Tất tần tật công việc của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

• Ghi chép thông tin hóa đơn hàng ngày, kiếm tra đơn giá của các sản phẩm, số lượng sản phẩm để thực hiện việc xuất hóa đơn cho khách hàng
• Lập bảng kê hóa đơn bán hàng, doanh thu, thuế GTGT cuối ngày
• Quản lý hóa đơn, chứng từ và hợp đồng với khách hàng
• Cập nhật giá các sản phẩm mới
• Tính toán tổng doanh thu, đơn giá, thuế GTGT của từng nhóm hàng hóa và theo đơn vị để tiện cho công tác kiểm tra hàng hóa
• Lập sổ theo dõi hàng hóa nhập kho và xuất kho
• Gửi báo giá cho khách hàng
• Định khoản và phân loại chứng từ theo các nghiệp vụ phát sinh
• Lập tờ khai hàng hóa mua vào theo biểu mẫu kê khai thuế GTGT
• Nắm bắt các thông tin về các khoản chi phí bán hàng, các phát sinh thực tế để từ đó làm căn cứ xác định kết quả kinh doanh
• Kiểm tra tình trạng quản lý tiền hàng, khách nợ và theo dõi những lô hàng, khách nợ để báo cáo lại kế toán trưởng
• Thực hiện công tác đối chiếu với thủ kho theo định kỳ về số lượng hàng hóa xuất, tồn, đối chiếu với kế toán công nợ về các khoản thu cho từng khách hàng, đối chiếu với thủ quỹ, kế toán ngân hàng về các khoản thanh toán
• Làm báo cáo định kỳ về tình hình bán hàng hàng tháng cho doanh nghiệp khi có yêu cầu
• Quản lý thông tin nhà cung cấp, khách hàng phục vụ cho công tác bán hàng
• Viết hóa đơn tài chính cho khách hàng khi khách hàng có yêu cầu
• Thực hiện các công việc do kế toán trưởng giao, tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng tại doanh nghiệp

3. Kiến thức chuyên môn kế toán bán hàng cần nắm vững

3.2. Quy tắc ghi nhận doanh thu bán hàng

• Doanh nghiệp đã chuyển giao rủi ro và các lợi ích từ sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng
• Doanh nghiệp đã thu được lợi ích kinh tế từ hoạt động bán hàng
• Doanh nghiệp đã xác định được doanh thu và chắc chắn về khoản doanh thu đó
• Doanh nghiệp không còn quyền quản lý hàng hóa như chủ sở hữu
• Doanh nghiệp xác định được các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

3.3. Các chứng từ kế toán thường được kế toán bán hàng sử dụng

• Hóa đơn GTGT: Mẫu số 01 GTKT-3LL
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Mẫu số 03 – VT
• Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: Mẫu số 02 – VT
• Phiếu thu: Mẫu số 01 – TT
• Biên lai thu tiền: Mẫu số 06 – TT
• Giấy báo có
• Báo cáo bán hàng, bảng kê bán hàng hóa, dịch vụ
• Giấy nộp tiền, thẻ quầy hàng, bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày
• Chứng từ liên quan khác phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp

• Nếu khách hàng nhận nợ, kế toán bán hàng lập biên bản giao nhận hàng hóa và xác nhận nợ. Chứng từ lập thành 3 liên, liên 1 để kiểm tra khi xuất hàng ra khỏi kho, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 thì lưu lại quyển
• Nếu khách hàng thanh toán tiền mặt thì kế toán cần lập phiếu thu. Phiếu thu lập thành 3 liên: Liên 1 thủ quỹ giữ, nơi lập phiếu giữ lại 1 liên và người nộp tiền sẽ giữ liên 3. Các liên phải đầy đủ nội dung, chữ ký của giám đốc
• Trường hợp khách hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản thì công ty sẽ nhận giấy báo có như một xác nhận về khoản tiền thanh toán của khách hàng

4. Vai trò và quyền hạn của nhân viên kế toán bán hàng

• Đề xuất khi có điều chỉnh, sửa đổi, hủy hóa đơn
• Đề xuất hướng xử lý khi yêu cầu xuất hóa đơn không phù hợp
• Đề xuất trường hợp thành toán khi có vướng mắc với kế toán trưởng
• Nhận sự chỉ đạo, phân công và giám sát trực tiếp từ kế toán trưởng

5. Một số nghiệp vụ kế toán bán hàng cơ bản

5.1. Bán hàng theo báo giá hợp đồng

• Kế toán xuất phiếu xuất kho, hóa đơn cho khách hàng theo báo giá và hợp đồng đã giao kết. Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng theo hợp đồng sẽ xảy ra các hoạt động:Thực hiện ký kết hợp đồng bán hàng với khách hàng
• Kế toán lập phiếu xuất kho khi đến ngày giao hàng, chuyển kế toán trưởng và giám đốc duyệt
• Thủ kho xuất kho hàng hóa và ghi sổ kho dựa vào phiếu xuất kho
• Giao hàng cho khách hàng và kế toán bán hàng ghi nhận doanh số bán hàng
• Nếu khách hàng thanh toán ngay, kế toán bán hàng xuất hóa đơn cho khách hàng

5.2. Bán hàng có chiết khấu thương mại

• Khách hàng đề nghị công ty báo giá thông qua gửi email hoặc gọi điện, nhân viên bán hàng căn cứ vào yêu cầu để gửi báo giá cho khách hàng
• Nhân viên bán hàng làm đề nghị xuất kho sau khi khách hàng gọi điện hoặc gửi mail yêu cầu giao hàng
• Kế toán lập phiếu xuất kho, chuyển kế trưởng và giám đốc ký duyệt
• Thủ kho xuất kho hàng hóa và ghi sổ kho theo phiếu xuất kho
• Nhân viên bán hàng nhận hàng và giao cho khách hàng. Trường hợp số lượng mua của khách hàng thỏa mãn điều kiện được hưởng chiết khấu thương mại thì nhân viên bán hàng đề nghị kế toán bán hàng chiết khấu cho khách hàng

5.3. Giảm giá hàng bán

• Trường hợp nếu hàng mua về không đúng theo hợp đồng và đồng ý lập biên bản giảm giá hàng bán thì kế toán lập hóa đơn giao cho khách hàng và hạch toán giảm giá và ghi sổ
• Kế toán bán hàng lập hóa đơn giảm giá hàng bán để giao cho khách hàng
• Kế toán hạch toán giảm giá hàng bán và ghi sổ kế toán

5.4. Hàng bán trả lại

• Nếu phát hiện hàng mua về không đúng và khách hàng trả lại hàng thì kế toán lập phiếu nhập kho căn cứ vào số hàng hóa bị trả lại và ghi sổ 2 khoBiên bản ghi nhận lý do trả lại hàng giữa 2 bên mua hàng và doanh nghiệp
• Phiếu xuất kho hoặc biên bản giao nhận hàng hóa của bên trả lại hàng
• Lập hóa đơn số lượng hàng trả lạ đối với bên trả lại hàng
• Lập phiếu nhập kho hàng trả lại đối với bên nhận hàng trả lại