Ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm toán báo cáo tài chính

Hiện chỉ có các công ty kiểm toán Big Four và một số công ty kiểm toán là thành viên của các hãng kiểm toán quốc tế đã sử dụng phần mềm kiểm toán chuyên nghiệp, trong lập hồ sơ và thực hiện các thủ tục kiểm toán. Các công ty kiểm toán còn lại chủ yếu sử dụng các ứng dụng văn phòng như Microsoft Word và Excel, để lập giấy tờ kiểm toán và sử dụng các công cụ trong Excel thực hiện các thủ tục phân tích.

Các công ty kiểm toán cần tăng cường việc ứng dụng CNTT

Nhiều công ty kiểm toán chưa sử dụng các phần mềm chuyên dụng để lập hồ sơ kế toán (HSKT) và thực hiện thủ tục kiểm toán. Vì vậy, hiệu quả công việc chưa cao, đặc biệt là khi kiểm toán các khách hàng lớn có hệ thống công nghệ thông tin (CNTT) phức tạp như các ngân hàng, công ty bảo hiểm,… Việc ứng dụng CNTT và các kỹ thuật kiểm toán có sự trợ giúp của máy tính chưa được áp dụng một cách rộng rãi, dẫn tới các hạn chế trong việc phân tích, xử lý các thông tin, giao dịch của khách hàng.

Ngoài ra, mức độ hiểu biết chuyên sâu về CNTT tại các công ty kiểm toán còn có sự khác biệt. Tại các công ty kiểm toán Big Four, bên cạnh bộ phận kiểm toán đều có bộ phận CNTT hỗ trợ cho hoạt động kiểm toán. Bộ phận này và bộ phận kiểm toán phối hợp với nhau, trong việc thực hiện kiểm toán. Ví dụ, khi kiểm toán những đơn vị có hoạt động phụ thuộc lớn vào hệ thống CNTT như các ngân hàng thương mại, KTV xác định các vấn đề cần kiểm tra, bộ phận CNTT sẽ thực hiện các thủ tục nhằm xác minh những vấn đề này. Những vấn đề được kiểm tra có thể bao gồm: Kiểm tra tính bảo mật và phân quyền trong hệ thống thông tin ngân hàng, kiểm tra việc qui định và thực hiện các thủ tục kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng trong ngân hàng. Đối với các khoản mục thu nhập lãi, chi phí lãi, bộ phận CNTT có thể kiểm tra lại thuật toán tính lãi để đảm bảo công thức tính trong hệ thống là đúng.

Các công ty kiểm toán khác thường không có bộ phận CNTT riêng biệt. Vì vậy, khi kiểm toán những đơn vị có hệ thống công nghệ phức tạp, các công ty này sẽ đi thuê chuyên gia công nghệ từ bên ngoài hoặc là không sử dụng các chuyên gia công nghệ. Trong trường hợp này, KTV chủ yếu dựa vào các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản thực hiện thủ công, để kiểm tra tính đúng đắn của việc ghi chép giao dịch. Tuy nhiên, với quy mô giao dịch lớn và mức độ ứng dụng CNTT lớn trong các DN hiện nay thì việc không sử dụng các thủ tục kiểm toán có sự trợ giúp của máy tính, có thể ảnh hưởng tới chất lượng và tính hiệu quả của cuộc kiểm toán.

Vì vậy, trong thời gian tới, các công ty kiểm toán cần tăng cường việc ứng dụng CNTT trong hoạt động kiểm toán. Dưới đây là một số nội dung ứng dụng CNTT, nhằm tăng cường hiệu quả cũng như chất lượng của hoạt động kiểm toán.

1. ỨNG DỤNG CNTT TRONG KIỂM TOÁN BCTC

a. Ứng dụng CNTT trong lập HSKT

HSKT đóng vai trò quan trọng, trong việc quản lý và đảm bảo chất lượng kiểm toán. HSKT cần được ghi chép đầy đủ, chính xác, làm cơ sở cho các phát hiện, ý kiến và đề xuất của KTV.

Ở các công ty kiểm toán Việt Nam hiện nay, HSKT thường được ghi chép thủ công hoặc lập trên các phần mềm văn phòng và lưu giữ trên mạng máy tính nội bộ của công ty.

Khi khối lượng công việc tăng lên, đặc biệt là với các cuộc kiểm toán lớn, thì việc lập giấy tờ kiểm toán truyền thống như vậy khiến cho việc ghi chép các hồ sơ còn khá rời rạc, khó quản lý và ảnh hưởng nhất định tới chất lượng kiểm toán.

Theo D. Zitting (2014), HSKT truyền thống có nhiều nhược điểm như:

HSKT không ghi chép đầy đủ các nội dung kiểm toán cần thiết;
Dễ xảy ra sai sót do các KTV có thể tạo ra nhiều phiên bản khác nhau của cùng một tài liệu, dẫn đến việc cập nhật, chia sẻ các phiên bản HSKT lỗi hoặc không cập nhật;
Khó khăn trong việc kiểm soát quyền tiếp cận đến các HSKT.

Để giải quyết những hạn chế trên, một trong những giải pháp đối với các KTV là sử dụng các phần mềm lập HSKT chuyên nghiệp. Hiện nay, các phần mềm lập HSKT đã được phát triển và được một số công ty kiểm toán lớn trên thế giới áp dụng.

Các phần mềm này không chỉ hỗ trợ việc lập HSKT mà còn trợ giúp cho việc quản lý công việc kiểm toán. Các phần mềm này có thể tích hợp các bước và các thủ tục kiểm toán cần thực hiện và được xây dựng phù hợp với từng ngành nghề khác nhau như sản xuất, thương mại, ngân hàng,… Ví dụ, khi thực hiện kiểm toán ngân hàng thương mại, trong mục lựa chọn ngành nghề, KTV lựa chọn ngành ngân hàng thì phần mềm sẽ tạo ra các mẫu biểu giấy tờ theo các bước trong qui trình kiểm toán phù hợp với ngân hàng.

Các biểu mẫu được tự động tham chiếu lẫn nhau và được xây dựng tương ứng với từng giai đoạn của cuộc kiểm toán, như lập kế hoạch, thực hiện kiểm toán và kết thúc kiểm toán. Các mẫu biểu cũng được tích hợp nội dung của các chuẩn mực kiểm toán. Nếu KTV thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm toán theo nội dung các mẫu hồ sơ thì điều này có thể đảm bảo là, KTV đã tuân thủ đầy đủ các quy định của hệ thống chuẩn mực kiểm toán.

Ngoài ra, những phần mềm kiểm toán này rất ưu việt, có nhiều chức năng khác nhau như chức năng đánh dấu những giấy tờ làm việc chưa được hoàn thành, các giấy tờ chưa được soát xét, hoặc đánh dấu các giấy tờ cần các cấp phê duyệt khác nhau như giám đốc hay trưởng phòng kiểm toán. Điều này làm tăng khả năng soát xét HSKT một cách hiệu quả. Các mẫu giấy tờ làm việc đồng thời cung cấp đầy đủ các hướng dẫn theo hệ thống chuẩn mực kiểm toán quốc tế và các hướng dẫn của bản thân các tập đoàn kiểm toán. Trong trường hợp KTV cần tìm thông tin tham khảo cho một thủ tục kiểm toán thì có thể nghiên cứu các hướng dẫn được tích hợp sẵn trong HSKT.

b. Sử dụng công cụ và kỹ thuật kiểm toán có sự trợ giúp của máy tính

Các công cụ và kỹ thuật kiểm toán có sự trợ giúp của máy tính (CAATs) là các chương trình máy tính và dữ liệu được KTV sử dụng như là một phần của các thủ tục kiểm toán, để xử lý dữ liệu và thực hiện các thử nghiệm kiểm toán.

Các CAATTs có thể được sử dụng để thực hiện nhiều thủ tục kiểm toán khác nhau như:

Thực hiện kiểm tra chi tiết nhóm giao dịch và số dư, ví dụ sử dụng phần mềm kiểm toán để tính lại lãi suất, hoặc lựa chọn ra các hoá đơn từ một mức giá trị nào đó trở lên từ hệ thống máy tính;
Thực hiện các thủ tục phân tích, để xác định các điểm không nhất quán hoặc các mức biến động lớn;
Thực hiện thử nghiệm kiểm toán đối với các kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng liên quan đến hệ thống CNTT của khách hàng;
Hỗ trợ chọn mẫu kiểm toán bằng cách khai thác các dữ liệu để chọn mẫu kiểm tra;
Tính toán lại sự chính xác của các dữ liệu,…

Một số CAATTs thường được sử dụng, bao gồm dữ liệu thử nghiệm và phần mềm kiểm toán.

c. Sử dụng dữ liệu thử nghiệm (test data)

Đây là kỹ thuật kiểm toán, trong đó KTV nhập một mẫu dữ liệu thử nghiệm vào hệ thống máy tính của đơn vị, để kiểm tra xem các hoạt động kiểm soát tự động có xử lý đúng các dữ liệu hay không. Dữ liệu thử nghiệm cũng có thể được sử dụng trong các thử nghiệm cơ bản, để kiểm tra xem hệ thống máy tính của khách hàng có tạo ra kết quả số liệu như dự kiến hay không.

Khi sử dụng dữ liệu thử nghiệm, KTV cần lưu ý để dữ liệu bao quát tất cả các nội dung mà KTV cần kiểm tra. KTV nên thiết kế các dữ liệu thử nghiệm, để có thể kiểm tra tất cả các hoạt động kiểm soát do hệ thống máy tính thực hiện, bao gồm các dữ liệu hợp lệ và không hợp lệ. Ví dụ, KTV có thể sử dụng các mật khẩu không hợp lệ, các mã khách hàng không có thật, các giao dịch vượt quá hạn mức tín dụng của khách hàng,… để kiểm tra xem hệ thống có nhận diện và không chấp nhận các giao dịch đó hay không.

Khi sử dụng dữ liệu thử nghiệm, KTV phải chú ý, để dữ liệu thử nghiệm không bị trộn lẫn vào các tập tin thật của khách hàng. KTV có thể làm điều này bằng cách, tạo ra các dữ liệu có ảnh hưởng ngược lại tới các dữ liệu thử nghiệm đã được đưa vào trước đó. Do sự phức tạp trong hệ thống phần mềm của khách hàng, KTV có thể cần đến sự trợ giúp của các chuyên gia CNTT trong quá trình sử dụng dữ liệu thử nghiệm.

Ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng dữ liệu thử nghiệm

Việc sử dụng dữ liệu thử nghiệm cung cấp bằng chứng về việc các phần mềm và chương trình máy tính mà khách hàng sử dụng đang hoạt động tốt, bằng việc kiểm tra sự vận hành của các hoạt động kiểm soát. Đôi khi, KTV sẽ không thể thu được bằng chứng bằng cách nào khác nếu không sử dụng dữ liệu thử nghiệm.

Tuy nhiên, sử dụng dữ liệu thử nghiệm cũng có những hạn chế. Một trong những vấn đề có thể xảy ra là, dữ liệu thử nghiệm có thể bị trộn lẫn vào hệ thống dữ liệu thật của khách hàng. Dữ liệu thử nghiệm cũng chỉ có thể kiểm tra hoạt động của hệ thống tại một thời điểm đơn lẻ, do đó có thể không cung cấp bằng chứng về hệ thống trong suốt thời kỳ được kiểm toán. Ngoài ra, các chi phí ban đầu có thể cao, trong khi sau đó khách hàng có thể thay đổi hệ thống của họ, khiến cho các dữ liệu thử nghiệm được xây dựng trước đó không còn tác dụng.

d. Sử dụng phần mềm kiểm toán

Phần mềm kiểm toán là chương trình máy tính được thiết kế, để xử lý các số liệu trong hệ thống kế toán của khách hàng. Các phần mềm kiểm toán cho phép KTV thực hiện các thử nghiệm kiểm toán trên các tập dữ liệu. KTV có thể thu thập bản sao một số cơ sở dữ liệu của khách hàng và sử dụng phần mềm kiểm toán, để thực hiện một số thủ tục kiểm toán trên cơ sở dữ liệu đó. Ví dụ, đọc và chiết xuất dữ liệu, lựa chọn dữ liệu đáp ứng những yêu cầu nhất định, kiểm tra tính toán trên dữ liệu, hỗ trợ việc chọn mẫu và lập các báo cáo. Một số phần mềm thông dụng là các phần mềm ACL hoặc IDEA.

Bên cạnh việc sử dụng phần mềm để kiểm tra cơ sở dữ liệu, KTV có thể cài các chương trình kiểm toán vào hệ thống máy tính của khách hàng để kiểm tra trực tiếp các giao dịch đang được xử lý trên hệ thống. Phần mềm có thể xác định các giao dịch bất thường, ví dụ các giao dịch có giá trị từ một mức nào đó trở lên, từ đó thực hiện các thử nghiệm cơ bản. Nhờ đó, KTV có thể kiểm tra các dữ liệu thực đang được xử lý một cách liên tục. Cách thức áp dụng này thường rất hữu dụng cho các KTV nội bộ.

Một số ví dụ ứng dụng phần mềm kiểm toán trong kiểm toán BCTC của các ngân hàng:

Kiểm tra việc phân loại khoản vay, ví dụ kiểm tra xem có các khoản vay của cùng một khách hàng được phân loại thành các nhóm nợ khác nhau hay không;
Kiểm tra có các nghiệp vụ, khoản mục bất thường như các khách hàng có cùng thông tin giống nhau nhưng có số tài khoản hay mã khách hàng khác nhau;
Kiểm tra xem có các khách hàng được cho vay vượt hạn mức tín dụng bằng cách thu thập tập tin về hạn mức tín dụng của khách hàng và thông tin về số dư các khoản cho vay, yêu cầu phần mềm lọc các giao dịch vượt quá hạn mức;
Kiểm tra các giao dịch có mức lãi suất không bình thường, khác với mức lãi suất ngân hàng công bố,…

Ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng phần mềm kiểm toán

Các phần mềm kiểm toán có ưu điểm là có thể trợ giúp KTV thực hiện các thủ tục kiểm toán nhanh, chính xác và với mức độ chi tiết cao. Phần mềm kiểm toán cho phép KTV kiểm tra 100% các giao dịch, thay vì chọn mẫu như khi kiểm toán thủ công. Điều này đảm bảo tính hiệu quả cao của cuộc kiểm toán.

Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm kiểm toán cũng có hạn chế là chi phí ban đầu cho việc mua hoặc phát triển phần mềm khá lớn, ngoài ra còn có các chi phí cho việc đào tạo, chạy thử phần mềm. Nếu các phần mềm được thiết kế để thực hiện các thủ tục kiểm toán trên các dữ liệu đang được xử lý trực tiếp bởi hệ thống của khách hàng, thì sẽ có rủi ro là phần mềm kiểm toán xung đột với hệ thống của khách hàng. Còn nếu phần mềm không hoạt động trực tiếp trên hệ thống, thì KTV sẽ mất thêm thời gian để xác minh các chương trình hoặc số liệu đang được kiểm tra giống với các chương trình hoặc dữ liệu thật của khách hàng.

2. ĐIỀU KIỆN ĐỂ SỬ DỤNG CAATTs

Để có thể sử dụng hiệu quả các công cụ và kỹ thuật kiểm toán có sự trợ giúp của máy tính, các công ty kiểm toán cần chú trọng việc phát triển đội ngũ KTV có năng lực về CNTT. KTV cần được đào tạo về CNTT cũng như có hiểu biết sâu sắc về kết cấu và các hoạt động kiểm soát trong hệ thống thông tin của khách hàng. Nếu cần thiết các công ty kiểm toán có thể sử dụng các chuyên gia có hiểu biết chuyên sâu về CNTT, để hỗ trợ việc thực hiện các thủ tục kiểm toán.

KTV và các chuyên gia CNTT cần đánh giá hệ thống thông tin của khách hàng dựa trên tìm hiểu, đánh giá các hoạt động kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng nhằm đánh giá mức độ tin cậy của hệ thống thông tin. Trong đó, các hoạt động kiểm soát chung liên quan đến toàn bộ hệ thống thông tin, bao gồm thiết lập, phát triển và thay đổi các chương trình và hệ thống, các hoạt động kiểm soát vật chất với hệ thống máy tính, các hoạt động kiểm soát truy cập chương trình và dữ liệu, sao lưu dự phòng và kế hoạch đối phó với sự cố,… Các hoạt động kiểm soát ứng dụng liên quan đến kiểm soát dữ liệu đầu vào, quy trình xử lý dữ liệu và kiểm soát thông tin đầu ra.

Các công ty kiểm toán cũng cần có sự phối hợp với khách hàng, để có thể thực hiện các thủ tục kiểm toán có sự trợ giúp của máy tính một cách hiệu quả, ví dụ trao đổi trước với khách hàng về việc chiết xuất và lưu trữ các dữ liệu liên quan đến giai đoạn kiểm toán.

3. KẾT LUẬN

Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động kiểm toán là một xu thế tất yếu trong thời đại ngày nay, khi các DN ngày càng phụ thuộc vào hệ thống máy tính trong việc ghi chép, xử lý các giao dịch nghiệp vụ. Các công ty kiểm toán cần chú trọng phát triển vào các công nghệ và kỹ thuật kiểm toán hiện đại, để nâng cao chất lượng và hiệu quả kiểm toán. Điều này đòi hỏi, các công ty kiểm toán có sự đầu tư đáng kể trong việc mua hoặc phát triển các phần mềm kiểm toán chuyên nghiệp. Tuy nhiên, sự đầu tư này là cần thiết và sẽ phát huy tác dụng trong tương lai. Ngoài ra, cơ quan quản lý Nhà nước và các Hiệp hội nghề nghiệp có thể hỗ trợ cho các công ty kiểm toán, trong việc đào tạo nguồn nhân lực và hỗ trợ về mặt công nghệ. Để các công ty kiểm toán nhỏ và vừa, có thể tiếp cận với các công cụ kiểm toán hiện đại.