Điều kiện và hồ sơ, thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

Trong bài viết này Công ty Kế toán AGS Việt Nam sẽ chia sẻ về chủ đề "Những kỹ năng cần có cho nhân viên văn phòng". Bài viết dành cho người có nhu cầu tìm hiểu về thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân. Công ty Kế toán AGS Việt Nam muốn chia sẻ về điều này bởi vì đây là một chủ đề hữu ích mà mọi người cần biết.

Hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là việc cá nhân được hoàn lại tiền thuế TNCN nộp thừa khi cá nhân, người lao động nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế TNCN đến cơ quan thuế quản lý, đồng thời cá nhân đó thuộc một trong các trường hợp được hoàn thuế theo quy định.

I. Khi nào được hoàn thuế TNCN?

Theo quy định tại Điều 8 tại luật thuế TNCN, người lao động thuộc 1 trong 3 trường hợp sau đây sẽ được hoàn thuế thu nhập cá nhân:

Số tiền thuế mà người lao động đã nộp nhiều hơn số tiền thuế phải nộp;
Người lao động đã thực hiện nộp thuế TNCN nhưng có thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp thuế TNCN;
Các trường hợp khác được hoàn thuế TNCN theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

II. Điều kiện hoàn thuế thu nhập cá nhân cho người lao động

Căn cứ theo Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC, người lao động được hoàn thuế TNCN khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây:

Đã có mã số thuế cá nhân tại thời điểm nộp hồ sơ yêu cầu hoàn thuế;
Tổng số tiền thuế TNCN đã nộp trong kỳ nhiều hơn số tiền thuế người lao động phải nộp lúc quyết toán;
Có nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN tới cơ quan thuế quản lý.

III. 2 cách hoàn thuế thu nhập cá nhân

Theo Khoản 2 Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC, có 2 cách hoàn thuế TNCN như sau:

Cách 1: Đối với người lao động đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, doanh nghiệp chi trả thu nhập thì việc hoàn thuế TNCN phải thực hiện thông qua tổ chức, doanh nghiệp đó;
Cách 2: Đối với người lao động không thuộc diện ủy quyền quyết toán thuế thì người lao động đó phải tự quyết toán thuế TNCN và tự làm hoàn thuế TNCN với cơ quan thuế (áp dụng cho người lao động có thu nhập từ 2 nơi trở lên).

Lưu ý:

Về điều kiện ủy quyền cho tổ chức, doanh nghiệp quyết toán thuế TNCN như sau:

Cá nhân có thu nhập từ tiền công, tiền lương ký kết hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên, chỉ tại một tổ chức, doanh nghiệp và phải đang làm việc tại thời điểm tổ chức doanh nghiệp đó thực hiện quyết toán thuế TNCN cuối năm. Kể cả trường hợp cá nhân chưa làm đủ 12 tháng trong năm dương lịch;
Trường hợp cá nhân được điều chuyển từ tổ chức, doanh nghiệp cũ sang tổ chức, doanh nghiệp mới do tổ chức, doanh nghiệp cũ thực hiện việc chuyển đổi, hợp nhất, sát nhập, chia, tách hoặc tổ chức, doanh nghiệp cũ và tổ chức, doanh nghiệp mới thuộc cùng một hệ thống như tập đoàn, công ty mẹ, con, trụ sở chính, chi nhánh, tổng công ty thì cá nhân vẫn được ủy quyền quyết toán cho tổ chức, doanh nghiệp mới;
Trường hợp nếu cá nhân này có thêm thu nhập vãng lai từ nơi khác, bình quân thu nhập hàng tháng trong năm không vượt quá 10.000.000đ, đã được khấu trừ thuế TNCN 10%, nếu không có nhu cầu quyết toán phần thu nhập vãng lai thì không cần quyết toán thuế đối với phần thu nhập này có thể ủy quyền.

Ví dụ:

Về việc ủy quyền quyết toán thuế TNCN cụ thể:

Anh A có thu nhập từ 2 công ty, cụ thể như sau: anh A có thu nhập từ tiền lương theo hợp đồng lao động với công ty X và thu nhập này là thu nhập tính thuế lũy tiến từng phần. Đồng thời anh cũng có thu nhập vãng lai tại công ty Y là 72.000.000 đồng và đã khấu trừ thuế TNCN 10% tại công ty Y. Vậy anh này có đủ điều kiện để ủy quyền cho công ty X quyết toán thuế TNCN cho mình hay không?

➨ Trả lời:

Thu nhập vãng lai của anh A bình quân 12 tháng là 6.000.000 đồng không vượt quá 10.000.000 đồng/tháng. Sẽ có 2 trường hợp xảy ra:

Anh A có nhu cầu quyết toán luôn cả phần thu nhập từ lương ở công ty X và thu nhập vãng lai ở công ty Y thì anh A không được ủy quyền cho công ty X quyết toán thay, mà phải trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế;
Anh A không có nhu cầu quyết toán khoản thu nhập vãng lai tại công ty Y và tại thời điểm công ty X thực hiện quyết toán thuế TNCN năm, anh A còn làm việc tại công ty X, anh A có thể được ủy quyền quyết toán thuế phần thu nhập từ lương cho công ty X. Công ty X chỉ quyết toán đối với phần thu nhập lương do công ty X chi trả.

IV. Thủ tục, hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân trực tiếp và online

Thủ tục hoàn thuế TNCN cho người lao động trong trường hợp ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện và trường hợp người lao động tự quyết toán thuế và hoàn thuế TNCN không giống nhau. Chi tiết hồ sơ và quy trình thực hiện thủ tục hoàn thuế TNCN trong mỗi trường hợp cụ thể như sau:

4.1 Ủy quyền cho doanh nghiệp làm thủ tục hoàn thuế TNCN

Trường hợp ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho doanh nghiệp, cá nhân thực hiện điền đầy đủ thông tin trên giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN gửi cho công ty nơi chi trả thu nhập.

4.2 Người lao động trực tiếp làm thủ tục hoàn thuế TNCN

Người lao động thuộc diện phải trực tiếp phải làm thủ tục hoàn thuế TNCN với cơ quan thuế có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc nộp hồ sơ online. Trình tự các bước như sau:

Cách 1: Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý

Sau khi chuẩn bị đủ hồ sơ, người lao động nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Chi cục Thuế quản lý hoặc Chi cục Thuế nơi đang cư trú.

Cách 2: Nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN online

Quy trình làm thủ tục hoàn thuế TNCN online như sau:

Bước 1: Truy cập trang https://canhan.gdt.gov.vn/ và tiến hành đăng nhập tài khoản (trường hợp chưa đăng ký thì có thể đăng ký ngay tại trang này);
Bước 2: Thực hiện kê khai trực tuyến tờ khai quyết toán 02/QTT-TNCN (theo Thông tư TT80/2021) sau đó kết xuất XML hoặc nộp file XML đã kê khai được kết xuất từ HTKK;
Bước 3: Chọn “Nộp tờ khai” sau đó nhập “Mã kiểm tra” để xác nhận nộp tờ khai;
Bước 4: Đính kèm hồ sơ phụ lục như chứng từ khấu trừ thuế, HĐLĐ…;
Bước 5: Chờ thông báo phản hồi từ cơ quan thuế.

4.3 Quy định về thời gian hoàn thuế thu nhập cá nhân cho người lao động

Thời gian nhận được tiền hoàn thuế TNCN như sau:

6 ngày làm việc đối với hồ sơ thuộc diện hoàn thuế trước kiểm tra sau;
40 ngày làm việc đối với hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế sau.

Công ty Kế toán AGS Việt Nam cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc bài viết này. Hy vọng bạn có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại Công ty Kế toán AGS Việt Nam nhé.