Thủ tục chứng thực điện tử

1. Chứng thực điện tử là gì?

Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính hay chứng thực điện tử là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính - theo giải thích tại khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP.

Trong đó, tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 45/2020 quy định, thủ tục chứng thực điện tử có giá trị pháp lý như các hình thức khác theo quy định của pháp luật. Tức là, bản sao chứng thực điện tử cũng có giá trị như bản sao được chứng thực trực tiếp trên giấy in.

Tùy từng trường hợp mà văn bản chứng thực sẽ có giá trị pháp lý khác nhau, cụ thể:

Bản sao được cấp từ sổ gốc và bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giấy tờ.
Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó và là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký giấy tờ, văn bản.
Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.

2. Chứng thực điện tử ở đâu?

Chứng thực điện tử là thủ tục hành chính được thực hiện trên Cổng dịch vụ công Quốc gia. Để chứng thực điện tử thì mỗi người dân phải có một tài khoản đăng ký bằng số Căn cước công dân.

Căn cứ Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thủ tục chứng thực sẽ do một trong các cơ quan sau thực hiện:

Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức của Việt Nam; cơ quan, tổ chức của nước ngoài; cơ quan, tổ chức của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

3. Thủ tục chứng thực điện tử thực hiện như thế nào?

Thủ tục chứng thực điện tử trên Cổng dịch vụ công quốc gia thực hiện như sau:
Bước 1: Truy cập vào cổng Dịch vụ công quốc gia tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn/, sau đó chọn menu “Dịch vụ công nổi bật”.

Bước 2: Chọn mục “Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận”

Bước 3: Tại màn hình hướng dẫn thông tin thủ tục hành chính phía bên phải, chọn Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện để đăng ký đặt lịch hẹn chứng thực, sau đó bấm nút [Đồng ý]

Bước 4: Sau khi chọn cơ quan chứng thực, chọn loại giấy tờ cần chứng thực và ngày hẹn, giờ hẹn.
Lưu ý: Ngày đăng ký hẹn không được trùng với ngày hẹn hoặc muộn hơn ngày hẹn.
Bước 5: Sau khi chọn loại giấy tờ và chọn ngày giờ hẹn, bấm nút [Đặt lịch hẹn].
Hệ thống hiển thị thông báo thành công và mã lịch hẹn trên màn hình.
Lưu ý: Mỗi mã đặt lịch hẹn chỉ có thể dùng cho 1 tài liệu. Có thể đặt nhiều mã vào cùng khung thời gian.
Bước 6: Công dân đến cơ quan đã đăng ký chứng thực theo lịch hẹn, mang bản chính giấy tờ cần chứng thực, nộp lệ phí chứng thực.
Bước 7: Nhận kết quả chứng điện tử
Cơ quan cấp bản sao điện tử gửi bản sao điện tử đã được ký số vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân, tổ chức tại Cổng dịch vụ công Quốc gia.

Kết quả sẽ được gửi về tài khoản dịch vụ công của người nộp hồ sơ sau 1 ngày làm việc.
Trường hợp không thể đặt lịch hẹn, có thể đến trực tiếp cơ quan chứng thực điện tử và mang theo CCCD để được hỗ trợ.