Kỹ năng Excel trung cấp mà bạn nên biết

AGS Trinh HR

18 thg 3, 2024

Bài viết này sẽ giới thiệu cho bạn đọc 1 số kỹ năng excel mà người đi làm văn phòng nào cũng sẽ cần biết, hãy cùng tham khảo nhé!

I. Go to Special

Tùy chọn Go To Special giúp bạn điều hướng đến một ô cụ thể hoặc một phạm vi ô trong trang tính.

Để mở tùy chọn này, bạn cần đi tới tab Home ➜ Editing ➜ Find and Select ➜ Go To Special.

Tại đây, bạn thấy tùy chọn khác nhau mà bạn có thể sử dụng và chọn các loại ô khác nhau.

Ví dụ, nếu bạn muốn chọn tất cả các ô trống, bạn chỉ cần chọn vào Blanks và nhấp vào OK, và nó sẽ ngay lập tức chọn tất cả các ô trống.

Tương tự như vậy, nếu bạn muốn chọn các ô có công thức và trả về số, bạn cần chọn công thức và sau đó đánh dấu đánh dấu số rồi bấm OK.

II. Pivot Table

Pivot Table là một trong những cách tốt nhất để phân tích dữ liệu trong Excel bởi vì nhờ Pivot Table bạn có thể tạo một bảng tóm tắt từ một tập dữ liệu lớn.

Để tạo Pivot Table (bảng tổng hợp), hãy làm theo các bước sau:

1. Đầu tiên, hãy chuyển đến tab Insert và nhấp vào nút PivotTable trên thẻ Tables.

2. Bạn sẽ có một hộp thoại để chỉ định dữ liệu nguồn, nhưng khi bạn đã chọn dữ liệu trước khi mở hộp thoại, nó sẽ tự động lấy phạm vi.

3. Khi bạn nhấp vào OK, bạn sẽ có một thanh bên giống như bên dưới, nơi bạn có thể xác định các hàng, cột và giá trị cho bảng tổng hợp mà bạn có thể chỉ cần kéo và thả. Và bây giờ, hãy thêm “Age” vào các hàng, “Education” vào cột và “First name” vào các giá trị.

Khi bạn xác định tất cả, bạn sẽ có một biểu đồ như sau:

III. Đặt tên cho vùng dữ liệu Excel

Trong Excel, mọi ô đều có địa chỉ là sự kết hợp của hàng và cột, vì vậy chúng ta có thể đặt tên cho một ô hoặc phạm vi ô và sau đó bạn có thể sử dụng tên đó để tham chiếu đến nó.

Giả sử bạn có 18% thuế trong ô A1 và bây giờ thay vì sử dụng tham chiếu ô, bạn có thể đặt tên cho nó và sau đó sử dụng tên đó trong mọi phép tính.

Để đặt tên cho dữ liệu, bạn cần chuyển đến tab Formula ➜ Define Name ➜ Define Name

Bây giờ trong hộp thoại New Name, bạn cần xác định những điều sau:

Name: Tên của vùng dữ liệu.
Scope: Phạm vi của vùng dữ liệu trong trang tính.
Comment: Bình luận cho vùng dữ liệu.
Refers to: Địa chỉ của ô hoặc phạm vi.

Bây giờ khi bạn nhấp vào OK, Excel sẽ gán tên đó cho ô A1 và bạn có thể sử dụng tên đó trong các công thức để tham chiếu đến ô A1.

IV. Chức năng Data Validation để tạo danh sách thả xuống trong Excel

Danh sách thả xuống về cơ bản là một danh sách các giá trị được xác định trước, có thể giúp bạn nhanh chóng nhập dữ liệu vào một ô.

Để tạo danh sách thả xuống, bạn cần chuyển đến tab Data ➜ Data Tools ➜ Data Validation ➜ Data Validation.

Bây giờ hộp thoại Data Validation mở ra, bạn cần chọn "List" để tạo danh sách và tham chiếu đến phạm vi từ vùng dữ liệu bạn muốn lấy giá trị hoặc bạn cũng có thể chèn giá trị trực tiếp vào thẻ "Source"

Cuối cùng, bấm OK

Bây giờ khi bạn quay lại ô tính ban đầu, bạn sẽ có một danh sách thả xuống từ đó bạn có thể chọn giá trị để chèn vào ô.

V. Conditional Formatting (định dạng có điều kiện) trong Excel

Định dạng có điều kiện là sử dụng các điều kiện và công thức để định dạng, hơn hết là Excel cung cấp hơn 20 tùy chọn mà bạn có thể áp dụng chỉ với một cú nhấp chuột.

Giả sử nếu bạn muốn đánh dấu tất cả các giá trị trùng lặp từ một phạm vi ô tính, bạn chỉ cần đi tới tab Home ➜ Conditional Formatting ➜ Highlight Rules ➜ Duplicate Values.

Hoặc bạn cũng có thể chọn các Data Bars (thanh dữ liệu), Color Scales (màu sắc) và Icon (biểu tượng) để áp dụng làm nổi bật cho các ô tính.

VI. Bảng Excel

Bảng Excel chuyển đổi dữ liệu bình thường thành một bảng có cấu trúc, nơi bạn có thể sắp xếp, lọc và phân tích dữ liệu một cách dễ dàng.

Đây là bảng mà mình đã tạo trong Excel.

Để chuyển đổi dữ liệu bình thường của bạn thành một bảng Excel, tất cả những gì bạn cần làm là nhấp tổ hợp phím tắt Ctrl + T hoặc bạn cũng có thể chuyển đến tab Insert ➜ Table.

VII. Nút Idea trong Excel

Nếu đang sử dụng Office 365, bạn có quyền truy cập vào nút Idea mới do Microsoft giới thiệu, công cụ này có thể giúp bạn phân tích dữ liệu của mình một cách dễ dàng bằng cách đề xuất và tạo:

Pivot Tables (Bảng tổng hợp)
Trendline Charts (Biểu đồ đường xu hướng)
Frequency Distribution Chart (Biểu đồ phân bố tần suất)

Bạn chỉ cần chọn vùng dữ liệu muốn phân tích và sau đó nhấp vào nút Idea trên tab Home.

Phải mất vài giây để phân tích dữ liệu và sau đó nó hiển thị cho bạn danh sách các kết quả có thể xảy ra.

VIII. Sử dụng Sparklines (biểu đồ thu nhỏ)

Sparklines (biểu đồ thu nhỏ) là những biểu đồ nhỏ mà bạn có thể chèn vào một ô tính, dựa trên một loạt dữ liệu.

Để chèn một biểu đồ thu nhỏ, bạn cần vào tab Insert ➜ Sparklines.

Có 3 loại biểu đồ Sparklines mà bạn có thể chèn vào một ô.

Line (Hàng)
Column (Cột)
Win - Loss

Khi bạn nhấp biểu tượng biểu đồ trong Sparklines, Excel sẽ hiển thị cho bạn một hộp thoại nơi bạn cần chọn phạm vi dữ liệu và phạm vi đích để chèn biểu đồ.

Ngoài ra, bạn có các tùy chọn để tùy chỉnh biểu đồ thu nhỏ như thay đổi màu sắc của nó, thêm điểm đánh dấu và nhiều thay đổi nữa từ tab Sparklines.

IX. Text to Column

Với tùy chọn Text to Column, bạn có thể chia một cột thành nhiều cột bằng dấu phân tách, đây là một trong những cách tốt nhất để thay đổi và chuyển đổi dữ liệu của bạn.

Nhìn vào bảng dưới đây, nơi bạn có một cột có tên và giữa họ và tên có một khoảng trắng.

Bạn có thể chia cột này thành hai cột khác nhau (tên và họ) bằng cách sử dụng Text to Column, trong đó dấu cách được coi là dấu phân cách.

Đầu tiên, hãy chuyển đến tab Data và nhấp vào Text to Column.

Bây giờ, từ hộp thoại chọn Delimited và nhấp vào tiếp theo.

Sau đó, đánh dấu chọn vào Space (khoảng trống). Như bạn có thể thấy tại phần Data preview, nó đã tách các giá trị khỏi cột bằng cách sử dụng dấu cách.

Cuối cùng bạn bấm Finish để hoàn thành.

Thời điểm bạn nhấp kết thúc, nó sẽ chuyển đổi một cột Họ tên đầy đủ ban đầu thành hai cột khác nhau (họ và tên).

X. Quick Analysis Tool (Công cụ phân tích nhanh) trong Excel

Khi đọc tên công cụ, chúng ta có thể hiểu được về lợi ích của công cụ này. Công cụ phân tích nhanh cho phép bạn phân tích và trình bày dữ liệu bằng một hoặc hai lần nhấp chuột.

Dưới đây, bạn có dữ liệu học sinh với điểm toán của họ. Nếu bạn chọn vùng dữ liệu này, bạn sẽ thấy một biểu tượng nhỏ ở cuối màn hình, đó là nút cho Quick Analysis Tool (công cụ phân tích nhanh).

Bây giờ khi bạn nhấp vào nó, nó sẽ hiển thị cho bạn một vài tab từ đó bạn có thể chọn các tùy chọn. Bây giờ chúng ta hãy khám phá từng thẻ một.

Formatting: Thẻ này cho phép bạn thêm định dạng có điều kiện vào bảng đã chọn, chẳng hạn như thanh dữ liệu, thang màu, bộ biểu tượng và các quy tắc định dạng có điều kiện khác.

Chart: Tab này hiển thị cho bạn một số biểu đồ được đề xuất mà bạn có thể chèn với dữ liệu đã chọn hoặc bạn cũng có thể nhấp vào More Charts để chọn một biểu đồ cụ thể.