Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào kế toán cần biết.

1. Thuế GTGT đầu vào là gì?

Thuế GTGT đầu vào là số thuế giá trị gia tăng mà doanh nghiệp đã trả khi mua hàng hóa, dịch vụ hoặc nhập khẩu hàng hóa phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Số thuế này thể hiện trên hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, hoặc trên chứng từ nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu.

Với doanh nghiệp kê khai theo phương pháp khấu trừ, thuế GTGT phải nộp trong kỳ được tính như sau:
Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra − Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Nếu thuế đầu vào được khấu trừ nhiều hơn thuế đầu ra, doanh nghiệp sẽ có số thuế chưa khấu trừ hết. Số này được chuyển sang kỳ sau hoặc xem xét hoàn thuế nếu đủ điều kiện. Vì vậy, khấu trừ đúng không chỉ giúp giảm số thuế phải nộp mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền của doanh nghiệp.

2. Các điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Theo Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, cùng các văn bản hướng dẫn, doanh nghiệp thường phải đáp ứng đồng thời các điều kiện sau.

2.1. Có hóa đơn hợp lệ hoặc chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu

Hóa đơn GTGT (hiện chủ yếu là hóa đơn điện tử) phải ghi đúng tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp mua hàng.
Hóa đơn phải do bên bán lập đúng thời điểm, đúng quy định, có đầy đủ nội dung bắt buộc.

Với hàng nhập khẩu, doanh nghiệp cần có chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu (như chứng từ nộp thuế qua ngân hàng, biên lai hoặc thông tin trên tờ khai hải quan).

2.2. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Đây là điều kiện kế toán dễ bỏ sót nhất. Hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên cho mỗi hóa đơn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được khấu trừ. Ngưỡng này áp dụng từ ngày 01/07/2025, trước đó ngưỡng là 20 triệu đồng.
Một số điểm cần chú ý:

• Chứng từ thanh toán thường là sao kê, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ của ngân hàng.
• Việc thanh toán nên được thực hiện từ tài khoản của doanh nghiệp đến tài khoản của nhà cung cấp, để thông tin khớp với hóa đơn.
• Nếu doanh nghiệp thanh toán qua bên thứ ba hoặc bù trừ công nợ, cần xem kỹ hướng dẫn hiện hành về hồ sơ đi kèm, vì mỗi trường hợp có yêu cầu riêng.

2.3. Hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động chịu thuế GTGT

Hàng hóa, dịch vụ mua vào phải dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT. Nếu dùng cho hoạt động không chịu thuế (như phúc lợi không gắn với sản xuất kinh doanh) hoặc dùng chung cho cả hoạt động chịu thuế và không chịu thuế, doanh nghiệp phải hạch toán riêng hoặc phân bổ thuế đầu vào theo đúng quy định.

2.4. Kê khai và lưu trữ hồ sơ đầy đủ

Hóa đơn phải được kê khai trên tờ khai thuế GTGT, đồng thời khớp với sổ sách kế toán. Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn, hợp đồng, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán để giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.

3. Những lỗi thường gặp khiến bị loại thuế đầu vào

Thanh toán tiền mặt cho hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên. Đây là lỗi phổ biến nhất, nhất là ở các khoản chi nhỏ lẻ, mua hàng tại cửa hàng hoặc chi phí phát sinh gấp.
Chuyển khoản từ tài khoản cá nhân. Khi giám đốc hoặc nhân viên tự ứng tiền cá nhân để thanh toán, chứng từ ngân hàng sẽ không mang tên doanh nghiệp. Cách xử lý đúng cần có hồ sơ chứng minh khoản tiền là của doanh nghiệp, ví dụ quy trình tạm ứng, hoàn ứng hoặc góp vốn rõ ràng.
Hóa đơn sai thông tin người mua. Sai tên công ty, sai mã số thuế hoặc sai địa chỉ đều có thể khiến hóa đơn bị đánh giá là không hợp lệ. Kế toán nên kiểm tra ngay khi nhận hóa đơn, không để đến cuối kỳ mới phát hiện.

Kê khai khấu trừ cho khoản chi không phục vụ sản xuất kinh doanh. Ví dụ chi phí mua sắm cá nhân, quà tặng không đúng mục đích hoặc chi phí không liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.
Hồ sơ đi kèm không đầy đủ. Có hóa đơn nhưng thiếu hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu giao nhận hoặc chứng từ thanh toán thì rất khó giải trình khi bị kiểm tra.
Nhà cung cấp có rủi ro. Nếu nhà cung cấp ngừng hoạt động, bỏ địa chỉ kinh doanh hoặc bị cơ quan thuế xác định là sử dụng hóa đơn không hợp pháp, doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng dù đã nhận hóa đơn. Vì vậy cần kiểm tra thông tin nhà cung cấp, nhất là với các giao dịch giá trị lớn.

4. Quy trình kiểm soát thuế GTGT đầu vào cho kế toán

Thay vì xử lý dồn vào cuối tháng hoặc cuối quý, kế toán có thể áp dụng một quy trình đơn giản sau:
Kiểm tra hóa đơn ngay khi nhận. Đối chiếu tên, mã số thuế, địa chỉ người mua, nội dung hàng hóa, dịch vụ, thuế suất và số tiền.
Tra cứu tình trạng hóa đơn và nhà cung cấp. Xác minh hóa đơn đã được cơ quan thuế ghi nhận và nhà cung cấp đang hoạt động bình thường.
Đối chiếu chứng từ thanh toán.

Với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên, kiểm tra ngay khoản thanh toán đã qua ngân hàng chưa.
Tập hợp hồ sơ theo từng giao dịch. Gồm hợp đồng, đề nghị mua hàng, biên bản giao nhận, hóa đơn và chứng từ thanh toán.
Rà soát trước khi nộp tờ khai. Lập bảng theo dõi các hóa đơn có rủi ro (giá trị lớn, nhà cung cấp mới, thanh toán chậm) để xem xét kỹ hơn.
Cập nhật văn bản mới. Quy định thuế thay đổi khá thường xuyên, nên kế toán cần theo dõi các thông báo và hướng dẫn của cơ quan thuế.

5. Lưu ý quan trọng

Điều kiện khấu trừ có thể có ngoại lệ hoặc quy định riêng cho từng loại hàng hóa, dịch vụ, nên cần đối chiếu văn bản hướng dẫn hiện hành.
Khi không chắc về một khoản thuế đầu vào, kế toán nên trao đổi với kế toán trưởng hoặc đơn vị tư vấn thuế trước khi kê khai.
Nếu phát hiện sai sót sau khi nộp tờ khai, doanh nghiệp nên điều chỉnh, bổ sung hồ sơ kịp thời để hạn chế rủi ro bị phạt chậm nộp hoặc truy thu.

Bài viết tham khảo
4. Kế toán Thuận Thiên, “Điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào từ 01/7/2025 có gì thay đổi?”: https://ketoanthuanthien.vn/hoi-dap/dieu-kien-de-duoc-khau-tru-thue-gtgt-dau-vao-tu-01-7-2025-co-gi-thay-doi/
5. Kế toán Thuận Thiên, “Mua hàng dưới 5 triệu đồng và trả tiền mặt có được khấu trừ thuế GTGT không?”: https://ketoanthuanthien.vn/hoi-dap/mua-hang-duoi-5-trieu-dong-va-tra-tien-mat-co-duoc-khau-tru-thue-gtgt-khong/
6. Kế toán Thuận Thiên, “Cập nhật chi tiết điều kiện khấu trừ thuế GTGT từ 01/7/2025”: https://ketoanthuanthien.vn/?p=10202
7. Khoa Kế toán, Đại học Duy Tân, “Tóm tắt quy định về Thuế GTGT hiệu lực từ 01/07/2025”: https://files01.duytan.edu.vn/svruploads/kketoan-duytan/639120193560780094-tom-tat-quy-dinh-ve-thue-gtgt.docx

 

Thông tin khác