Vì sao thiếu ưu tiên công việc khiến năng suất giảm?

Có những ngày chúng ta dành gần như toàn bộ thời gian cho công việc nhưng đến cuối ngày vẫn cảm thấy nhiều việc quan trọng chưa được giải quyết. Hết trả lời email, xử lý tin nhắn, tham gia cuộc họp rồi lại chuyển sang những yêu cầu phát sinh, quỹ thời gian cứ thế bị chia nhỏ. Vấn đề đôi khi không nằm ở việc có quá nhiều nhiệm vụ hay thiếu thời gian, mà nằm ở cách chúng ta lựa chọn việc cần làm trước. Khi không xác định được thứ tự ưu tiên, người làm việc dễ bị cuốn theo những việc trước mắt, trong khi các nhiệm vụ quan trọng lại liên tục bị trì hoãn.

Trong một ngày làm việc, không phải nhiệm vụ nào cũng có mức độ quan trọng như nhau. Có việc cần hoàn thành ngay vì liên quan đến thời hạn bàn giao, có việc ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả chung của nhóm, nhưng cũng có những việc chỉ mang tính hỗ trợ hoặc có thể xử lý vào thời điểm khác. Nếu không phân biệt được những mức độ này, chúng ta dễ rơi vào trạng thái làm việc theo phản ứng: việc nào xuất hiện trước thì xử lý trước, ai yêu cầu gấp thì ưu tiên trước.

Cách làm này tạo cảm giác luôn bận rộn, nhưng không đồng nghĩa với việc công việc được hoàn thành hiệu quả. Khi thời gian bị phân tán cho quá nhiều nhiệm vụ nhỏ, những công việc đòi hỏi sự tập trung và có giá trị lớn thường không được dành đủ thời gian. Kết quả là người lao động có thể hoàn thành nhiều đầu việc nhưng vẫn không đạt được mục tiêu quan trọng trong ngày.

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến năng suất giảm là thói quen ưu tiên những việc tạo cảm giác khẩn cấp. Chẳng hạn, một tin nhắn mới từ đồng nghiệp, một email cần phản hồi hoặc một yêu cầu hỗ trợ đột xuất thường khiến chúng ta muốn xử lý ngay. Trong khi đó, việc hoàn thiện báo cáo, phân tích dữ liệu hay xây dựng kế hoạch dài hạn có thể chưa đến hạn ngay nên dễ bị đẩy xuống cuối danh sách.

Nếu tình trạng này lặp lại thường xuyên, người làm việc sẽ dành phần lớn thời gian để giải quyết những yêu cầu phát sinh mà không có đủ khoảng thời gian cho nhiệm vụ cốt lõi. Đến khi thời hạn của công việc quan trọng đến gần, họ mới phải xử lý trong tâm thế vội vàng, dễ mắc sai sót và chịu áp lực lớn.

Khi liên tục chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, chúng ta phải mất thời gian để làm quen lại với nội dung đang xử lý. Ví dụ, đang viết báo cáo nhưng phải dừng lại để trả lời tin nhắn, sau đó chuyển sang kiểm tra một bộ hồ sơ rồi quay lại báo cáo. Dù mỗi lần gián đoạn chỉ kéo dài vài phút, việc thay đổi sự chú ý liên tục có thể khiến tiến độ tổng thể chậm hơn đáng kể.

Đặc biệt, những công việc cần tư duy, phân tích hoặc kiểm tra chi tiết thường đòi hỏi một khoảng thời gian tập trung liên tục. Nếu không biết bảo vệ quỹ thời gian này, người lao động dễ làm việc trong trạng thái phân tán, phải đọc lại tài liệu nhiều lần hoặc bỏ sót thông tin quan trọng.

Một nhiệm vụ không có thời hạn gấp thường dễ bị xem nhẹ, dù tác động lâu dài của nó rất lớn. Chẳng hạn, việc học thêm kỹ năng chuyên môn, cải tiến quy trình, xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân hoặc rà soát những vấn đề tồn đọng có thể không cần hoàn thành ngay trong ngày. Tuy nhiên, nếu liên tục bị lùi lại, chúng sẽ trở thành những khoảng trống ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc về lâu dài.

Đây là lý do một người có thể hoàn thành đầy đủ những việc được giao hằng ngày nhưng vẫn không tiến bộ nhiều sau một thời gian dài. Họ dành quá nhiều thời gian để duy trì hoạt động thường nhật mà thiếu sự đầu tư cho những công việc giúp cải thiện chất lượng và năng lực của bản thân.

Không phải ai thiếu kỹ năng ưu tiên cũng nhận ra vấn đề ngay lập tức. Nhiều người chỉ cảm thấy mình bận rộn, thường xuyên phải làm thêm giờ hoặc khó hoàn thành kế hoạch, nhưng chưa xác định được nguyên nhân đến từ đâu. Một số biểu hiện dưới đây có thể giúp bạn nhìn lại cách tổ chức công việc hiện tại.

Nếu mỗi sáng bạn phải mất nhiều thời gian để xem lại tin nhắn, kiểm tra email và suy nghĩ xem nhiệm vụ nào cần xử lý, có thể bạn chưa có một kế hoạch rõ ràng. Khi không xác định trước thứ tự ưu tiên, bạn dễ để những yêu cầu xuất hiện trong ngày quyết định toàn bộ lịch làm việc.

Điều này khiến ngày làm việc trở nên bị động. Thay vì chủ động dành thời gian cho mục tiêu của mình, bạn liên tục phản ứng với những việc do người khác gửi đến.

Việc ghi ra nhiều đầu việc có thể giúp bạn không quên nhiệm vụ, nhưng một danh sách dài chưa chắc đã giúp công việc tiến triển tốt. Nếu mọi nhiệm vụ đều được xem là quan trọng như nhau, bạn sẽ khó biết nên dành thời gian cho việc nào trước.

Chẳng hạn, trong cùng một ngày, bạn vừa cần hoàn thiện báo cáo, kiểm tra chứng từ, trả lời email, chuẩn bị tài liệu họp và hỗ trợ đồng nghiệp. Nếu không xác định việc nào ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ chung, bạn có thể dành quá nhiều thời gian cho những nhiệm vụ nhỏ rồi để công việc chính bị dồn lại.

Làm thêm giờ đôi khi là điều khó tránh khỏi, nhất là khi có công việc đột xuất. Tuy nhiên, nếu tình trạng này diễn ra thường xuyên, bạn nên xem xét lại cách phân bổ thời gian và thứ tự ưu tiên.

Có thể bạn đang nhận quá nhiều nhiệm vụ cùng lúc, chưa ước lượng đúng thời gian thực hiện hoặc dành quá nhiều thời gian cho những việc chưa thực sự cần thiết. Nếu chỉ cố gắng kéo dài thời gian làm việc mà không thay đổi cách sắp xếp, tình trạng quá tải có thể tiếp tục lặp lại.

Một người luôn sẵn sàng xử lý mọi yêu cầu ngay lập tức có thể được đánh giá là nhiệt tình, nhưng nếu không biết cân đối với nhiệm vụ đang đảm nhận, họ dễ rơi vào tình trạng quá tải.

Chẳng hạn, bạn đang hoàn thiện một công việc cần bàn giao trong buổi chiều nhưng đồng nghiệp liên tục nhờ hỗ trợ những việc chưa thực sự cấp bách. Nếu lần nào bạn cũng dừng công việc hiện tại để xử lý yêu cầu mới, tiến độ của chính bạn sẽ bị ảnh hưởng.

Biết ưu tiên không có nghĩa là từ chối hỗ trợ người khác. Điều quan trọng là biết trao đổi về thời gian, mức độ cần thiết và ảnh hưởng của từng nhiệm vụ trước khi thay đổi kế hoạch.

Việc thiếu ưu tiên công việc không phải lúc nào cũng xuất phát từ sự lười biếng hoặc thiếu trách nhiệm. Trong nhiều trường hợp, nguyên nhân nằm ở thói quen làm việc, cách giao nhiệm vụ và môi trường tổ chức.

Khi không biết kết quả cuối cùng cần hướng đến là gì, chúng ta rất khó đánh giá nhiệm vụ nào quan trọng hơn. Một công việc có thể tốn nhiều thời gian nhưng chỉ tạo ra giá trị nhỏ, trong khi một nhiệm vụ khác cần ít thời gian hơn nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả chung.

Ví dụ, một nhân viên kinh doanh có thể dành nhiều thời gian cập nhật các thông tin hành chính nhưng lại chưa tập trung vào việc chăm sóc khách hàng tiềm năng. Nếu mục tiêu chính là phát triển doanh số, việc phân bổ thời gian như vậy chưa thực sự hợp lý.

Mục tiêu rõ ràng giúp người làm việc có cơ sở lựa chọn nhiệm vụ cần tập trung, thay vì chỉ dựa vào cảm giác bận rộn.

Email, tin nhắn và những cuộc trao đổi đột xuất có thể khiến lịch làm việc thay đổi liên tục. Nếu mỗi thông báo đều được xem là một nhiệm vụ cần xử lý ngay, người lao động sẽ khó duy trì sự tập trung vào công việc đang thực hiện.

Thói quen phản hồi tức thì đôi khi còn tạo ra áp lực không cần thiết. Người nhận cảm thấy phải trả lời ngay để chứng minh sự nhiệt tình, dù nội dung đó không thực sự khẩn cấp.

Để hạn chế tình trạng này, cần phân biệt những thông tin cần phản hồi ngay với những nội dung có thể xử lý theo khung giờ nhất định. Việc kiểm tra tin nhắn và email theo từng khoảng thời gian phù hợp có thể giúp giảm gián đoạn.

Một số người thường nhận thêm nhiệm vụ dù lịch làm việc đã kín vì lo ngại bị đánh giá là thiếu hợp tác. Tuy nhiên, việc đồng ý với mọi yêu cầu không đồng nghĩa với việc có thể hoàn thành tất cả đúng hạn.

Khi khối lượng công việc vượt quá khả năng xử lý, người lao động cần trao đổi rõ với người giao việc về tiến độ và mức độ ưu tiên. Thay vì chỉ nói rằng mình đang bận, có thể trình bày những nhiệm vụ đang thực hiện và hỏi xem công việc mới cần được ưu tiên ở mức nào.

Cách trao đổi này giúp các bên hiểu rõ giới hạn nguồn lực, tránh tình trạng nhiều nhiệm vụ cùng được yêu cầu hoàn thành ngay nhưng không có sự điều chỉnh về thời gian.

Có người cảm thấy một ngày làm việc hiệu quả khi hoàn thành được thật nhiều đầu việc. Tuy nhiên, số lượng nhiệm vụ đã xử lý không phản ánh đầy đủ giá trị mà họ tạo ra.

Một nhân viên có thể trả lời hàng chục email, tham gia nhiều cuộc họp và xử lý nhiều yêu cầu nhỏ nhưng vẫn chưa hoàn thành báo cáo quan trọng. Ngược lại, một người dành phần lớn buổi sáng để hoàn thiện một phân tích có giá trị đối với quyết định của doanh nghiệp có thể đã tạo ra kết quả đáng kể.

Vì vậy, thay vì chỉ hỏi hôm nay đã làm được bao nhiêu việc, mỗi người nên xem xét nhiệm vụ nào đã hoàn thành và kết quả đó đóng góp như thế nào vào mục tiêu chung.

Để cải thiện năng suất, không nhất thiết phải sử dụng một hệ thống quản lý công việc phức tạp. Bạn có thể bắt đầu bằng cách phân loại nhiệm vụ, xác định kết quả cần đạt và dành thời gian phù hợp cho từng nhóm công việc.

Một cách phổ biến để sắp xếp nhiệm vụ là sử dụng ma trận Eisenhower. Phương pháp này chia công việc thành bốn nhóm:

Điểm đáng chú ý của phương pháp này là giúp người làm việc không chỉ tập trung vào những nhiệm vụ đang tạo áp lực trước mắt. Nhóm công việc quan trọng nhưng chưa khẩn cấp cũng cần được bảo vệ thời gian, bởi đây thường là những nhiệm vụ giúp cải thiện kết quả trong dài hạn.

Thay vì lập một danh sách quá dài, bạn có thể chọn ra ba nhiệm vụ quan trọng nhất cần hoàn thành trong ngày. Đây nên là những việc có ảnh hưởng rõ ràng đến mục tiêu công việc, thời hạn bàn giao hoặc kết quả chung của nhóm.

Ví dụ, một nhân viên kế toán có thể xác định ba nhiệm vụ trọng tâm gồm hoàn thiện đối chiếu công nợ, kiểm tra chứng từ của kỳ và gửi báo cáo đúng thời hạn. Những công việc nhỏ khác vẫn cần được xử lý, nhưng không nên chiếm toàn bộ thời gian dành cho các nhiệm vụ chính.

Cách làm này giúp bạn có định hướng rõ ràng hơn. Khi xuất hiện yêu cầu mới, bạn có thể đánh giá xem nhiệm vụ đó có cần thay thế một trong những ưu tiên hiện tại hay có thể xử lý vào thời điểm khác.

Một lỗi phổ biến khi lập kế hoạch là chỉ liệt kê việc cần làm mà không tính đến thời gian thực hiện. Điều này khiến lịch làm việc dễ bị quá tải ngay từ đầu.

Bạn nên ước lượng khoảng thời gian cần thiết cho từng nhiệm vụ dựa trên kinh nghiệm thực tế. Những công việc cần tập trung cao nên được bố trí vào khung giờ bạn có nhiều năng lượng nhất. Các nhiệm vụ đơn giản như kiểm tra email hoặc cập nhật thông tin có thể gom vào những khoảng thời gian ngắn hơn.

Ngoài ra, hãy để lại một phần thời gian dự phòng cho những yêu cầu phát sinh. Một lịch làm việc kín hoàn toàn có thể khiến bạn bị động ngay khi có nhiệm vụ ngoài kế hoạch.

Những công việc có phạm vi rộng thường dễ bị trì hoãn vì người thực hiện không biết nên bắt đầu từ đâu. Chẳng hạn, nhiệm vụ “hoàn thiện kế hoạch kinh doanh” nghe có vẻ lớn và khó kiểm soát nếu không được chia thành các phần nhỏ.

Bạn có thể tách nhiệm vụ thành các bước như thu thập dữ liệu, phân tích tình hình, xây dựng phương án, rà soát và hoàn thiện bản kế hoạch. Khi mỗi bước có kết quả cụ thể, việc theo dõi tiến độ sẽ dễ dàng hơn và bạn cũng có cảm giác rõ ràng về mức độ hoàn thành.

Biết cách phân loại nhiệm vụ là bước đầu, nhưng để duy trì hiệu quả, bạn cần hình thành những thói quen phù hợp. Việc ưu tiên công việc không nên chỉ được thực hiện khi quá tải mà cần trở thành một phần trong cách tổ chức ngày làm việc.

Dành khoảng 10–15 phút để xem lại nhiệm vụ và chuẩn bị kế hoạch cho ngày tiếp theo có thể giúp bạn bắt đầu công việc chủ động hơn. Hãy ghi lại những việc còn tồn đọng, thời hạn cần hoàn thành và nhiệm vụ có ảnh hưởng lớn nhất.

Nếu lập kế hoạch vào cuối ngày, bạn sẽ có thời gian nhìn lại kết quả đã đạt được và xác định những việc cần chuyển sang ngày hôm sau. Nếu thực hiện vào đầu buổi sáng, hãy cố gắng hoàn thành bước rà soát trước khi bị cuốn vào email và các yêu cầu phát sinh.

Làm nhiều việc cùng lúc thường tạo cảm giác tiết kiệm thời gian, nhưng thực tế có thể khiến chất lượng công việc giảm nếu các nhiệm vụ đều cần sự tập trung. Việc liên tục chuyển đổi giữa các hoạt động cũng khiến bạn khó duy trì mạch suy nghĩ.

Bạn có thể thử dành những khoảng thời gian nhất định để xử lý một nhiệm vụ duy nhất, tắt bớt thông báo không cần thiết và hạn chế kiểm tra tin nhắn trong lúc đang làm việc sâu. Sau khi hoàn thành một phần công việc, hãy nghỉ ngắn hoặc chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.

Không phải công việc nào cũng có thể thực hiện theo cách này, nhưng việc bảo vệ một số khoảng thời gian tập trung mỗi ngày sẽ giúp cải thiện chất lượng kết quả.

Khi được giao thêm việc trong lúc đang thực hiện một nhiệm vụ quan trọng, bạn không nhất thiết phải từ chối ngay hoặc lập tức dừng công việc hiện tại. Hãy làm rõ thời hạn, mức độ cần thiết và tác động của nhiệm vụ mới.

Chẳng hạn, bạn có thể trao đổi: “Hiện tại tôi đang hoàn thiện báo cáo cần gửi trong chiều nay. Nếu nhiệm vụ mới cần xử lý trước, mình có thể thống nhất chuyển thời hạn báo cáo sang thời điểm khác không?”

Cách phản hồi này vừa thể hiện tinh thần hợp tác, vừa giúp người giao việc hiểu rõ tình hình và đưa ra quyết định phù hợp. Biết trao đổi về thứ tự ưu tiên là một kỹ năng quan trọng, đặc biệt trong môi trường có nhiều nhiệm vụ phát sinh.

Cuối ngày, hãy dành một khoảng thời gian ngắn để xem lại những nhiệm vụ đã hoàn thành, những việc còn tồn đọng và nguyên nhân khiến kế hoạch bị thay đổi.

Nếu một nhiệm vụ quan trọng liên tục bị lùi lại, hãy xem xét liệu thời gian dự kiến có quá ít, nhiệm vụ có quá lớn hay bạn đang bị gián đoạn bởi những hoạt động không cần thiết. Việc rà soát không nhằm tạo thêm áp lực mà giúp bạn nhận ra điểm cần điều chỉnh trong cách làm việc.

Sau một thời gian, bạn có thể nhận diện được khung giờ làm việc hiệu quả nhất, những yếu tố thường gây xao nhãng và cách phân bổ thời gian phù hợp với đặc thù công việc của mình.

Một điều cần lưu ý là thứ tự ưu tiên không phải một danh sách cố định. Mức độ quan trọng của nhiệm vụ có thể thay đổi theo thời hạn, nguồn lực và tình hình thực tế. Một công việc chưa cần xử lý vào buổi sáng có thể trở nên khẩn cấp vào buổi chiều khi xuất hiện thông tin mới.

Vì vậy, người làm việc hiệu quả không chỉ biết lập kế hoạch mà còn phải linh hoạt điều chỉnh khi cần thiết. Điều quan trọng là mọi thay đổi đều cần có lý do rõ ràng, thay vì để lịch làm việc bị chi phối bởi bất kỳ yêu cầu nào xuất hiện.

Bên cạnh đó, không nên xem việc hoàn thành nhiều nhiệm vụ quan trọng là mục tiêu duy nhất. Người lao động cũng cần dành thời gian nghỉ ngơi, học hỏi và phục hồi năng lượng. Nếu liên tục lấp đầy lịch làm việc mà không có khoảng trống, khả năng tập trung và chất lượng quyết định có thể bị ảnh hưởng.

Một ngày làm việc hiệu quả không nhất thiết là ngày bạn hoàn thành tất cả mọi thứ. Đó là ngày bạn biết lựa chọn những việc cần tập trung, hoàn thành chúng với chất lượng phù hợp và chủ động xử lý phần việc còn lại theo kế hoạch.

Thiếu ưu tiên công việc khiến năng suất giảm không phải vì chúng ta không cố gắng, mà vì thời gian và sự tập trung chưa được dành đúng chỗ. Khi mọi nhiệm vụ đều được xem là quan trọng như nhau, người làm việc dễ bị cuốn vào những yêu cầu trước mắt, trong khi mục tiêu lớn lại liên tục bị trì hoãn. Để cải thiện tình trạng này, mỗi người cần học cách phân biệt việc quan trọng và việc khẩn cấp, xác định nhiệm vụ trọng tâm, phân bổ thời gian hợp lý và thường xuyên rà soát kết quả. Làm việc hiệu quả không nằm ở việc lúc nào cũng bận rộn, mà ở khả năng lựa chọn đúng việc và tạo ra kết quả có giá trị.

Liên Hệ AGS – Dịch Vụ Kế Toán, Kiểm Toán & Thuế cho DN Nhật Bản

Doanh nghiệp Nhật Bản đang gặp khó khăn về thuế và kế toán tại Việt Nam? Khám phá các hướng dẫn thực tiễn và cách xử lý rủi ro hiệu quả từ chuyên gia.

AGS ACCOUNTING Insight | Góc nhìn chuyên gia về Kế toán – Thuế – Kiểm toán – Pháp lý tại Việt Nam

Cơ hội nghề nghiệp tại AGS：Chính sách, phúc lợi và những câu hỏi thường gặp về tuyển dụng

Khám phá chính sách tuyển dụng, phúc lợi và cơ hội việc làm tại AGS – công ty kế toán kiểm toán hàng đầu, đồng hành cùng doanh nghiệp Nhật Bản tại Việ

AGS ACCOUNTING Insight | Góc nhìn chuyên gia về Kế toán – Thuế – Kiểm toán – Pháp lý tại Việt Nam