Kỹ năng Excel trung cấp mà bạn nên biết (Phần 1)

Tại đây, bạn thấy tùy chọn khác nhau mà bạn có thể sử dụng và chọn các loại ô khác nhau.

Ví dụ, nếu bạn muốn chọn tất cả các ô trống, bạn chỉ cần chọn vào Blanks và nhấp vào OK, và nó sẽ ngay lập tức chọn tất cả các ô trống.

Tương tự như vậy, nếu bạn muốn chọn các ô có công thức và trả về số, bạn cần chọn công thức và sau đó đánh dấu đánh dấu số rồi bấm OK.

II. Pivot Table

Pivot Table là một trong những cách tốt nhất để phân tích dữ liệu trong Excel bởi vì nhờ Pivot Table bạn có thể tạo một bảng tóm tắt từ một tập dữ liệu lớn.

Để tạo Pivot Table (bảng tổng hợp), hãy làm theo các bước sau:

1. Đầu tiên, hãy chuyển đến tab Insert và nhấp vào nút PivotTable trên thẻ Tables.

2. Bạn sẽ có một hộp thoại để chỉ định dữ liệu nguồn, nhưng khi bạn đã chọn dữ liệu trước khi mở hộp thoại, nó sẽ tự động lấy phạm vi.

3. Khi bạn nhấp vào OK, bạn sẽ có một thanh bên giống như bên dưới, nơi bạn có thể xác định các hàng, cột và giá trị cho bảng tổng hợp mà bạn có thể chỉ cần kéo và thả. Và bây giờ, hãy thêm “Age” vào các hàng, “Education” vào cột và “First name” vào các giá trị.

Khi bạn xác định tất cả, bạn sẽ có một biểu đồ như sau:

III. Đặt tên cho vùng dữ liệu Excel

Trong Excel, mọi ô đều có địa chỉ là sự kết hợp của hàng và cột, vì vậy chúng ta có thể đặt tên cho một ô hoặc phạm vi ô và sau đó bạn có thể sử dụng tên đó để tham chiếu đến nó.

Giả sử bạn có 18% thuế trong ô A1 và bây giờ thay vì sử dụng tham chiếu ô, bạn có thể đặt tên cho nó và sau đó sử dụng tên đó trong mọi phép tính.

• Để đặt tên cho dữ liệu, bạn cần chuyển đến tab Formula ➜ Define Name ➜ Define Name

• Bây giờ trong hộp thoại New Name, bạn cần xác định những điều sau:

• Name: Tên của vùng dữ liệu.
• Scope: Phạm vi của vùng dữ liệu trong trang tính.
• Comment: Bình luận cho vùng dữ liệu.
• Refers to: Địa chỉ của ô hoặc phạm vi.

Bây giờ khi bạn nhấp vào OK, Excel sẽ gán tên đó cho ô A1 và bạn có thể sử dụng tên đó trong các công thức để tham chiếu đến ô A1.

IV. Chức năng Data Validation để tạo danh sách thả xuống trong Excel

Danh sách thả xuống về cơ bản là một danh sách các giá trị được xác định trước, có thể giúp bạn nhanh chóng nhập dữ liệu vào một ô.

Để tạo danh sách thả xuống, bạn cần chuyển đến tab Data ➜ Data Tools ➜ Data Validation ➜ Data Validation.

Bây giờ hộp thoại Data Validation mở ra, bạn cần chọn "List" để tạo danh sách và tham chiếu đến phạm vi từ vùng dữ liệu bạn muốn lấy giá trị hoặc bạn cũng có thể chèn giá trị trực tiếp vào thẻ "Source"

Cuối cùng, bấm OK

Bây giờ khi bạn quay lại ô tính ban đầu, bạn sẽ có một danh sách thả xuống từ đó bạn có thể chọn giá trị để chèn vào ô.

V. Conditional Formatting (định dạng có điều kiện) trong Excel

Định dạng có điều kiện là sử dụng các điều kiện và công thức để định dạng, hơn hết là Excel cung cấp hơn 20 tùy chọn mà bạn có thể áp dụng chỉ với một cú nhấp chuột.

Giả sử nếu bạn muốn đánh dấu tất cả các giá trị trùng lặp từ một phạm vi ô tính, bạn chỉ cần đi tới tab Home ➜ Conditional Formatting ➜ Highlight Rules ➜ Duplicate Values.

Hoặc bạn cũng có thể chọn các Data Bars (thanh dữ liệu), Color Scales (màu sắc) và Icon (biểu tượng) để áp dụng làm nổi bật cho các ô tính.