Quản lý thời khóa biểu bằng một cuốn sổ

Trước khi lập lịch trình, hãy lập danh sách những việc bạn cần làm và những việc bạn muốn làm. Đừng lo lắng về thứ tự, chỉ cần viết ra từng nhiệm vụ một trên giấy dính hoặc vào phần ghi nhớ trong sổ tay của bạn. Tiếp theo, hãy ưu tiên từng nhiệm vụ và ước tính sẽ mất bao lâu. Sắp xếp các nhiệm vụ thành một lịch trình dựa trên mức độ ưu tiên và thời gian cần thiết. Ý tưởng là sắp xếp các nhiệm vụ giữa các cuộc họp, cuộc hẹn và các công việc lặt vặt khác có thời gian nhất định.

4. Diễn tả “lượng” thời gian

Khi điền vào lịch trình của bạn, hãy đảm bảo rằng bạn có thể xem nhanh lượng thời gian cần thực hiện. Sử dụng "đường thẳng" và "đường tròn" để làm rõ các khối thời gian. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng xem mỗi việc vặt mất bao nhiêu thời gian và bao nhiêu thời gian còn lại giữa các việc vặt.

5. Đồng thời ghi lại thời gian đi lại và thời gian chuẩn bị.

Ông Mizuguchi, được đề cập trước đó, cũng khuyên bạn nên ghi lại thời gian di chuyển và chuẩn bị cho từng lịch trình. Nếu bạn dự định đến thăm một công ty khác, hãy kiểm tra trước xem chuyến đi sẽ mất bao lâu và viết những thứ như `` 3:00 chiều đến 4:00 chiều ''. Nếu bạn có một cuộc họp, hãy ước tính thời gian cần thiết để sắp xếp địa điểm và chuẩn bị tài liệu. Nếu bạn không đưa thời gian đi lại và chuẩn bị đó vào lịch trình của mình, bạn có thể sẽ băn khoăn vào phút cuối, ``Tôi có nên chuyển đi bây giờ không?'' hoặc ``Sẽ mất bao lâu để di chuyển và chuẩn bị?'' và bạn có thể không thực hiện được kịp thời. không. Trong sổ tay của bạn, hãy viết “thời gian bạn nên bắt đầu hành động” thay vì “thời gian lịch trình của bạn bắt đầu”.

6. Viết ra ngay cả những nhiệm vụ nhỏ

• Báo cáo tiến độ cho sếp của bạn
• Đặt mua những mặt hàng có khả năng hết hàng
• Sắp xếp các thư mục

Nhiều người không viết ra những công việc nhỏ như... vào sổ tay vì họ chỉ cần ghi nhớ chúng. Tuy nhiên, nếu bạn không viết ra mọi việc, bạn có nguy cơ quên làm chúng và nếu không có lịch trình cụ thể để thực hiện chúng, bạn có thể thấy mình ngày càng trì hoãn công việc nhiều hơn.

Để tránh quên hoặc trì hoãn nhiệm vụ, đừng mất cảnh giác ngay cả khi đó là một việc vặt nhỏ và hãy nhớ đưa nó vào lịch trình của bạn.

7. Đảm bảo “viết nhanh” 

Nguyên tắc vàng khi quản lý lịch trình của bạn bằng sổ ghi chép là luôn thức dậy với sổ và bút trên tay, đồng thời viết ra lịch trình của bạn ngay khi có điều gì đó xảy ra. “Ngay lập tức” có nghĩa là thời gian sau: Thời điểm kế hoạch được quyết định Thời điểm bạn nhận được chỉ thị từ sếp Khoảnh khắc tôi quyết định làm điều gì đó

III. Kỹ thuật nâng cao để quản lý lịch trình trong sổ tay:

1. Điền vào lịch trình của bạn trước tối đa 3 tuần 

Để tiến hành công việc lâu dài một cách có kế hoạch, cần phải xem xét kế hoạch trước vài tuần đến vài tháng. Nếu không có lịch trình cố định trước, bạn sẽ thụ động thực hiện các nhiệm vụ được yêu cầu và có nguy cơ bị ảnh hưởng bởi sự thuận tiện của người khác. Như đã đề cập ở trên, thứ tự lập lịch trình là “Xác định nhiệm vụ → Quyết định mức độ ưu tiên, ước tính thời gian cần thiết, → Quyết định ngày giờ cụ thể”. Nếu bạn đếm ngược thời hạn công việc và viết ra những gì bạn cần để thực hiện từng việc một, bạn sẽ có thể hoàn thành lịch trình của mình trong khoảng ba tuần.

2. Thiết lập “thời gian ghi chép”

Cũng rất có ý nghĩa nếu viết ra những giấc mơ như “Tôi muốn được như thế này trong X năm nữa” hoặc “Tôi muốn làm điều gì đó vào một ngày nào đó” vào một cuốn sổ. Bạn có thể xác nhận mục tiêu cuối cùng trong sự nghiệp hoặc cuộc sống của mình, điều này sẽ làm tăng thêm động lực cho bạn. Đừng quên suy nghĩ về thời điểm và những gì bạn nên làm để biến ước mơ của mình thành hiện thực và đưa chúng vào một kế hoạch cụ thể.

Nếu có thời gian, bạn có thể thiết lập thời gian ghi chép mỗi ngày. Sẽ là một ý kiến hay nếu bạn quyết định thời gian, chẳng hạn như trước khi bắt đầu công việc hoặc sau khi kết thúc công việc. Nếu bạn coi việc mở sổ ghi chép thành một quy tắc, bạn sẽ không có thói quen sử dụng sổ ghi chép hoặc thậm chí sau khi viết xong bạn sẽ không đọc lại sổ ghi chép.

3. Ghi lại thành tích của bạn

• Giờ làm việc
• Số lượng giao dịch
• Thu nhập

Ghi lại những thành tựu liên quan đến công việc của bạn càng chi tiết càng tốt vào sổ tay của bạn.

Các kết quả được ghi lại sẽ hữu ích khi bạn lên kế hoạch cho lịch trình tiếp theo của mình. Nếu bạn có dữ liệu như ``Mất 2 giờ để tạo tài liệu cuộc họp'' hoặc ``Mất 1 giờ để tìm và đặt studio'', bạn sẽ dễ dàng ước tính cần bao nhiêu thời gian để thực hiện công việc tương tự.

4. Hãy thử sử dụng các công cụ kỹ thuật số Sử dụng Lịch Google, Outlook hoặc các ứng dụng khác để quản lý lịch trình của bạn bằng kỹ thuật số nếu bạn muốn. 

Ưu điểm của việc quản lý lịch trình kỹ thuật số là chúng có thể được chia sẻ dễ dàng. Bằng cách nhập lịch trình của bạn vào Lịch Google, thông tin sẽ được chia sẻ ngay lập tức trong công ty và bạn có thể cộng tác suôn sẻ với đồng nghiệp. Đây là một tính năng tiện lợi không có ở sổ tay giấy. Công cụ lập kế hoạch trên giấy và công cụ kỹ thuật số đều có những lợi ích riêng. Hãy nhận biết sự khác biệt và tận dụng chúng. Khi sử dụng các công cụ kỹ thuật số cũng nên ghi nhớ nguyên tắc điều khiển trung tâm. Việc ghi lại các lịch trình khác nhau trên giấy và dưới dạng kỹ thuật số có thể dẫn đến hiểu lầm và đặt chỗ gấp đôi. Khi quản lý lịch trình của bạn, hãy nhớ rằng sổ ghi chép giấy của bạn là sổ chính và sổ ghi chép kỹ thuật số chỉ là sổ phụ.