Hàng bán trả lại có lập hóa đơn hay không?

Trước đây, theo các hướng dẫn tại Thông tư 39/2014/TT-BTC thì người mua sẽ xuất hóa đơn trả lại hàng cho người bán. Đối với dịch vụ thì người bán sẽ lập hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu tương ứng với phần dịch vụ không sử dụng nữa. Tuy nhiên kể từ khi các doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì doanh nghiệp băn khoăn bên nào là bên xuất hóa đơn khi trả lại hàng?

1. Hàng bán trả lại có lập hóa đơn hay không?

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ có quy định như sau:
Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Như vậy, khi bên mua hoàn trả hàng hóa (hàng bán trả lại) cho bên bán thì phải lập hóa đơn trả hàng.

2. Ai phải lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa?

Theo hướng dẫn tại Công văn 8999/CTTPHCM-TTHT năm 2023 do Cục Thuế TP. HCM ban hành có quy định:
Nếu tổ chức, cá nhân mua hàng hoá, người bán đã xuất hoá đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá thì người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa để điều chỉnh giảm hoặc thay thế hóa đơn đã lập, người bán và người mua có thỏa thuận ghi rõ hàng bán trả lại.
Đối với trường hợp hàng hóa đã mua trước 01/01/2023 thuộc đối tượng giảm thuế GTGT với thuế suất 8%, sau ngày 31/12/2022 người mua trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng, thì người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa với thuế suất thuế GTGT 8%.
Như vậy, theo quy định nêu trên, người bán phải lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa để điều chỉnh giảm hoặc thay thế hóa đơn đã lập.

3. Kê khai hóa đơn trả lại hàng hóa tại kỳ nào?

Theo hướng dẫn của Công văn 28218/CTHN-TTHT năm 2022 về chính sách thuế hóa đơn điện tử do Cục thuế thành phố Hà Nội ban hành thì:
Trường hợp Công ty có lập hóa đơn trả lại hàng, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế theo quy định tại Điều 4 và Điều 19 tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu trên thì Công ty thực hiện kê khai thuế GTGT đối với các hóa đơn trên như sau:

Đối với hóa đơn trả lại hàng:

Công ty thực hiện kê khai tại kỳ phát sinh lập hóa đơn trả lại hàng.

Đối với hóa đơn điều chỉnh, thay thế:

Công ty thực hiện kê khai bổ sung, điều chỉnh tại kỳ tính thuế có sai sót theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019 và Khoản 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
Dẫn chiếu đến quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019 có quy định về khai bổ sung hồ sơ khai thuế như sau:

Người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế có sai, sót thì được khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai, sót nhưng trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.
Khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền đã công bố quyết định thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế thì người nộp thuế vẫn được khai bổ sung hồ sơ khai thuế; cơ quan thuế thực hiện xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế đối với hành vi quy định của pháp luật.
Sau khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền đã ban hành kết luận, quyết định xử lý về thuế sau thanh tra, kiểm tra tại trụ sở của người nộp thuế thì việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế được quy định như sau:

Người nộp thuế được khai bổ sung hồ sơ khai thuế đối với trường hợp làm tăng số tiền thuế phải nộp, giảm số tiền thuế được khấu trừ hoặc giảm số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn và bị xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế đối với hành vi quy định của pháp luật;
Trường hợp người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế có sai, sót nếu khai bổ sung làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được khấu trừ, tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn thì thực hiện theo quy định về giải quyết khiếu nại về thuế.

Tóm lại, theo hướng dẫn mới nhất hiện nay thì trường hợp người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá thì người bán lập hóa đơn hoàn trả hàng hóa để điều chỉnh giảm hoặc thay thế hóa đơn đã lập