Kỹ năng viết email chuyên nghiệp

Kỹ năng giao tiếp qua email là một trong những kĩ năng rất quan trọng khi đi làm. Đáng tiếc, thời sinh viên ta hiếm khi được học kỹ năng này hoặc nếu có cũng không thực sự nhuần nhuyễn (một phần vì ta thường chỉ giao tiếp với bạn bè và ít khi trao đổi email chuyên nghiệp). Do đó, ta phải tự học hỏi và rút ra kinh nghiệm trong quá trình đi làm. Trong bài viết này, mình xin chia sẻ với các bạn một số nguyên tắc căn bản về cách viết email chuyên nghiệp.

1. Email luôn phải có tiêu đề

Tiêu đề của email phải rõ ràng, và nêu rõ chủ đề chính của email đó.

Ví dụ:

Rõ ràng: Kế hoạch thay đổi chiến lược kinh doanh năm 2017
Không rõ ràng: Chiến lược kinh doanh

Chúng ta không nên và không bao giờ được gửi một email mà không có tiêu đề, điều đó thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp trong việc giao tiếp. Ngoài ra, tránh gửi những email có tiêu đề theo kiểu chung chung như: Gấp! Quan trọng cần đọc ngay, Gửi anh/em/chị,…

Nếu bạn muốn thể hiện tính chất của email đó, bạn có thể dùng cú pháp sau: [Tình trạng] Tiêu đề email

Ví dụ: [Quan trọng] Chiến lược kinh doanh năm 2017
Như vậy thì người nhận email sẽ biết ngay tình trạng email này và sẽ quyết định là có nên đọc ngay bây giờ không, hay nên dành lúc có nhiều thời gian sẽ đọc kỹ hơn.

2. Trình bày gọn gàng và đầy đủ

Thông thường, một email bao gồm 3 thành phần:

Lời chào
Nội dung chính
Lời chúc/lời cảm ơn và ký tên

Ví dụ:
Hi Anh/Chị [tên],
Nội dung chính 1
Nội dung chính 2
Trân trọng/Thân mến,
Hải Đăng
Một số lưu ý:
a. Với lời chào bạn cần nêu rõ là chào ai? Nếu giả sử trong email bạn có bao gồm nhiều hơn một người thì có thể là “Chào mọi người”. Trong trường hợp có nhiều người và mỗi người bạn muốn nói một thông điệp thì bạn có thể viết như sau:
Hi anh Đ,
Nội dung chính
Hi anh P,
Nội dung chính
Em cảm ơn hai anh,
Bích Ngọc
b. Với nội dung chính, bạn không nên viết thành một “đoạn” lớn mà nên cách dòng ra thành những ý nhỏ. Mỗi đoạn là một ý để truyền tải suy nghĩ của bạn tốt hơn cũng như giúp người đọc nắm thông tin tốt hơn.
c. Luôn luôn dành thời gian dò lại để tránh sai lỗi chính tả, sai lỗi bỏ dấu chấm, phẩy căn bản. Để biết thêm về nguyên tắc sử dụng dấu câu, các bạn có thể tìm kiếm trên mạng.

3. Viết sao cho dễ hiểu nhất

Trước giờ đi làm Đăng vẫn luôn tâm niệm: “Việc của mình là làm cho việc của sếp mình dễ dàng hơn.” Tương tự, các bạn cũng có thể suy nghĩ: “Việc của mình là làm cho việc của đồng đội mình dễ dàng hơn.”
Nghĩa là khi viết email, các bạn hãy luôn suy nghĩ liệu email mình viết đã đủ thông tin để người đối diện hiểu hay chưa? Bạn có thể cân nhắc một số yếu tố sau đây:Người sẽ nhận email có xu hướng N hay S (2 xu hướng trong phân loại tính cách MBTI. Nếu bạn chưa rõ, mời tham khảo khóa học Biết Người Biết Ta Với MBTI)? Người có xu hướng S chắc chắn sẽ thích đọc một cái email rõ ràng, cụ thể, chi tiết, có số liệu, có hướng giải quyết cụ thể. Người có xu hướng N cần đọc một email mà nó phải đi thẳng vào vấn đề chính, tránh vòng vo tam quốc dài dòng.
Người nhận email đã nắm được các thông tin trước đó chưa? Ví dụ như bạn T muốn nhờ chị H ở phòng Xuất bản hỗ trợ biên tập nội dung dịch thuật thì phải viết rõ mong muốn của mình, lý do tại sao lại nhờ phòng Xuất bản, hướng giải pháp là gì… vì trước đó chị H không nắm đầy đủ thông tin mà chỉ nắm sơ bộ mà thôi (vì hai phòng ban khác nhau). Khi ta viết rõ ra như vậy, người nhận email sẽ rất dễ ra quyết định và sẽ đẩy nhanh được tiến độ công việc.
Trình bày qua email liệu có trực quan hơn một hình thức khác hay không? Đôi khi email không giải quyết được hết các nhu cầu giao tiếp của mình nên các bạn có thể cân nhắc đính kèm file word, excel, power point. Miễn sao người kia hiểu vấn đề dễ dàng hơn là được.
Ví dụ về một email chưa đạt chuẩn:

Bạn có thể thấy, email trên sai cấu trúc, mắc lỗi viết hoa/viết thường, không đề cập đủ thông tin chi tiết về những gì T đã làm và những gì cần chị H hỗ trợ.
Còn đây là email đã được viết lại cho đúng chuẩn:

4. “Keep everyone in the loop”

Đây là một thuật ngữ trong kinh doanh nói về việc bạn cần phải đảm bảo những người có liên quan được nắm các thông tin cần thiết. Chúng ta có tính năng CC để làm chuyện này. Vậy nên khi gửi email, các bạn phải cân nhắc rằng ngoài những người mình dự định gửi thì có ai cần nắm thông tin này nữa không?
Ví dụ: T nhờ chị H hỗ trợ biên tập nhưng vẫn CC cho sếp của T để sếp nắm tình hình.

5. Dùng email khi cần trao đổi thông tin quan trọng

Chúng ta có nhiều kênh giao tiếp khác nhau như Slack, Skype, nói trực tiếp… Tuy nhiên, với những thông tin quan trọng thì bắt buộc các bạn phải gửi bằng email. Lý do là để tránh sự thất lạc thông tin và dễ dàng hơn trong việc tra cứu thông tin.

Các bạn không nên dùng các ứng dụng chat trực tuyến như Slack, Skype, v.v… để gửi các thông tin quan trọng. Có nhiều lý do khác nhau như ứng dụng sẽ tự động xóa tin khi đạt giới hạn, người nhận thông tin có thể không thường xuyên kiểm tra những ứng dụng này… Cách tốt nhất là bạn nên giao tiếp các thông tin quan trọng qua email.

6. Nhẹ nhàng nhắc nhở người nhận mail

Tùy vào trách nhiệm và bổn phận mà mật độ xử lý email của một người sẽ rất khác nhau. Do đó, thông thường các bạn nên để cho người nhận một khoảng thời gian ít nhất là 24 giờ để xử lý thông tin. Trong trường hợp lâu quá không thấy trả lời, bạn có thể email lại và hỏi họ có nhận được email của bạn hay không. Đây là một cách nhắc nhở rất nhẹ nhàng.

Tuy nhiên, trong trường hợp cần trao đổi gấp một thông tin và không thể chờ đợi lâu thì bạn nên liên hệ trực tiếp với người nhận (qua điện thoại, nói trực tiếp) để công việc được giải quyết nhanh nhất có thể.

7. “Reply all” nếu có

Khi một email có nhiều người cùng nhận, bạn cần phải reply all để tất cả mọi người cùng nắm thông tin. Tránh thói quen chỉ nhấn reply mà thôi.

Tuy nhiên, rất có thể trong công việc, bạn sẽ phải chuyển tiếp khá nhiều email giữa các đồng nghiệp. Và chắc chắn rằng chẳng một ai (kể cả bạn) muốn nhận một lúc 20 email “xếp lớp” với nhau (do đã chuyển tiếp nhiều người). Chính vì thế, hãy chân nhắc khi sử dụng nút “Reply All” nhằm tránh gửi email đến những người không liên quan.

8. Thông báo mình đã nhận được email

Khi một người gửi email cho bạn, nếu bạn thấy rằng mình có thể trả lời được ngay trong vòng 1 tiếng đồng hồ thì hãy dành thời gian trả lời luôn. Trong trường hợp bạn thấy quá bận và có thể xử lý email này sau thì hãy gửi cho người đó một email nói rằng bạn đã nhận được email và sẽ sắp xếp hồi âm trong khoảng thời gian nào để họ không sốt ruột.

Đây là một vài nguyên tắc cơ bản nhất của việc giao tiếp qua email mà tất cả những ai đi làm cần phải nắm. Hy vọng những chia sẻ này giúp ích cho các bạn trong công việc.