Công chứng là gì? Hồ sơ, thủ tục công chứng thế nào?

1. Công chứng là gì?

Công chứng là hình thức mà ở đó, công chứng viên sẽ chứng nhận:

Tính xác thực cũng như hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự bằng hình thức văn bản.
Tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch văn bản, giấy tờ từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại, từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt mà luật quy định giấy tờ, tài liệu này phải công chứng hoặc do các bên tự nguyện muốn thực hiện công chứng khi luật không bắt buộc.

Theo đó, có một số loại hợp đồng liên quan đến bất động sản như hợp đồng mua bán, tặng cho, thế chấp… bất động sản bắt buộc phải thực hiện công chứng và nếu các bên không thực hiện công chứng thì hợp đồng, giao dịch đó sẽ bị vô hiệu, không có giá trị pháp lý.

Với các hợp đồng, giao dịch không bắt buộc phải công chứng, trong nhiều trường hợp, các bên có nhu cầu công chứng bởi khi đã có công chứng sẽ đảm bảo hơn cho các bên về mặt pháp lý, hạn chế những rủi ro khi không thực hiện công chứng.

2. Thủ tục công chứng thực hiện thế nào?

Thủ tục công chứng được quy định tại Mục 1, Chương V từ Điều 40 đến Điều 52 Luật Công chứng. Cụ thể:

(1) Đi công chứng cần những giấy tờ gì?

Hồ sơ công chứng cần được chuẩn bị 01 bộ gồm các loại giấy tờ nêu tại Điều 40 Luật Công chứng sau đây:

Phiếu yêu cầu công chứng. Phiếu này thường được tổ chức hành nghề công chứng chuẩn bị trước. Người yêu cầu công chứng điền đầy đủ thông tin về họ tên, giấy tờ tùy thân của mình cùng với yêu cầu công chứng chi tiết, cụ thể.
Dự thảo hợp đồng (nếu có). Thông thường dự thảo sẽ do công chứng viên soạn thảo căn cứ vào sự trình bày của người yêu cầu công chứng hoặc chính người yêu cầu công chứng có thể tự soạn dự thảo hợp đồng để công chứng viên kiểm tra nội dung, hình thức không trái pháp luật, đạo đức xã hội.
Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng và người có quyền, lợi ích liên quan được đề cập đến trong hợp đồng, giao dịch. Trong đó có thể kể đến Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn, đăng ký kết hôn hoặc giấy xác nhận tình trạng hôn nhân…
Giấy tờ về tài sản: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ tiết kiệm, giấy đăng ký xe…
Giấy tờ khác.

Trong đó, giấy tờ cần nộp có thể là bản in, bản chụp hoặc bản đánh máy và không phải chứng thực. Tuy nhiên, khi nộp các giấy tờ này, người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để công chứng viên tiến hành kiểm tra, xác minh.

(2) Thời hạn công chứng là bao lâu?

Thời hạn thực hiện việc công chứng được nêu tại Điều 43 Luật Công chứng là không quá 02 ngày làm việc. Riêng các vụ việc phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.

Ngoài ra, với các hồ sơ công chứng thừa kế liên quan đến Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, Văn bản khai nhận di sản thừa kế… thì thời gian xác minh, giám định, niêm yết thông báo… không thuộc thời hạn công chứng.

(3) Chi phí công chứng gồm những gì?

Chi phí công chứng gồm hai loại là phí công chứng và thù lao công chứng. Trong đó:

Phí công chứng gồm: Phí công chứng hợp đồng giao dịch; phí công chứng bản dịch; phí lưu trữ di chúc; phí cấp bản sao văn bản công chứng. Phí công chứng hiện đang được quy định tại Thông tư số 257/2016/TT-BTC gồm hai loại:

Theo giá trị của hợp đồng hoặc giá trị của tài sản gồm các việc công chứng hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế… quyền sử dụng đất; hợp đồng vay tiền; hợp đồng thế chấp…

Không theo giá trị của tài sản hoặc hợp đồng: Có thể kể đến công chứng hợp đồng bảo lãnh, hợp đồng uỷ quyền, giấy uỷ quyền, sửa đổi hợp đồng không làm tăng/giảm giá trị tài sản hoặc hợp đồng; d chúc…

Thù lao công chứng: Là các khoản chi phí khác liên quan đến việc công chứng ngoài phí công chứng như soạn thảo hợp đồng; đánh máy, sao chụp, dịch giấy tờ…

Thù lao công chứng được thực hiện theo thỏa thuận giữa người yêu cầu công chứng và tổ chức hành nghề công chứng nhưng không được vượt quá mức trần thù lao công chứng do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh ban hành.

3. Những giao dịch nào bắt buộc phải công chứng?

Theo quy định của Luật Công chứng, Luật Nhà ở và Luật Đất đai, dưới đây là tổng hợp các loại hợp đồng bắt buộc phải công chứng gồm:

Hợp đồng về nhà ở
Hợp đồng về quyền sử dụng đất
Các văn bản khác: Di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc người không biết chữ/được lập bằng tiếng nước ngoài; Văn bản thừa kế nhà

4. Những câu hỏi thường gặp về công chứng là gì?

Dưới đây là giải đáp liên quan đến công chứng mà độc giả thường hay thắc mắc, gồm:

(1) Hồ sơ công chứng có thời hạn bao lâu?

Hiện nay, pháp luật không quy định thời hạn của hồ sơ công chứng. Theo đó, giá trị của hợp đồng, văn bản công chứng được thực hiện theo thoả thuận của các bên.

(2) Đi công chứng có cần photo trước không?

Một trong các giấy tờ cần chuẩn bị khi thực hiện việc công chứng hợp đồng là xuất trình bản chính cùng với nộp bản sao. Do đó, theo quy định thì cần phải có bản photo trước khi thực hiện các thủ tục công chứng.

Tuy nhiên, hiện nay, để thuận lợi thì tại bất kỳ tổ chức hành nghề công chứng nào cũng sẽ có máy photo. Do đó, người yêu cầu có thể chỉ cần mang theo bản chính (bản gốc) hồ sơ, giấy tờ khi đến làm việc tại các tổ chức hành nghề công chứng.

(3) Có công chứng online được không?

Căn cứ khoản 1 Điều 48 Luật Công chứng, để công chứng hợp đồng, người yêu cầu công chứng phải ký vào hợp đồng trước mặt công chứng viên. Do đó, khi muốn yêu cầu công chứng, người yêu cầu phải thực hiện ký, điểm chỉ trước mặt công chứng viên nên không thể thực hiện công chứng online.

(4) Đi công chứng hộ được không?

Mặc dù luật quy định, các bên giao kết hợp đồng phải ký/điểm chỉ trước mặt công chứng viên nhưng các bên hoàn toàn có thể uỷ quyền cho người khác thực hiện việc ký kết hợp đồng thay mình trừ trường hợp công chứng di chúc bởi theo Điều 633 Bộ luật Dân sự năm 2015 người lập di chúc phải tự viết, tự ký vào bản di chúc.

Khi không thể tự mình viết di chúc thì có thể đánh máy hoặc nhờ người khác viết hoặc đánh máy bản di chúc nhưng khi yêu cầu công chứng thì bắt buộc người lập di chúc phải tự mình yêu cầu công chứng, không uỷ quyền cho người khác yêu cầu công chứng di chúc (căn cứ khoản 1 Điều 56 Luật Công chứng năm 2014).

Do đó, trừ công chứng di chúc, các loại công chứng khác, người yêu cầu công chứng có thể uỷ quyền cho người khác thực hiện thay thông qua hợp đồng/giấy uỷ quyền. Tuy nhiên, việc uỷ quyền này các bên cũng phải tự mình thực hiện trước mặt công chứng viên mà không thể thực hiện online được.