File excel bị lỗi phải làm cách nào để khôi phục?

Trong quá trình làm việc, tính toán trên file Excel chúng ta sẽ vô tình gặp trường hợp file bị lỗi. Chẳng có người dùng nào mong muốn điều này xảy ra. Bởi lẽ các tập tin Excel, một khi bị lỗi sẽ gây ra hàng loạt rắc rối cho người dùng, vì nó có chứa rất nhiều số liệu, thông tin quan trọng. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp 9 cách đơn giản để khôi phục tập tin Excel mà bạn nên thử trước khi làm lại từ đầu.

1. Khôi phục bằng phương án thủ công

Cách đầu tiên cũng là cách đơn giản nhất, các bạn thử làm theo các bước sau:

Mở tập tin từ menu File > Open.
Tìm workbook bị lỗi.
Từ danh sách sổ xuống của nút Open, chọn Open And Repair

Chọn Repair để sửa chữa tập tin
Nếu file vẫn bị lỗi thì bạn chọn lại Extract Data để khôi phục dữ liệu.

2. Nếu lỗi xảy ra khi tập tin bảng tính đang mở

Khi có lỗi xảy ra mà tập tin workbook vẫn đang mở, bạn không được lưu lại phiên làm việc hiện tại. Thay vào đó, bạn hãy mở lại phiên bản trước đó. Bằng cách này, bạn sẽ tránh được lỗi xảy ra vừa rồi mà không mất dữ liệu. Để trở lại phiên bản trước đó, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

Mở tập tin từ menu File > Open.
Tìm workbook bị lỗi.
Chọn Open

3. Tắt chế độ tính toán tự động

Nếu Excel không thể mở được kể cả chọn Open And Repair, bạn hãy đặt lại chế độ tính toán và thử lại.

Các bước thực hiện:

Mở một tập tin bảng tính mới với nội dung rỗng.
Từ thanh ribbon chọn Formulas
Chọn Calculation Options> Manual
Sau đó, bạn hãy mở lại tập tin bị lỗi.

4. Thử chuyển tập tin sang nơi khác

Đôi khi một tập tin bị lỗi không hẳn do những nguyên nhân từ phần mềm hay sai lầm khi sử dụng của người dùng. Rất có thể nó tạm thời không truy cập được nữa, các hệ thống mạng và máy chủ thường đánh dấu chúng là những tập tin lỗi. Trong trường hợp gặp phải lỗi được xác định có nguyên nhân tương tự và Excel không thể sửa được, bạn hãy chuyển tập tin sang một thư mục, ổ đĩa hoặc máy chủ khác.

5. OpenOffice

Một số người khẳng định cảm thấy hoàn toàn bất ngờ với kết quả khi sử dụng bộ ứng dụng OpenOffice để sửa chữa tập tin lỗi của Excel. Đây là công cụ mã nguồn miễn phí. Nếu không thể xử lý được tập tin bảng tính bị lỗi trên Excel, hãy dùng Calc của OpenOffice. Tất nhiên, việc này thường kỳ công và phức tạp hơn.

6. Mở tập tin lỗi trên WordPad hoặc Word

Nếu bạn không thể sửa được tập tin bảng tính bị lỗi, hãy thử mở bằng WordPad. Nếu thành công, WordPad sẽ chuyển đổi tất cả mọi thứ sang dạng văn bản. Tất nhiên, điều này không hẳn đã làm bạn hoàn toàn hài lòng. Phương án này sẽ không thể khôi phục được các định dạng font, bảng… Tuy nhiên, không giống như một số phương án khôi phục dữ liệu khác, WordPad sẽ giúp bạn phục hồi các macro. Hãy sử dụng lệnh tìm kiếm Sub và Function trên khối dữ liệu đã khôi phục được để tìm chúng. Bạn cũng có thể mở tập tin .xls bị lỗi trên Word, nhưng kết quả thường khá giới hạn. Với phương án này, bạn phải cài đặt công cụ chuyển đổi Microsoft Office Excel. Không như WordPad, Word không khôi phục được các macro.

7. Xử lý các ô data bị lỗi để khôi phục dữ liệu

Đôi khi bạn có thể khôi phục dữ liệu bằng cách xử lý các cell trên tập tin lỗi. Bạn sẽ không thể lấy lại được định dạng, biểu đồ, macro… nhưng khôi phục được dữ liệu cũng đã là quá may mắn rồi. Quy trình thực hiện như sau:

Mở tập tin từ menu File > Open.
Tìm workbook bị lỗi > Copy (Ctrl + C) > Cannel
Nhập vào ô A1 công thức để dẫn tới cell A1 trong tập tin lỗi: = tên của tập tin lỗi!A1. (Bạn không cần phải thêm .xls) > Enter.
Nếu hiển thị hộp thoại Update Values: chọn tập tin bị lỗi > OK.
Nếu hiển thị hộp thoại Select Sheet: chọn sheet bị lỗi > OK
Chọn ô A1 > Ctrl + C
Chọn một vùng có số cột và dòng bằng với số cột và dòng trong tập tin lỗi > Ctrl + V
Trong vùng đó, lặp lại thao tác Ctrl + C – Nhấn chuột phải > Paste Values

8. Thử định dạng SYLK để khôi phục dữ liệu

Microsoft khuyến cáo sử đụng định dạng SYLK để tránh khỏi bị lỗi khi dùng Excel, nhất là các lỗi liên quan đến máy in. Bạn có thể mở tập tin Excel bị lỗi bằng cách này:

Từ menu File, chọn Save As.
Từ bảng điều khiển Save As Type, chọn SYLK(Symbolic Link) (*.slk) > Save.
Nếu tập tin workbook có nhiều sheet, Excel sẽ hỏi bạn có tiếp tục sử dụng định dạng hỗ trợ nhiều sheet cùng lúc hay không, chọn OK.
Nếu Excel cảnh báo bạn có thể workbook gồm một số định dạng không tương thích với SYLK, chọn Yes.

Lưu ý

Định dạng SYLK chỉ lưu lại những sheet đang sử dụng. Để khôi phục dữ liệu, bạn cần mở lại tập tin Excel và lưu lại từng sheet một.

Đó là lý do vì sao bạn cần đặt tên cho từng sheet trên workbook để tránh nhầm lẫn sau này. Sau khi đã lưu lại tất cả các sheet theo dạng mới, bạn hãy mở tập tin .slk và sửa thành .xls. Cẩn thận, không sử dụng tên của tập tin workbook bị lỗi. Nếu thành công, bạn có thể lưu lại được các giá trị từ công thức đã nhập nhưng các công thức thì không.

9. Khôi phục các macro

Nếu có thể khôi phục dữ liệu nhưng vẫn không lấy lại được các macro, bạn có thể lưu lại được chúng theo cách sau đây:

Mở Excel
Đặt chế độ tính toán Manual
Từ thanh ribbon chọn Developer > Macro Security

Trong hộp thoại Trust Center > Disable all macros without notification

Mở tập tin bị lỗi. Nếu Excel mở được, bạn sẽ thấy một thông báo cho biết hiện macro đang được tắt. Nếu Excel tắt đi, phương pháp này coi như thất bại.
Nhấn tổ hợp Alt + F11 để mở Visual Basic Editor (VBE).
Click chuột phải vào module và chọn Export File
Nhập tên và thư mục của module.
Đóng VBE và thoát Excel.
Mở một workbook trống và nhập các module.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn có cách xử lý khi file excel bị lỗi. Để biết thêm nhiều thông tin bổ ích, bạn đọc đừng quên bấm like và theo dõi Fanpage: AGS Accounting & Auditing Co.,Ltd của chúng tôi để cập nhật kịp thời các chính sách mới nhất về thuế, kế toán, cũng như kiểm toán nhé!