Kiểm soát hàng tồn kho: Những rủi ro doanh nghiệp cần lưu ý

1. Kiểm soát hàng tồn kho là gì? Vì sao doanh nghiệp cần quan tâm?

Hàng tồn kho là một trong những khoản mục quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất, thương mại và phân phối. Hàng tồn kho có thể bao gồm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa và hàng gửi đi bán. Việc quản lý không chặt chẽ có thể dẫn đến thất thoát, hư hỏng, tồn kho quá mức hoặc sai lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách kế toán.

Kiểm soát hàng tồn kho là quá trình doanh nghiệp theo dõi, kiểm tra và quản lý hàng hóa, vật tư từ khi mua hoặc nhập kho cho đến khi xuất sử dụng, bán hàng hoặc xử lý. Mục tiêu là đảm bảo hàng tồn kho được quản lý đúng số lượng, chất lượng, giá trị và đúng mục đích sử dụng.

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, nhóm tài khoản hàng tồn kho gồm các tài khoản: 151 – Hàng mua đang đi đường; 152 – Nguyên liệu, vật liệu; 153 – Công cụ, dụng cụ; 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang; 155 – Sản phẩm; 156 – Hàng hóa; 157 – Hàng gửi đi bán và 158 – Nguyên liệu, vật tư tại kho bảo thuế.

Trong thực tế, kiểm soát hàng tồn kho không chỉ là trách nhiệm của kế toán. Bộ phận kho, mua hàng, sản xuất, bán hàng và quản lý doanh nghiệp đều có vai trò trong việc đảm bảo số liệu và hàng hóa được kiểm soát chính xác.

• Hạn chế thất thoát, mất mát và hư hỏng hàng hóa.
• Đảm bảo số lượng thực tế khớp với số liệu trên sổ sách.
• Phát hiện kịp thời hàng hóa chậm luân chuyển.
• Hạn chế tình trạng mua hàng vượt nhu cầu.
• Kiểm soát giá trị hàng tồn kho.
• Hỗ trợ lập kế hoạch mua hàng và sản xuất.
• Cung cấp số liệu chính xác cho kế toán và báo cáo tài chính.
• Giảm nguy cơ gian lận trong quá trình nhập, xuất và bảo quản hàng hóa.

Đối với doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn, việc kiểm soát càng cần được thực hiện thường xuyên. Chỉ một sai sót nhỏ trong quá trình nhập hoặc xuất kho cũng có thể làm số lượng và giá trị hàng tồn kho bị sai lệch, kéo theo ảnh hưởng đến giá vốn và kết quả kinh doanh.

2. Hàng tồn kho gồm những gì và cần kiểm soát những nội dung nào?

2.1. Các nhóm hàng tồn kho phổ biến

Tùy vào đặc điểm hoạt động, doanh nghiệp có thể có nhiều loại hàng tồn kho khác nhau.

Nguyên liệu, vật liệu là những vật tư được sử dụng trực tiếp hoặc gián tiếp cho quá trình sản xuất, kinh doanh. Doanh nghiệp cần kiểm soát cả số lượng, chủng loại, chất lượng và tình trạng sử dụng của từng loại vật tư.

Công cụ, dụng cụ có thể được sử dụng trong sản xuất, kinh doanh hoặc quản lý. Nếu không theo dõi đầy đủ, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc xác định công cụ đang nằm ở kho hay đã được đưa vào sử dụng.

Sản phẩm dở dang là những sản phẩm chưa hoàn thành tại thời điểm kiểm kê hoặc cuối kỳ kế toán. Đối với doanh nghiệp sản xuất, đây là nhóm hàng tồn kho cần được xác định chính xác vì có liên quan trực tiếp đến việc tính giá thành.

Thành phẩm và sản phẩm là những sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa bán hoặc chưa được đưa ra khỏi kho.

Hàng hóa là những sản phẩm doanh nghiệp mua về để bán lại. Đối với doanh nghiệp thương mại, đây thường là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn và cần được kiểm soát chặt chẽ.

Hàng gửi đi bán là hàng đã được chuyển đến đại lý hoặc đối tác nhưng chưa đủ điều kiện ghi nhận là hàng đã bán theo quy định. Doanh nghiệp cần theo dõi riêng để tránh ghi nhận thiếu hoặc trùng hàng tồn kho.

Theo hướng dẫn hiện hành, kế toán hàng hóa phải theo dõi chi tiết theo từng kho, từng loại và từng hàng hóa, cả về số lượng và giá trị.

2.2. Những nội dung cần kiểm soát

Để kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp cần chú ý đến các nội dung sau:

• Số lượng hàng tồn kho thực tế.
• Giá trị hàng tồn kho.
• Tình trạng và chất lượng hàng hóa.
• Vị trí lưu trữ.
• Ngày nhập kho.
• Ngày xuất kho.
• Hạn sử dụng đối với hàng có thời hạn.
• Hàng chậm luân chuyển.
• Hàng hư hỏng, mất phẩm chất.
• Hàng thừa, thiếu khi kiểm kê.
• Hàng đang đi đường.
• Hàng gửi đi bán.
• Hàng đã đặt mua nhưng chưa nhận.
• Các khoản chi phí liên quan đến hàng tồn kho.

Việc kiểm soát cần được thực hiện xuyên suốt, thay vì chỉ kiểm tra vào cuối tháng hoặc cuối năm.

3. Quy trình kiểm soát hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Một quy trình kiểm soát hàng tồn kho có thể được xây dựng theo các bước từ mua hàng, nhập kho, bảo quản, xuất kho đến kiểm kê và xử lý chênh lệch.

3.1. Bước 1: Kiểm tra trước khi nhập kho

Trước khi hàng được đưa vào kho, bộ phận liên quan cần kiểm tra chứng từ và thực tế hàng hóa.
Các nội dung cần kiểm tra gồm:

• Tên hàng.
• Mã hàng.
• Số lượng.
• Đơn giá.
• Nhà cung cấp.
• Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.
• Hóa đơn.
• Chất lượng hàng hóa.
• Quy cách và chủng loại.

3.2. Bước 2: Lập chứng từ và ghi nhận nhập kho

Đơn đặt hàng → Phiếu nhập kho → Hóa đơn → Sổ kế toán.

3.3. Bước 3: Sắp xếp và bảo quản hàng hóa

• Điều kiện nhiệt độ, độ ẩm nếu cần
• Khu vực lưu trữ.
• An toàn phòng cháy chữa cháy.
• Khả năng tiếp cận hàng hóa.
• Hệ thống camera hoặc biện pháp bảo vệ.
• Quyền ra vào kho.

3.4. Bước 4: Kiểm soát xuất kho

Hàng hóa chỉ nên được xuất kho khi có yêu cầu và chứng từ hợp lệ.

• Tùy mục đích, hàng có thể được xuất để:
• Bán cho khách hàng.
• Đưa vào sản xuất.
• Sử dụng cho hoạt động kinh doanh.
• Chuyển kho.
• Gửi bán.
• Trả lại nhà cung cấp.
• Phục vụ chương trình khuyến mại hoặc mục đích khác.
• Khi xuất kho, cần kiểm tra đúng mã hàng, số lượng, kho xuất và đối tượng nhận hàng.

Sai sót ở bước này có thể khiến số lượng tồn kho trên phần mềm không khớp với số lượng thực tế.

3.5. Bước 5: Theo dõi nhập – xuất – tồn

Doanh nghiệp cần theo dõi hàng tồn kho theo từng mã hàng và từng kho.
Một báo cáo nhập – xuất – tồn cơ bản nên thể hiện:

Nội dung	Số lượng
Tồn đầu kỳ	xxx
Nhập trong kỳ	xxx
Xuất trong kỳ	xxx
Tồn cuối kỳ	xxx

Công thức kiểm tra cơ bản:

Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ

Nếu số liệu không khớp, kế toán và thủ kho cần kiểm tra lại chứng từ, phiếu nhập, phiếu xuất và các giao dịch điều chuyển hàng hóa.

3.6. Bước 6: Kiểm kê hàng tồn kho

Kiểm kê là bước quan trọng để xác định số lượng hàng thực tế tại kho.
Doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất tùy nhu cầu quản lý.
Khi kiểm kê, cần xác định:

• Hàng tồn thực tế.
• Hàng thiếu.
• Hàng thừa.
• Hàng hư hỏng.
• Hàng hết hạn.
• Hàng chậm luân chuyển.
• Hàng không còn khả năng sử dụng hoặc bán.

Kết quả kiểm kê cần được lập thành biên bản và đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán.

3.7. Bước 7: Xử lý chênh lệch

Nếu số lượng thực tế khác với sổ sách, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân.

Ví dụ:

• Nhập kho nhưng chưa ghi sổ.
• Xuất kho nhưng chưa lập chứng từ.
• Ghi nhận trùng phiếu.
• Nhập sai số lượng.
• Xuất nhầm mã hàng.
• Hàng bị hư hỏng.
• Hàng bị thất thoát.
• Nhầm lẫn trong quá trình kiểm kê.

4. Những rủi ro thường gặp khi kiểm soát hàng tồn kho

4.1. Sai lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách

Ví dụ, phần mềm thể hiện còn 500 sản phẩm nhưng kiểm kê thực tế chỉ có 480 sản phẩm. Chênh lệch 20 sản phẩm có thể xuất phát từ việc ghi nhận sai, thất thoát hoặc chưa cập nhật chứng từ.

4.2. Nhập sai mã hàng hoặc số lượng

Ví dụ, hai sản phẩm có tên gần giống nhưng khác quy cách. Nếu kế toán hoặc thủ kho chọn sai mã, số lượng tồn của từng mặt hàng sẽ bị sai.

4.3. Bỏ sót hoặc ghi nhận trùng chứng từ

4.4. Hàng tồn kho bị thất thoát

• Bảo quản không tốt.
• Không kiểm soát người ra vào kho.
• Không có camera hoặc biện pháp giám sát phù hợp.
• Không kiểm kê thường xuyên.
• Không đối chiếu nhập – xuất – tồn.
• Gian lận hoặc lấy hàng không có chứng từ.

4.5. Hàng hóa hư hỏng hoặc hết hạn

4.6. Hàng tồn kho chậm luân chuyển

• Bị đọng vốn.
• Tăng chi phí lưu kho.
• Tăng nguy cơ hư hỏng.
• Tăng nguy cơ lỗi thời.
• Giảm khả năng thu hồi vốn.

4.7. Định giá hàng tồn kho không chính xác

4.8. Không theo dõi hàng gửi đi bán

4.9. Không kiểm soát hàng mua đang đi đường

4.10. Phân quyền quản lý kho chưa rõ ràng

5. Giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát hàng tồn kho

5.1. Chuẩn hóa mã hàng

5.2. Phân quyền rõ ràng

• Bộ phận mua hàng.
• Bộ phận nhận hàng.
• Thủ kho.
• Kế toán kho.
• Kế toán tổng hợp.
• Người phê duyệt.

5.3. Đối chiếu nhập – xuất – tồn thường xuyên

5.4. Thực hiện kiểm kê định kỳ

5.5. Theo dõi tuổi hàng tồn kho

• Dưới 30 ngày.
• 30–90 ngày.
• 90–180 ngày.
• 180–365 ngày.
• Trên 365 ngày.

5.6. Ứng dụng phần mềm quản lý kho

5.7. Kiểm soát hàng tồn kho có giá trị lớn

• Hạn chế người có quyền tiếp cận.
• Kiểm kê thường xuyên.
• Theo dõi riêng.
• Có phê duyệt khi xuất kho.
• Đối chiếu thường xuyên với sổ sách.

6. Checklist kiểm soát hàng tồn kho và kết luận

Checklist kiểm soát hàng tồn kho: 

7. Kết luận

Kiểm soát hàng tồn kho là một trong những nội dung quan trọng trong quản lý tài sản và công tác kế toán của doanh nghiệp. Hàng tồn kho không chỉ liên quan đến số lượng hàng hóa trong kho mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn, lợi nhuận, dòng tiền và thông tin trình bày trên báo cáo tài chính. Các rủi ro như sai mã hàng, sai số lượng, bỏ sót chứng từ, ghi nhận trùng, thất thoát, hàng hư hỏng, hàng chậm luân chuyển hoặc định giá không chính xác đều có thể làm giảm chất lượng thông tin kế toán và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát xuyên suốt từ khâu mua hàng, tiếp nhận, nhập kho, bảo quản, xuất kho đến kiểm kê và xử lý chênh lệch.

Việc phân quyền rõ ràng giữa các bộ phận, đối chiếu số liệu thường xuyên và ứng dụng phần mềm quản lý sẽ giúp giảm đáng kể nguy cơ sai sót. Đặc biệt, Thông tư 99/2025/TT-BTC đã có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và áp dụng cho các năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày này. Doanh nghiệp cần cập nhật hệ thống tài khoản và quy trình kế toán hàng tồn kho phù hợp với chế độ kế toán hiện hành.

Nguồn: Tổng hợp

Thông tin khác