Hướng dẫn hạch toán các khoản chi phí trích trước theo quy định kế toán năm 2026
1. Chi phí trích trước là gì và khi nào được ghi nhận?
Chi phí trích trước, còn gọi là chi phí phải trả hoặc chi phí dồn tích, là những khoản chi phí được ghi nhận vào kỳ kế toán có liên quan mặc dù doanh nghiệp chưa thực hiện thanh toán hoặc chưa có đầy đủ chứng từ kế toán. Theo hướng dẫn về Tài khoản 335 tại Phụ lục II Thông tư 99/2025/TT-BTC, việc trích trước chi phí phải có cơ sở tính toán chặt chẽ, dự toán được phê duyệt và bằng chứng hợp lý, tin cậy về khoản chi phí cần ghi nhận. Về nguyên tắc, kế toán sử dụng Tài khoản 335 để phản ánh các khoản chi phí phải trả đã được ghi nhận trong kỳ nhưng chưa được quyết toán bằng chi phí thực tế.
Khi thực hiện trích trước, kế toán sẽ hạch toán:
Nợ TK chi phí liên quan (622, 623, 627, 635, 641, 642...)
Có TK 335 - Chi phí phải trả.
Khi khoản chi phí thực tế phát sinh hoặc nghĩa vụ phải trả được xác định chính xác, kế toán kết chuyển số đã trích trước và xử lý phần chênh lệch nếu có. Đáng chú ý, Thông tư 99 yêu cầu các khoản chi phí phải trả phải được đối chiếu với chi phí thực tế. Trường hợp số trích trước cao hơn hoặc thấp hơn thực tế, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh tăng hoặc giảm chi phí của bộ phận liên quan.
2. Hướng dẫn hạch toán các khoản chi phí trích trước thường gặp
2.1. Trích trước chi phí dịch vụ phát sinh cuối tháng nhưng nhận hóa đơn vào tháng sau
Trong thực tế, doanh nghiệp thường sử dụng các dịch vụ như vận chuyển, vệ sinh, bảo vệ, điện, nước hoặc dịch vụ thuê ngoài vào cuối tháng nhưng chỉ nhận được hóa đơn trong tháng tiếp theo. Nếu chờ đến khi nhận hóa đơn mới ghi nhận toàn bộ chi phí, doanh nghiệp có thể phản ánh không chính xác chi phí và lợi nhuận của từng kỳ kế toán.
Ví dụ: Công ty A thuê dịch vụ bảo vệ văn phòng từ ngày 30/10/2026 đến hết ngày 01/11/2026, với đơn giá 3.000.000 đồng/ngày. Đơn vị cung cấp hoàn thành dịch vụ và xuất hóa đơn ngày 01/11/2026 cho toàn bộ ba ngày, với tổng giá trị trước thuế là 9.000.000 đồng.
Tại ngày 31/10/2026, mặc dù chưa nhận được hóa đơn, Công ty A đã sử dụng dịch vụ trong hai ngày 30 và 31/10. Căn cứ vào hợp đồng và bảng xác nhận dịch vụ, kế toán xác định chi phí thuộc tháng 10 là 6.000.000 đồng và thực hiện trích trước tại ngày 31/10/2026:
Nợ TK 642: 6.000.000 đồng
Có TK 335: 6.000.000 đồng
Đến ngày 01/11/2026, nhà cung cấp hoàn thành dịch vụ và xuất hóa đơn. Giả sử dịch vụ chịu thuế GTGT 10% và doanh nghiệp đủ điều kiện khấu trừ, kế toán ghi nhận tại ngày 01/11/2026 như sau:
Nợ TK 335: 6.000.000 đồng
Nợ TK 642: 3.000.000 đồng
Nợ TK 1331: 900.000 đồng
Có TK 331: 9.900.000 đồng
Như vậy, chi phí dịch vụ được ghi nhận đúng kỳ: 6.000.000 đồng thuộc tháng 10 và 3.000.000 đồng thuộc tháng 11. Phần thuế GTGT đầu vào được ghi nhận khi doanh nghiệp có hóa đơn hợp lệ và đáp ứng các điều kiện khấu trừ.
Điểm cần lưu ý là việc ghi nhận chi phí không phụ thuộc hoàn toàn vào ngày xuất hóa đơn. Kế toán cần căn cứ vào thời điểm dịch vụ thực tế được cung cấp và nghĩa vụ đã phát sinh, đồng thời có tài liệu đáng tin cậy để xác định số tiền phải trích trước.
Đối với dịch vụ tính theo khối lượng công việc thay vì đơn giá ngày, khoản chi phí trích trước phải được xác định dựa trên khối lượng thực hiện, tiến độ công việc hoặc các căn cứ phù hợp khác, không nhất thiết phân bổ đều theo số ngày.
2.2. Trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất
Đối với doanh nghiệp sản xuất, số ngày nghỉ phép thực tế của công nhân có thể không được phân bổ đều giữa các tháng. Nếu toàn bộ tiền lương nghỉ phép chỉ được ghi nhận tại thời điểm người lao động nghỉ phép, chi phí nhân công giữa các kỳ có thể biến động đáng kể. Theo hướng dẫn tại Tài khoản 335, doanh nghiệp có thể thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất. Khi trích trước:
Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp
Có TK 335 - Chi phí phải trả
Khi công nhân nghỉ phép và doanh nghiệp xác định số tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả:
Nợ TK 335 - Chi phí phải trả
Có TK 334 - Phải trả người lao động
Nếu số tiền trích trước lớn hơn số tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả, phần chênh lệch được ghi giảm chi phí nhân công trực tiếp:
Nợ TK 335 - Chi phí phải trả
Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp
Ngược lại, nếu chi phí thực tế vượt số đã trích trước, doanh nghiệp cần ghi nhận bổ sung phần chênh lệch vào chi phí nhân công tương ứng. Việc xác định mức trích trước cần dựa trên chính sách nghỉ phép, tiền lương và số ngày nghỉ phép dự kiến của người lao động, thay vì áp dụng một tỷ lệ tùy ý không có căn cứ.
2.3. Trích trước chi phí lãi vay phải trả
Nợ TK 635: 10.000.000 đồng
Có TK 335: 10.000.000 đồng.
2.5. Chi phí sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định theo quy định năm 2026
Nợ TK 2413 - Sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331, 111, 112
Nợ TK 242 - Chi phí chờ phân bổ
Có TK 2413 - Sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ TSCĐ
Nợ TK 623, 627, 641 hoặc 642
Có TK 242 - Chi phí chờ phân bổ
3. Phân biệt chi phí trích trước với những khoản mục kế toán khác
Một trong những nguyên nhân dẫn đến hạch toán sai TK 335 là việc chưa phân biệt rõ chi phí phải trả với các khoản phải trả đã xác định, chi phí chờ phân bổ và dự phòng phải trả.
Chi phí trích trước (TK 335) phản ánh các khoản chi phí phải trả thuộc kỳ kế toán hiện tại hoặc những nghĩa vụ chi phí đủ điều kiện trích trước nhưng chưa được thanh toán, quyết toán bằng chi phí thực tế.
Phải trả cho người bán (TK 331) thường được sử dụng khi doanh nghiệp đã xác định được khoản phải trả cho nhà cung cấp theo giao dịch và chứng từ liên quan. Vì vậy, một khoản công nợ đã được xác định đầy đủ không nhất thiết phải ghi nhận qua TK 335.
Chi phí chờ phân bổ (TK 242) phản ánh những khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng liên quan đến nhiều kỳ kế toán, cần được phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh của các kỳ liên quan.
Dự phòng phải trả (TK 352) được sử dụng đối với những nghĩa vụ nợ hiện tại có tính không chắc chắn lớn hơn về thời gian hoặc giá trị thanh toán, chẳng hạn dự phòng bảo hành sản phẩm hoặc dự phòng tái cơ cấu doanh nghiệp. Việc phân loại đúng các khoản mục này giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác bản chất nghĩa vụ phải trả và tránh ghi nhận không phù hợp các khoản chi phí trên báo cáo tài chính.
4. Những lưu ý khi quyết toán chi phí trích trước và thuế TNDN
Việc hạch toán khoản chi phí vào TK 335 không đồng nghĩa với việc khoản chi đó đương nhiên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Theo khoản 7 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản chi phí trích trước theo kỳ hạn hoặc chu kỳ mà đến hết kỳ hạn, hết chu kỳ chưa chi hoặc chi không hết thuộc trường hợp phải xem xét loại trừ hoặc điều chỉnh theo quy định.
Đối với hoạt động kinh doanh đã ghi nhận doanh thu tính thuế nhưng chưa phát sinh đầy đủ chi phí, doanh nghiệp có thể được trích trước chi phí tương ứng khi đáp ứng các điều kiện pháp luật. Khi kết thúc hợp đồng, doanh nghiệp phải xác định chi phí thực tế trên cơ sở hóa đơn, chứng từ hợp pháp để điều chỉnh phần chênh lệch trong kỳ tính thuế kết thúc hợp đồng. Đối với các khoản trích trước chưa được sử dụng tại thời điểm cuối năm, Thông tư 99/2025/TT-BTC còn yêu cầu doanh nghiệp giải trình trong bản thuyết minh báo cáo tài chính.
Về mặt quản lý, doanh nghiệp nên theo dõi riêng từng khoản trích trước theo kỳ phát sinh, đối tượng chịu chi phí, số tiền đã trích, số thực tế và thời hạn dự kiến quyết toán. Đây là cơ sở quan trọng để phát hiện các khoản trích trước kéo dài nhiều kỳ hoặc chưa được điều chỉnh kịp thời.
5. Kết luận
Nguồn: Tổng hợp
