất lượng hoặc không còn khả năng tiêu thụ.
Tình trạng này có thể khiến doanh nghiệp:
Theo hướng dẫn về hàng tồn kho tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp tính giá xuất kho theo quy định, trong đó có phương pháp giá đích danh và các phương pháp khác phù hợp với đặc điểm quản lý. Việc lựa chọn và áp dụng cần đảm bảo tính nhất quán theo quy định.
Nếu áp dụng không nhất quán hoặc phân bổ chi phí không phù hợp, giá trị hàng tồn kho và giá vốn hàng bán có thể bị sai lệch.
Nếu doanh nghiệp ghi nhận doanh thu hoặc giảm hàng tồn kho không đúng thời điểm, báo cáo tài chính có thể phản ánh sai tình hình kinh doanh.
Theo hệ thống tài khoản mới, tài khoản 151 được sử dụng để phản ánh hàng mua đang đi đường.
Doanh nghiệp nên phân chia trách nhiệm giữa bộ phận mua hàng, kho, kế toán và người phê duyệt.
Mỗi mã nên gắn với một loại hàng, quy cách hoặc đặc điểm cụ thể. Khi có hàng mới, cần kiểm tra danh mục trước khi tạo mã mới để tránh một mặt hàng có nhiều mã khác nhau.
Doanh nghiệp có thể thực hiện đối chiếu hàng tháng giữa:
Thẻ kho → Phiếu nhập, xuất → Phần mềm kế toán → Sổ kế toán.
Nếu có chênh lệch, cần xử lý ngay thay vì để tồn đọng sang các kỳ sau.
Ngoài kiểm kê toàn bộ, doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê luân phiên đối với các nhóm hàng có giá trị cao hoặc có nguy cơ thất thoát lớn.
Ví dụ:
Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm không loại bỏ hoàn toàn rủi ro. Nếu dữ liệu đầu vào sai thì báo cáo trên hệ thống cũng sẽ sai.
Do đó, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra chứng từ và đối chiếu thực tế định kỳ.
Đối với hàng có giá trị cao, dễ mất hoặc dễ hư hỏng, doanh nghiệp nên áp dụng biện pháp kiểm soát chặt chẽ hơn như:
☐ Mã hàng được thiết lập thống nhất.
☐ Chứng từ nhập kho đầy đủ.
☐ Chứng từ xuất kho đầy đủ.
☐ Số lượng nhập thực tế khớp với chứng từ.
☐ Số lượng xuất thực tế khớp với chứng từ.
☐ Hàng tồn kho được theo dõi theo từng kho.
☐ Hàng tồn kho được theo dõi theo từng mã hàng.
☐ Số liệu kho khớp với phần mềm kế toán.
☐ Đã thực hiện kiểm kê định kỳ.
☐ Các khoản chênh lệch đã được xác định nguyên nhân.
☐ Hàng hư hỏng, hết hạn được kiểm tra riêng.
☐ Hàng chậm luân chuyển được theo dõi.
☐ Hàng mua đang đi đường được kiểm soát.
☐ Hàng gửi đi bán được theo dõi riêng.
☐ Giá trị hàng tồn kho được xác định phù hợp.
☐ Quyền truy cập kho được phân quyền.
☐ Chứng từ liên quan được lưu trữ đầy đủ.
Các rủi ro như sai mã hàng, sai số lượng, bỏ sót chứng từ, ghi nhận trùng, thất thoát, hàng hư hỏng, hàng chậm luân chuyển hoặc định giá không chính xác đều có thể làm giảm chất lượng thông tin kế toán và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát xuyên suốt từ khâu mua hàng, tiếp nhận, nhập kho, bảo quản, xuất kho đến kiểm kê và xử lý chênh lệch. Việc phân quyền rõ ràng giữa các bộ phận, đối chiếu số liệu thường xuyên và ứng dụng phần mềm quản lý sẽ giúp giảm đáng kể nguy cơ sai sót.
Đặc biệt, Thông tư 99/2025/TT-BTC đã có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và áp dụng cho các năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày này. Doanh nghiệp cần cập nhật hệ thống tài khoản và quy trình kế toán hàng tồn kho phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.
Kiểm soát tốt hàng tồn kho không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế mất mát và sai lệch số liệu mà còn giúp sử dụng vốn hiệu quả hơn. Khi doanh nghiệp nắm chính xác lượng hàng đang có, tốc độ luân chuyển và giá trị thực tế của hàng tồn kho, việc lập kế hoạch mua hàng, sản xuất và kinh doanh cũng sẽ chủ động và hiệu quả hơn.
1. Kiểm soát hàng tồn kho là gì? Vì sao doanh nghiệp cần quan tâm?
Hàng tồn kho là một trong những khoản mục quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất, thương mại và phân phối. Hàng tồn kho có thể bao gồm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa và hàng gửi đi bán. Việc quản lý không chặt chẽ có thể dẫn đến thất thoát, hư hỏng, tồn kho quá mức hoặc sai lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách kế toán.
Kiểm soát hàng tồn kho là quá trình doanh nghiệp theo dõi, kiểm tra và quản lý hàng hóa, vật tư từ khi mua hoặc nhập kho cho đến khi xuất sử dụng, bán hàng hoặc xử lý. Mục tiêu là đảm bảo hàng tồn kho được quản lý đúng số lượng, chất lượng, giá trị và đúng mục đích sử dụng.
Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, nhóm tài khoản hàng tồn kho gồm các tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường, 152 – Nguyên liệu, vật liệu, 153 – Công cụ, dụng cụ, 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang, 155 – Sản phẩm, 156 – Hàng hóa, 157 – Hàng gửi đi bán và 158 – Nguyên liệu, vật tư tại kho bảo thuế.
Trong thực tế, kiểm soát hàng tồn kho không chỉ là trách nhiệm của kế toán. Bộ phận kho, mua hàng, sản xuất, bán hàng và quản lý doanh nghiệp đều có vai trò trong việc đảm bảo số liệu và hàng hóa được kiểm soát chính xác.
Một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp:
- Hạn chế thất thoát, mất mát và hư hỏng hàng hóa.
- Đảm bảo số lượng thực tế khớp với số liệu trên sổ sách.
- Phát hiện kịp thời hàng hóa chậm luân chuyển.
- Hạn chế tình trạng mua hàng vượt nhu cầu.
- Kiểm soát giá trị hàng tồn kho.
- Hỗ trợ lập kế hoạch mua hàng và sản xuất.
- Cung cấp số liệu chính xác cho kế toán và báo cáo tài chính.
- Giảm nguy cơ gian lận trong quá trình nhập, xuất và bảo quản hàng hóa.
2. Hàng tồn kho gồm những gì và cần kiểm soát những nội dung nào?
2.1. Các nhóm hàng tồn kho phổ biến
Tùy vào đặc điểm hoạt động, doanh nghiệp có thể có nhiều loại hàng tồn kho khác nhau.Nguyên liệu, vật liệu là những vật tư được sử dụng trực tiếp hoặc gián tiếp cho quá trình sản xuất, kinh doanh. Doanh nghiệp cần kiểm soát cả số lượng, chủng loại, chất lượng và tình trạng sử dụng của từng loại vật tư.
Công cụ, dụng cụ có thể được sử dụng trong sản xuất, kinh doanh hoặc quản lý. Nếu không theo dõi đầy đủ, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc xác định công cụ đang nằm ở kho hay đã được đưa vào sử dụng.
Sản phẩm dở dang là những sản phẩm chưa hoàn thành tại thời điểm kiểm kê hoặc cuối kỳ kế toán. Đối với doanh nghiệp sản xuất, đây là nhóm hàng tồn kho cần được xác định chính xác vì có liên quan trực tiếp đến việc tính giá thành.
Thành phẩm và sản phẩm là những sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa bán hoặc chưa được đưa ra khỏi kho.
Hàng hóa là những sản phẩm doanh nghiệp mua về để bán lại. Đối với doanh nghiệp thương mại, đây thường là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn và cần được kiểm soát chặt chẽ.
Hàng gửi đi bán là hàng đã được chuyển đến đại lý hoặc đối tác nhưng chưa đủ điều kiện ghi nhận là hàng đã bán theo quy định. Doanh nghiệp cần theo dõi riêng để tránh ghi nhận thiếu hoặc trùng hàng tồn kho.
Theo hướng dẫn hiện hành, kế toán hàng hóa phải theo dõi chi tiết theo từng kho, từng loại và từng hàng hóa, cả về số lượng và giá trị.
2.2. Những nội dung cần kiểm soát
Để kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp cần chú ý đến các nội dung sau:- Số lượng hàng tồn kho thực tế.
- Giá trị hàng tồn kho.
- Tình trạng và chất lượng hàng hóa.
- Vị trí lưu trữ.
- Ngày nhập kho.
- Ngày xuất kho.
- Hạn sử dụng đối với hàng có thời hạn.
- Hàng chậm luân chuyển.
- Hàng hư hỏng, mất phẩm chất.
- Hàng thừa, thiếu khi kiểm kê.
- Hàng đang đi đường.
- Hàng gửi đi bán.
- Hàng đã đặt mua nhưng chưa nhận.
- Các khoản chi phí liên quan đến hàng tồn kho.
3. Quy trình kiểm soát hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Một quy trình kiểm soát hàng tồn kho có thể được xây dựng theo các bước từ mua hàng, nhập kho, bảo quản, xuất kho đến kiểm kê và xử lý chênh lệch.3.1. Bước 1: Kiểm tra trước khi nhập kho
Trước khi hàng được đưa vào kho, bộ phận liên quan cần kiểm tra chứng từ và thực tế hàng hóa.Các nội dung cần kiểm tra gồm:
- Tên hàng.
- Mã hàng.
- Số lượng.
- Đơn giá.
- Nhà cung cấp.
- Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.
- Hóa đơn.
- Chất lượng hàng hóa.
- Quy cách và chủng loại.
Việc kiểm tra ngay tại thời điểm nhận hàng giúp hạn chế tình trạng nhập sai số lượng hoặc nhận hàng không đúng chủng loại.
3.2. Bước 2: Lập chứng từ và ghi nhận nhập kho
Sau khi kiểm tra, doanh nghiệp lập phiếu nhập kho và ghi nhận số lượng hàng thực tế nhận được.Kế toán cần kiểm tra sự phù hợp giữa:
Đơn đặt hàng → Phiếu nhập kho → Hóa đơn → Sổ kế toán.
Nếu các chứng từ không thống nhất, cần xác định nguyên nhân trước khi ghi nhận.
Một trong những lỗi phổ biến là kế toán nhập sai mã hàng hoặc chọn nhầm mã có tên gần giống nhau. Điều này có thể khiến số lượng của mã này tăng trong khi mã khác lại bị thiếu, dù tổng giá trị hàng tồn kho có thể vẫn không thay đổi.
3.3. Bước 3: Sắp xếp và bảo quản hàng hóa
Sau khi nhập kho, hàng hóa cần được sắp xếp theo từng nhóm, mã hàng hoặc khu vực phù hợp.Đối với những mặt hàng có hạn sử dụng, doanh nghiệp nên áp dụng nguyên tắc xuất trước đối với hàng nhập trước hoặc ưu tiên hàng có hạn sử dụng gần hơn tùy đặc điểm hàng hóa.
Kho cần được kiểm soát về:
- Điều kiện nhiệt độ, độ ẩm nếu cần
- Khu vực lưu trữ.
- An toàn phòng cháy chữa cháy.
- Khả năng tiếp cận hàng hóa.
- Hệ thống camera hoặc biện pháp bảo vệ.
- Quyền ra vào kho.
3.4. Bước 4: Kiểm soát xuất kho
Hàng hóa chỉ nên được xuất kho khi có yêu cầu và chứng từ hợp lệ.- Tùy mục đích, hàng có thể được xuất để:
- Bán cho khách hàng.
- Đưa vào sản xuất.
- Sử dụng cho hoạt động kinh doanh.
- Chuyển kho.
- Gửi bán.
- Trả lại nhà cung cấp.
- Phục vụ chương trình khuyến mại hoặc mục đích khác.
- Khi xuất kho, cần kiểm tra đúng mã hàng, số lượng, kho xuất và đối tượng nhận hàng.
3.5. Bước 5: Theo dõi nhập – xuất – tồn
Doanh nghiệp cần theo dõi hàng tồn kho theo từng mã hàng và từng kho.Một báo cáo nhập – xuất – tồn cơ bản nên thể hiện:
| Nội dung | Số lượng |
|---|---|
| Tồn đầu kỳ | xxx |
| Nhập trong kỳ | xxx |
| Xuất trong kỳ | xxx |
| Tồn cuối kỳ | xxx |
Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ
Nếu số liệu không khớp, kế toán và thủ kho cần kiểm tra lại chứng từ, phiếu nhập, phiếu xuất và các giao dịch điều chuyển hàng hóa.
3.6. Bước 6: Kiểm kê hàng tồn kho
Kiểm kê là bước quan trọng để xác định số lượng hàng thực tế tại kho.Doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất tùy nhu cầu quản lý.
Khi kiểm kê, cần xác định:
- Hàng tồn thực tế.
- Hàng thiếu.
- Hàng thừa.
- Hàng hư hỏng.
- Hàng hết hạn.
- Hàng chậm luân chuyển.
- Hàng không còn khả năng sử dụng hoặc bán.
3.7. Bước 7: Xử lý chênh lệch
Nếu số lượng thực tế khác với sổ sách, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân.Ví dụ:
- Nhập kho nhưng chưa ghi sổ.
- Xuất kho nhưng chưa lập chứng từ.
- Ghi nhận trùng phiếu.
- Nhập sai số lượng.
- Xuất nhầm mã hàng.
- Hàng bị hư hỏng.
- Hàng bị thất thoát.
- Nhầm lẫn trong quá trình kiểm kê.
4. Những rủi ro thường gặp khi kiểm soát hàng tồn kho
4.1. Sai lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách
Đây là một trong những rủi ro phổ biến nhất.Ví dụ, phần mềm thể hiện còn 500 sản phẩm nhưng kiểm kê thực tế chỉ có 480 sản phẩm. Chênh lệch 20 sản phẩm có thể xuất phát từ việc ghi nhận sai, thất thoát hoặc chưa cập nhật chứng từ.
Nếu tình trạng này kéo dài, doanh nghiệp sẽ không có số liệu chính xác để lập kế hoạch mua hàng và báo cáo tài chính.
4.2. Nhập sai mã hàng hoặc số lượng
Khi doanh nghiệp có nhiều mặt hàng tương tự nhau, việc chọn nhầm mã hàng là rủi ro khá phổ biến.Ví dụ, hai sản phẩm có tên gần giống nhưng khác quy cách. Nếu kế toán hoặc thủ kho chọn sai mã, số lượng tồn của từng mặt hàng sẽ bị sai.
Để hạn chế lỗi này, doanh nghiệp nên chuẩn hóa mã hàng và kiểm tra thông tin trên chứng từ trước khi nhập liệu.
4.3. Bỏ sót hoặc ghi nhận trùng chứng từ
Một phiếu nhập hoặc phiếu xuất bị bỏ sót sẽ làm số liệu tồn kho không chính xác. Ngược lại, nếu một chứng từ được ghi nhận hai lần, số lượng tồn cũng bị sai.Đặc biệt, doanh nghiệp có nhiều kho hoặc nhiều người cùng nhập liệu cần kiểm soát số chứng từ và thời điểm ghi nhận để hạn chế tình trạng trùng.
4.4. Hàng tồn kho bị thất thoát
Thất thoát có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển, lưu kho, xuất kho hoặc điều chuyển giữa các kho.Một số nguyên nhân có thể đến từ:
- Bảo quản không tốt.
- Không kiểm soát người ra vào kho.
- Không có camera hoặc biện pháp giám sát phù hợp.
- Không kiểm kê thường xuyên.
- Không đối chiếu nhập – xuất – tồn.
- Gian lận hoặc lấy hàng không có chứng từ.
4.5. Hàng hóa hư hỏng hoặc hết hạn
Một lượng hàng tồn kho lớn không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang có tài sản tốt.Nếu hàng hóa bị hư hỏng, lỗi thời hoặc hết hạn, giá trị thực tế có thể thấp hơn giá trị đang được ghi nhận.
Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra tình trạng hàng hóa để phát hiện những mặt hàng có dấu hiệu giảm chất lượng hoặc không còn khả năng tiêu thụ.
4.6. Hàng tồn kho chậm luân chuyển
Hàng chậm luân chuyển là hàng tồn trong thời gian dài nhưng chưa được bán hoặc sử dụng.Tình trạng này có thể khiến doanh nghiệp:
- Bị đọng vốn.
- Tăng chi phí lưu kho.
- Tăng nguy cơ hư hỏng.
- Tăng nguy cơ lỗi thời.
- Giảm khả năng thu hồi vốn.
4.7. Định giá hàng tồn kho không chính xác
Giá trị hàng tồn kho không chỉ phụ thuộc vào số lượng mà còn phụ thuộc vào phương pháp xác định giá trị.Theo hướng dẫn về hàng tồn kho tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp tính giá xuất kho theo quy định, trong đó có phương pháp giá đích danh và các phương pháp khác phù hợp với đặc điểm quản lý. Việc lựa chọn và áp dụng cần đảm bảo tính nhất quán theo quy định.
Nếu áp dụng không nhất quán hoặc phân bổ chi phí không phù hợp, giá trị hàng tồn kho và giá vốn hàng bán có thể bị sai lệch.
4.8. Không theo dõi hàng gửi đi bán
Hàng đã chuyển cho đại lý hoặc đối tác nhưng chưa đủ điều kiện ghi nhận là hàng đã bán vẫn cần được theo dõi.Nếu doanh nghiệp ghi nhận doanh thu hoặc giảm hàng tồn kho không đúng thời điểm, báo cáo tài chính có thể phản ánh sai tình hình kinh doanh.
4.9. Không kiểm soát hàng mua đang đi đường
Một số hàng hóa đã mua nhưng chưa về đến kho. Nếu không theo dõi riêng, doanh nghiệp có thể bỏ sót hàng mua đang đi đường hoặc ghi nhận sai thời điểm.Theo hệ thống tài khoản mới, tài khoản 151 được sử dụng để phản ánh hàng mua đang đi đường.
4.10. Phân quyền quản lý kho chưa rõ ràng
Nếu cùng một người có thể thực hiện nhiều công đoạn từ đề nghị mua hàng, nhận hàng, nhập kho, xuất kho và điều chỉnh số liệu thì rủi ro gian lận sẽ cao hơn.Doanh nghiệp nên phân chia trách nhiệm giữa bộ phận mua hàng, kho, kế toán và người phê duyệt.
5. Giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát hàng tồn kho
5.1. Chuẩn hóa mã hàng
Doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống mã hàng thống nhất, dễ nhận diện và hạn chế trùng lặp.Mỗi mã nên gắn với một loại hàng, quy cách hoặc đặc điểm cụ thể. Khi có hàng mới, cần kiểm tra danh mục trước khi tạo mã mới để tránh một mặt hàng có nhiều mã khác nhau.
5.2. Phân quyền rõ ràng
Nên phân chia trách nhiệm giữa:- Bộ phận mua hàng.
- Bộ phận nhận hàng.
- Thủ kho.
- Kế toán kho.
- Kế toán tổng hợp.
- Người phê duyệt.
5.3. Đối chiếu nhập – xuất – tồn thường xuyên
Không nên chỉ đối chiếu vào cuối năm.Doanh nghiệp có thể thực hiện đối chiếu hàng tháng giữa:
Thẻ kho → Phiếu nhập, xuất → Phần mềm kế toán → Sổ kế toán.
Nếu có chênh lệch, cần xử lý ngay thay vì để tồn đọng sang các kỳ sau.
5.4. Thực hiện kiểm kê định kỳ
Kiểm kê định kỳ giúp doanh nghiệp xác định tình trạng thực tế của hàng tồn kho.Ngoài kiểm kê toàn bộ, doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê luân phiên đối với các nhóm hàng có giá trị cao hoặc có nguy cơ thất thoát lớn.
5.5. Theo dõi tuổi hàng tồn kho
Doanh nghiệp nên lập báo cáo phân loại hàng tồn kho theo thời gian lưu kho.Ví dụ:
- Dưới 30 ngày.
- 30–90 ngày.
- 90–180 ngày.
- 180–365 ngày.
- Trên 365 ngày.
5.6. Ứng dụng phần mềm quản lý kho
Phần mềm có thể hỗ trợ theo dõi số lượng tồn, nhập – xuất – tồn, vị trí hàng hóa và lịch sử giao dịch.Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm không loại bỏ hoàn toàn rủi ro. Nếu dữ liệu đầu vào sai thì báo cáo trên hệ thống cũng sẽ sai.
Do đó, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra chứng từ và đối chiếu thực tế định kỳ.
5.7. Kiểm soát hàng tồn kho có giá trị lớn
Không phải mọi mặt hàng đều cần mức độ kiểm soát giống nhau.Đối với hàng có giá trị cao, dễ mất hoặc dễ hư hỏng, doanh nghiệp nên áp dụng biện pháp kiểm soát chặt chẽ hơn như:
- Hạn chế người có quyền tiếp cận.
- Kiểm kê thường xuyên.
- Theo dõi riêng.
- Có phê duyệt khi xuất kho.
- Đối chiếu thường xuyên với sổ sách.
6. Checklist kiểm soát hàng tồn kho và kết luận
Checklist kiểm soát hàng tồn kho: Doanh nghiệp có thể sử dụng checklist dưới đây để kiểm tra định kỳ:☐ Mã hàng được thiết lập thống nhất.
☐ Chứng từ nhập kho đầy đủ.
☐ Chứng từ xuất kho đầy đủ.
☐ Số lượng nhập thực tế khớp với chứng từ.
☐ Số lượng xuất thực tế khớp với chứng từ.
☐ Hàng tồn kho được theo dõi theo từng kho.
☐ Hàng tồn kho được theo dõi theo từng mã hàng.
☐ Số liệu kho khớp với phần mềm kế toán.
☐ Đã thực hiện kiểm kê định kỳ.
☐ Các khoản chênh lệch đã được xác định nguyên nhân.
☐ Hàng hư hỏng, hết hạn được kiểm tra riêng.
☐ Hàng chậm luân chuyển được theo dõi.
☐ Hàng mua đang đi đường được kiểm soát.
☐ Hàng gửi đi bán được theo dõi riêng.
☐ Giá trị hàng tồn kho được xác định phù hợp.
☐ Quyền truy cập kho được phân quyền.
☐ Chứng từ liên quan được lưu trữ đầy đủ.
Kết luận
Kiểm soát hàng tồn kho là một trong những nội dung quan trọng trong quản lý tài sản và công tác kế toán của doanh nghiệp. Hàng tồn kho không chỉ liên quan đến số lượng hàng hóa trong kho mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn, lợi nhuận, dòng tiền và thông tin trình bày trên báo cáo tài chínhCác rủi ro như sai mã hàng, sai số lượng, bỏ sót chứng từ, ghi nhận trùng, thất thoát, hàng hư hỏng, hàng chậm luân chuyển hoặc định giá không chính xác đều có thể làm giảm chất lượng thông tin kế toán và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát xuyên suốt từ khâu mua hàng, tiếp nhận, nhập kho, bảo quản, xuất kho đến kiểm kê và xử lý chênh lệch. Việc phân quyền rõ ràng giữa các bộ phận, đối chiếu số liệu thường xuyên và ứng dụng phần mềm quản lý sẽ giúp giảm đáng kể nguy cơ sai sót.
Đặc biệt, Thông tư 99/2025/TT-BTC đã có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và áp dụng cho các năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày này. Doanh nghiệp cần cập nhật hệ thống tài khoản và quy trình kế toán hàng tồn kho phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.
Kiểm soát tốt hàng tồn kho không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế mất mát và sai lệch số liệu mà còn giúp sử dụng vốn hiệu quả hơn. Khi doanh nghiệp nắm chính xác lượng hàng đang có, tốc độ luân chuyển và giá trị thực tế của hàng tồn kho, việc lập kế hoạch mua hàng, sản xuất và kinh doanh cũng sẽ chủ động và hiệu quả hơn.
Nguồn: Tổng hợp
