Chuyển đổi số trong lĩnh vực kế toán - kiểm toán | Công ty Dịch vụ Kế toán và Kiểm toán Nhật bản.(AGS-VINA)

Thực hành kế toán tại doanh nghiệp trong bối cảnh chuyển đổi số được khái quát lại thông qua 5 công nghệ: Internet vạn vật (IoT), Trí tuệ nhân tạo (AI), Dữ liệu lớn (Big Data), Điện toán đám mây (Cloud), Chuỗi khối (Blockchain). Đây là những công nghệ giúp quy trình kế toán được thực hiện theo thời gian thực, nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi và bảo mật hơn, tổ chức kế toán trong doanh nghiệp cũng linh hoạt hơn, các báo cáo tài chính cung cấp nhiều thông tin đa chiều có giá trị. Thông qua việc nghiên cứu về chuyển đổi số trong lĩnh vực kế toán kiểm toán, bài viết phân tích tình hình ứng dụng công nghệ thông tin để thấy được tác động của nó đến công tác kế toán, kiểm toán.

1. Giới thiệu

Hiện nay, công nghệ thông tin (CNTT) được ứng dụng khá rộng rãi trong mọi doanh nghiệp (DN), tuỳ theo nhu cầu, điều kiện và khả năng tài chính mà các DN có thể lựa chọn giải pháp ứng dụng ở các mức độ khác nhau.

Mô hình tổ chức hệ thống thông tin kế toán có sự ứng dụng các công nghệ như: Internet vạn vật (IoT), chuỗi khối (Blockchain), Dữ liệu lớn (Big Data), Điện toán đám mây (Cloud)... sẽ góp phần làm giảm chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng tối đa nguồn lực là một thực tế mà các DN trong đó có DN kế toán, kiểm toán cần phải cân nhắc thay đổi mô hình tổ chức của mình.

Dù có nhiều quan điểm, khái niệm về chuyển đổi số khác nhau, nhưng về bản chất chuyển đổi số chính là quá trình ứng dụng công nghệ số vào tất cả các lĩnh vực của DN nhằm làm thay đổi cách vận hành, mô hình kinh doanh.

Chuyển đổi số trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán là việc ứng dụng các công nghệ số vào các nghiệp vụ kế toán, kiểm toán, giúp cho các nghiệp vụ kế toán, kiểm toán được triển khai nhanh chóng, hiệu quả hơn góp phần tiết kiệm nhân lực, thời gian và chi phí của DN.

2. Các hình thức của chuyển đổi số trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán

2.1 Phần mềm kế toán và hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

Phần mềm kế toán ngày càng được sử dụng rộng rãi, giúp cho các DN quản lý hàng tồn kho, công nợ của khách hàng, nhà cung cấp, các khoản phải thu, phải trả... Khi ứng dụng ERP, người sử dụng có thể khai thác dữ liệu trong kho dữ liệu được truy cập thông qua các công cụ phân tích và truy vấn khác nhau để khai phá dữ liệu.

Phần mềm kế toán, ERP mang lại nền tảng ứng dụng kế toán số giúp cho việc phê duyệt các giao dịch, tất toán và lập báo cáo tài chính đạt tốc độ nhanh chóng, các nghiệp vụ thường xuyên được thực hiện một cách dễ dàng, nhanh chóng và đặc biệt ít xảy ra sai sót, do đó nâng cao hiệu quả của các công việc kế toán.

2.2 Công nghệ điện toán đám mây và kế toán đám mây

Kế toán đám mây sử dụng kết hợp công nghệ điện toán đám mây, phần mềm và phần cứng để tích hợp các thông tin cơ bản của tất cả các bước của DN từ hoạt động mua nguyên vật liệu; sản xuất hàng hoá, sản phẩm để đưa ra quyết định tài chính trên cùng một nền tảng, do đó đảm bảo giao tiếp thời gian thực và liên lạc liền mạch, giúp các công ty nâng cao hiệu quả quản lý và giảm chi phí bảo trì và vận hành.

2.3 Dữ liệu lớn và phân tích dữ liệu lớn

Dữ liệu lớn là thuật ngữ đề cập đến tập hợp các dữ liệu được thu thập quá lớn và phức tạp đến nỗi khó xử lý khi sử dụng các công cụ quản lý cơ sở dữ liệu bằng tay hoặc các ứng dụng xử lý dữ liệu truyền thống. Trong môi trường sử dụng dữ liệu lớn, kế toán phải có khả năng phân biệt dữ liệu quan trọng và những nhận định chuyên sâu về những gì có thể thu được từ dữ liệu.

Chuyên viên kế toán, kiểm toán phải hiểu các kết quả phân tích dữ liệu lớn và phải có khả năng xác định cách thức mà những kết quả này có thể làm tăng giá trị cho doanh nghiệp. Nếu được áp dụng đúng cách có thể cung cấp kiểm toán liên tục giúp giảm rủi ro hoạt động để gia tăng tính hữu hiệu và hiệu quả.

3. Thực trạng chuyển đổi số trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán

Chuyển đổi số hiện nay không còn là một ý tưởng hay tầm nhìn trong tương lai mà là điều bắt buộc phải làm để thích ứng với thời đại số 4.0. Ngày 03/6/2020, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 749/QĐ-TTg phê duyệt Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030. Chương trình nêu rõ, phấn đấu để Việt Nam trở thành quốc gia số, trong đó chuyển đổi số cho DN có vai trò vô cùng quan trọng. Theo đó, các DN Việt Nam cần phải tự tạo ra sức bật phát triển, với cốt lõi là việc số hóa doanh nghiệp trên mọi phương diện.

Tại Hội thảo “Chuyển đổi số giảng dạy kế toán trong bối cảnh đào tạo từ xa” được tổ chức vào tháng 12/2021, các chuyên gia trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán đều khẳng định, kế toán, kiểm toán là một trong những lĩnh vực chịu sự tác động lớn của Cách mạng công nghiệp 4.0 nói chung và xu hướng chuyển đổi số nói riêng.

Trong bối cảnh hiện nay, việc các nhà trường, trung tâm đào tạo kế toán, kiểm toán tiên phong chuyển đổi số là điều rất quan trọng góp phần xây dựng những thế hệ tương lai, kiểm toán viên chuyên nghiệp, giúp xã hội ngày càng phát triển. Những năm gần đây, quá trình chuyển đổi số đang dần làm cho các tổ chức giáo dục đào tạo kế toán quốc tế quan tâm đến cách tiếp cận học tập dựa trên ứng dụng CNTT.

Điển hình như, Học viện Tài chính đã chủ động triển khai nhiều chương trình nghiên cứu khoa học và các hoạt động thực tế nhằm gắn chuyển đổi số với đào tạo, trong đó, trọng tâm hướng tới cập nhật nội dung về khoá học kế toán đã được quốc tế thừa nhận kết hợp ứng dụng chuyển đổi số vào chương trình đào tạo này. Cùng với đó, Học viện Tài chính đã nghiên cứu xây dựng các môn học, học phần, chương trình đào tạo mới ứng dụng chuyển đổi số ở mức cao, tăng cường các nội dung thực hành nghiệp vụ kế toán, kiểm toán trong môi trường chuyển đổi số thông qua chương trình đào tạo chính thức và các hoạt động bổ trợ cho sinh viên.

Kết quả khảo sát những người hành nghề kế toán, kiểm toán tại Việt Nam của nhóm tác giả Nguyễn Phước Bảo Ấn và cộng sự (2021) cho thấy, sự hiểu biết của người hành nghề kế toán, kiểm toán về các công nghệ ứng dụng trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán không cao. Trong đó, phần mềm kế toán được người hành nghề kế toán, kiểm toán có mức độ hiểu biết cao nhất (mức 4). Các công nghệ dựa trên nền tảng công nghệ chuỗi khối, ứng dụng ERP, phần mềm kế toán đám mây có được biết đến nhưng chỉ ở mức độ không rõ ràng.

Về thực trạng ứng dụng các công nghệ trong hệ thống thông tin kế toán của các DN cho thấy, 58,8% DN tham gia khảo sát đã ứng dụng và vận hành thành thạo, chuyên nghiệp phần mềm kế toán. Ngoài ra, một số các phần mềm khác cũng được các DN sử dụng thành thạo nhưng tỷ lệ chưa cao như phần mềm lập hoá đơn điện tử trên nền công nghệ chuỗi khối - Blockchain (26,8%); hệ thống ERP (15,7%) và phần mềm kế toán đám mây (10,5%).

4. Một số giải pháp đề xuất

Từ việc nhận diện các tác động của công nghệ số nói chung và thành tựu của Cách mạng công nghiệp 4.0 nói riêng đến lĩnh vực kế toán, kiểm toán trong thời gian tới, nhằm tận dụng cơ hội, vượt qua được thách thức, nhóm tác giả đề xuất một số vấn đề sau:

4.1 Đối với cơ quan quản lý

Tiếp tục hoàn thiện khung pháp lý về kế toán, kiểm toán với các nội dung đổi mới về nguyên tắc, quy trình phù hợp và tạo điều kiện cho ứng dụng CNTT; Đào tạo, tập huấn và phát triển nguồn nhân lực quản lý nhà nước về kế toán, kiểm toán đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ. Đặc biệt, đội ngũ này phải thường xuyên nâng cao trình độ về công nghệ và nắm bắt CNTT, phục vụ công tác quản lý nhà nước.

Phát triển hoạt động của các hội nghề nghiệp và quan hệ hợp tác quốc tế; Tạo cơ chế chính sách hỗ trợ, khuyến khích các doanh nghiệp đẩy mạnh ứng dụng nghiên cứu, cung cấp các phần mềm kế toán phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam đặc biệt là cần có sự chuẩn bị thích ứng với những thay đổi căn bản của các chuẩn mực kế toán Việt Nam, chuẩn mực báo cáo tài chính Việt Nam (VFRS) theo lộ trình áp dụng mà Bộ Tài chính đã ban hành.

4.2 Đối với doanh nghiệp

Lãnh đạo doanh nghiệp cần có tinh thần quyết tâm cao trong chuyển đổi số như xây dựng văn hoá số linh hoạt, đào tạo liên tục, truyền thông sâu rộng hay thiết lập mô hình tổ chức phù hợp. Đồng thời, dành nguồn lực tài chính nhất định cho công tác kế toán, kiểm toán nói riêng và việc ứng dụng thành tựu của công nghệ số. Để ứng dụng thành công các công nghệ, doanh nghiệp cần xây dựng cơ sở dữ liệu lớn bằng cách thường xuyên cập nhật, lưu trữ dữ liệu tài chính và phi tài chính, tích hợp phần mềm kế toán với hệ thống quản trị trong trong hệ thống CNTT chung. Các kế toán và kiểm toán viên cần được đào tạo, phát triển các nhóm kỹ năng cần thiết đáp ứng xu hướng mới trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán như kỹ năng và kiến thức về luật pháp, CNTT, truyền thông và quản lý.

Bên cạnh đó, DN cần có chính sách phân cấp quản lý, quy trình truy vấn dữ liệu nhằm bảo mật dữ liệu của DN nói chung và thông tin kế toán nói riêng để tránh thông tin bị tiết lộ ra ngoài hoặc bị tấn công bởi hacker.

4.3 Đối với cơ sở đào tạo

Tiếp tục đổi mới chương trình, nội dung giảng dạy và phương thức giảng dạy để cập nhật, bắt kịp với những thay đổi công nghệ. Chú trọng xây dựng chương trình đào tạo chuyên ngành kế toán, kiểm toán phù hợp với xu thế phát triển thế giới, cập nhật nội dung về khoá học kế toán đã được quốc tế thừa nhận kết hợp ứng dụng chuyển đổi số vào các chương trình đào tạo.

Tăng cường nội dung thực hành nghiệp vụ kế toán, kiểm toán trong môi trường chuyển đổi số thông qua chương trình đào tạo chính thức và các hoạt động bổ trợ cho sinh viên giúp sinh viên có thể thực hành để có kinh nghiệm thực tế trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0. Các cơ sở đào tạo cần hợp tác với nhau hoặc phối hợp với các công ty cung cấp phần mềm kế toán tiếp tục đầu tư cơ sở vật chất hiện đại, đáp ứng yêu cầu mô hình kế toán ảo.

Bên cạnh đó, cần thiết lập mối quan hệ giữa các cơ sở đào tạo với các DN, tổ chức trong và ngoài nước. Trong thời đại Cách mạng công nghiệp 4.0, việc thiết lập các mối quan hệ với các DN ngày càng mở rộng không chỉ với các đơn vị trong nước mà cần có sự kết nối chặt chẽ với các tổ chức quốc tế, bởi điều đó giúp cho hoạt động đào tạo và nghiên cứu được gắn kết, giải quyết những vấn đề của thực tiễn, đáp ứng tốt yêu cầu của DN.

4.4 Đối với người làm công tác kế toán, kiểm toán

Người làm kế toán, kiểm toán cần thay đổi nhận thức, chấp nhận sự thay đổi để thích ứng với công nghệ mới. Trong tương lai gần, vai trò của người làm kế toán cần được nâng lên ở mức kiểm tra, kiểm soát và phân tích số liệu và quản lý hoạt động. Đặc biệt, việc này cũng giúp tạo vị thế cạnh tranh cho các kế toán viên và tránh nguy cơ bị đào thải. Dự báo cho thấy, công nghệ số và Cách mạng công nghiệp 4.0 tác động lớn đến lĩnh vực kế toán, kiểm toán Việt Nam, không chỉ là công cụ giúp các công ty kế toán nâng cao chất lượng, dịch vụ mà còn mở rộng thị trường sang các nước khác nhờ kết nối Internet.

Chuyển đổi số không chỉ đơn giản là xu hướng nhất thời mà công cuộc số hóa còn mang lại những lợi ích toàn diện cho DN, từ quản trị điều hành đến chiến lược kinh doanh. Chuyển đổi số thành công không phải chỉ cần đầu tư vào công nghệ mà cần sự điều chỉnh cả về quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh; cần sự kết nối giữa các bộ phận trong doanh nghiệp và khả năng tiếp cận CNTT của nhân sự thuộc bộ phận kế toán, kiểm toán.

Nhận thức được vấn đề này, các cơ quan quản lý, doanh nghiệp, cơ sở đào tạo, người làm công tác kế toán, kiểm toán cần nắm bắt và thay đổi kịp thời để thích nghi với công nghệ mới, nâng cao năng suất lao động và chất lượng công việc.