5 Sai Lầm Mà HR Gặp Phải Khi Tuyển Dụng Nhân Sự

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

Trong bài viết này, AGS sẽ chia sẻ về chủ đề Sai lầm mà HR hay gặp phải khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự. Bài viết này dành cho các chuyên viên nhân sự và những ai đang quan tâm đến quy trình tuyển dụng. AGS muốn nhấn mạnh chủ đề này bởi vì việc xây dựng một kế hoạch tuyển dụng hiệu quả là rất quan trọng để thu hút và giữ chân nhân tài cho doanh nghiệp.

Cùng tìm hiểu kỹ hơn về những sai lầm thường gặp trong kế hoạch tuyển dụng qua bài viết dưới đây nhé!

Tuyển dụng nhân sự và tìm kiếm ứng viên chất lượng là nhiệm vụ của mỗi HR. Tuy nhiên trong quá trình làm việc khó tránh khỏi những khó khăn khi thiết lập quy trình tuyển dụng, tìm kiếm tài năng. Để khắc phục những vấn đề đó đòi hỏi HR cần nắm được 5 sai lầm khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự. Đồng thời nắm được nắm được quy trình tuyển dụng khoa học để đạt được thành tựu trong công việc.

1. 5 sai lầm khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Kế hoạch tuyển dụng phù hợp, khoa học có thể giúp HR tìm kiếm và tuyển dụng được những ứng viên tài năng, xuất sắc. Thế nhưng hiện nay không ít doanh nghiệp gặp khó khăn khi lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự và mắc sai lầm khi triển khai. 5 sai lầm mà nhiều doanh nghiệp gặp phải hiện nay đó là:

1.1 Chưa nhận thấy tầm quan trọng của kế hoạch tuyển dụng

Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đều chưa nhận thức rõ vai trò của kế hoạch tuyển dụng

Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp tuyển dụng theo hình thức truyền thống. Tức là khi thấy thiếu vị trí nhân sự nào đó mới yêu cầu nhân sự tuyển dụng người mới. Lúc đó bộ phận nhân sự mới bắt đầu phỏng vấn, tuyển dụng để tìm người thích hợp. Do đó, tuyển dụng chỉ là một chu trình: tuyển dụng – đào tạo – thử việc – nghỉ việc. Đồng thời dựa vào năng lực tuyển dụng của bộ phận nhân sự chứ không hề chuẩn bị trước.

1.2 Không nắm được mục đích, nhu cầu tuyển dụng

Sai lầm phổ biến nhiều doanh nghiệp mắc phải là không định hướng rõ nhu cầu và mục đích tuyển dụng. Nhà tuyển dụng chỉ nghĩ rằng kế hoạch tuyển dụng nhân sự là biểu mẫu thể hiện số lượng nhân viên cần tuyển sau khi đã tuyển được người. Do đó nhiều HR không nắm được nhu cầu, mục đích của việc tuyển dụng; dẫn tới việc tuyển dụng ứng viên không chất lượng, không phù hợp với vị trí cần tuyển.

1.3 Không nắm được chân dung ứng viên cần tuyển

Chân dung ứng viên là yếu tố quan trọng giúp HR biết được họ cần tuyển người như thế nào. Có tới một bộ phận cán bộ nhân sự không biết họ cần tuyển nhân viên như thế nào, đáp ứng kỹ năng gì để hoàn thành công việc. Điều này gây khó khăn cho bộ phận nhân sự bởi họ không xác định được tiêu chuẩn ứng viên, sự phù hợp của ứng viên với công việc. Từ đó dẫn tới tuyển sai người, mất thời gian đào tạo, tốn kém chi phí tuyển dụng.

1.4 Không đầu tư xây dựng kế hoạch tuyển dụng

Để có được kế hoạch tuyển dụng hoàn chỉnh đòi hỏi bộ phận nhân sự cần có thời gian, công sức lên ý tưởng, hoạch định ngân sách thì mới đạt hiệu quả cao. Nếu chỉ lên kế hoạch sơ sài, chung chung thì kế hoạch đó không mang tính khả thi trong quá trình tuyển dụng.

1.5. Không xác định mức độ ưu tiên cho vị trí tuyển dụng

Mục đích của tuyển dụng nhân sự là mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận, doanh số, mở rộng mạng lưới khách hàng. Do đó nhiều HR có thể chưa hiểu rõ mục tiêu tăng trưởng ngắn hạn, dài hạn của doanh nghiệp. Vì thế việc phân bổ thời gian, ngân sách không được ưu tiên. Nếu là doanh nghiệp lớn, sai lầm này sẽ khiến thiếu hụt nhân sự cho các vị trí quan trọng, ảnh hưởng tới hiệu quả tuyển dụng.

Từ những khó khăn này có thể thấy được việc lập kế hoạch tuyển dụng có vai trò quan trọng như thế nào với doanh nghiệp. Nếu không có kế hoạch tuyển dụng cụ thể, rõ ràng doanh nghiệp sẽ tốn nhiều thời gian, chi phí cho việc tuyển dụng mà vẫn không đạt được hiệu quả cao.

Do đó việc lên kế hoạch chi tiết, rõ ràng từ đầu giúp doanh nghiệp tuyển dụng dễ dàng, nhanh chóng. Đồng thời tuyển dụng được những ứng viên tài năng, phù hợp với yêu cầu đã đưa ra.

2. Cách lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự đạt hiệu quả cao

Dù quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ đều cần có kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết để theo dõi các vị trí và quản lý nguồn nhân lực. Các bước sau đây giúp doanh nghiệp và HR xây dựng kế hoạch tuyển dụng khoa học, phù hợp với điều kiện:

2.1 Xác định nhu cầu tuyển dụng

Trước tiên để tạo kế hoạch tuyển dụng cần xác định rõ mục tiêu tuyển dụng. HR cần nghiên cứu yêu cầu của mỗi vị trí cũng như phương pháp thu hút ứng viên hiệu quả. Xác định mục tiêu cho kế hoạch tuyển dụng giúp tăng số lượng nhân viên, đa dạng hóa nguồn nhân lực, cắt giảm chi phí, rút ngắn quy trình tuyển dụng. HR cũng có thể dùng những mục tiêu trên đưa vào kế hoạch tuyển dụng.

Ví dụ doanh nghiệp đang cần mở rộng quy mô và cần tuyển ngay 50 nhân viên kinh doanh để đáp ứng khối lượng công việc. Khi đó bộ phận nhân sự cần đưa ra phương án cụ thể để tuyển dụng những ứng viên chất lượng, tiềm năng.

2.2 Dự báo nhu cầu tuyển dụng

Cần dự báo nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp trong thời gian tới. Việc xem xét này giúp doanh nghiệp dự báo được trong kế hoạch tuyển dụng. Từ đó có giải pháp thu hút, tiếp cận nhân tài thích hợp đồng thời điều chỉnh ngân sách sao cho phù hợp, tiết kiệm mà vẫn đạt hiệu quả cao.

2.3 Xác định yêu cầu với mỗi vị trí tuyển dụng

Mỗi vị trí tuyển dụng sẽ có những yêu cầu về trình độ chuyên môn, kỹ năng,.. nhằm đáp ứng và tạo ra hiệu suất trong công việc. Để tuyển dụng được những ứng viên phù hợp, nhà tuyển dụng cần nắm rõ các tố chất cần có để lựa chọn những ứng viên xuất sắc, phù hợp với mục tiêu tuyển dụng đã đề ra trước đó.

Cần phải nhớ rằng: một nhân viên phù hợp không những đảm bảo yêu cầu kỹ năng và tính cách của họ cũng đóng vai trò quan trọng. Nhiều doanh nghiệp lựa chọn đánh giá tính cách của nhân viên qua các bài test như MBTI- bài test dạng trắc nghiệm được sử dụng khá phổ biến khi đánh giá nhân sự.

Để hình dung rõ hơn có thể tham khảo ví dụ sau: Khi cần tuyển dụng vị trí nhân viên Marketing, ngoài những kiến thức chuyên môn, ứng viên cần phải sở hữu một số kỹ năng mềm như: kỹ năng lập kế hoạch, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý công việc,… Vì vậy nhà tuyển dụng cần hiểu rõ đặc thù công việc của mỗi vị trí. Từ đó đưa ra tiêu chí đánh giá ứng viên chính xác và hiệu quả nhất.

2.4 Dự trù ngân sách cho kế hoạch tuyển dụng

Bản dự trù ngân sách tuyển dụng một khi được lên kế hoạch từ trước với những con số rõ ràng, cụ thể và hợp lý giúp HR chọn được nguồn ứng viên hợp lý, tiết kiệm chi phí cho những bước tuyển dụng sau đó. Khi đã tiết kiệm được chi phí có thể đảm bảo ngân sách bổ sung cho những nguồn lực khác và công việc cũng được hoàn thiện dễ dàng, nhanh chóng.

Thông thường ngân sách tuyển dụng bao gồm các khoản sau:

Chi phí tìm nguồn cung ứng
Chi phí cho các công cụ kiểm tra, đánh giá ứng viên
Chi phí giới thiệu nhân sự, các phần mềm thông dụng
Chi phí cho hoạt động xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng và những chi phí liên quan tới nhóm tuyển dụng nội bộ. Một số đơn vị còn có chi phí trợ cấp thiết bị hay các chi phí khác liên quan.

2.5 Xây dựng bản mô tả công việc hấp dẫn

Để thu hút ứng viên ứng tuyển vào các vị trí cần tuyển dụng của doanh nghiệp, HR cần đảm bảo đưa ra một bản mô tả công việc cụ thể, chính xác, phản ánh được những gì bạn mong đợi từ vị trí này. Nếu như cần một vị trí mới hay bổ sung thì cần tạo ra mô tả công việc chi tiết cho công việc của họ.

2.6 Thiết lập quy trình tuyển dụng cụ thể

Sau khi xác định mục tiêu, nhu cầu, ngân sách tuyển dụng thì cần thực hiện xây dựng quy trình tuyển dụng rõ ràng, chính xác. Tạo quy trình tuyển dụng không đơn thuần là lựa chọn những ứng viên bạn yêu thích. Mà quy trình đó phải giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi từ ứng viên thành nhân viên.

2.7 Xác thực thông tin ứng viên

Ngay khi chọn được ứng viên phù hợp với vị trí tuyển dụng bạn cần kiểm tra lại hồ sơ ứng viên. Bước này không quá quan trọng nhưng nếu bỏ qua hay sai sót một chút doanh nghiệp có thể phải đối mặt với rắc rối pháp lý không đáng. Hơn nữa bước này giúp doanh nghiệp xác định xem ứng viên có nói dối không. Nhiều trường hợp để được nhận vào làm, ứng viên không ngại phóng đại lý lịch. Cần nhớ rằng nếu ứng viên nói dối trót lọt nhất định sẽ có lần sau.

2.8 Đàm phán tốt với ứng viên

Đây là bước quan trọng nhưng không hề đơn giản, đòi hỏi nhà tuyển dụng cần có kỹ năng đàm phán tốt. Để bước này đạt hiệu quả cao, HR cần lưu ý thực hiện theo quy trình sau:

Trước tiên cần chủ động email hoặc gọi cho ứng viên để đề xuất mức lương khởi điểm. Nếu như họ đồng ý thì bạn cũng cần hợp lý hóa bằng văn bản cụ thể. Nếu họ đồng ý với hầu hết các offer bạn đưa ra thì chứng tỏ bạn đã đi đúng hướng.

2.9 Đánh giá hiệu quả kế hoạch tuyển dụng

Kế hoạch tuyển dụng có thể coi là thành quả phản ánh những tiến bộ cũng như sự phát triển của công ty. Nếu công ty ngày càng phát triển hơn, bạn cần thay đổi chiến lược tuyển dụng nhằm đáp ứng nhu cầu tuyển dụng tăng lên mỗi ngày. Cần đánh giá hiệu quả cũng như mức độ phù hợp của kế hoạch cũng như chiến lược tuyển dụng của công ty và ghi lại bất cứ thay đổi nào bạn đã thực hiện.

Với những chia sẻ trên đây về sai lầm khi thiết lập kế hoạch tuyển dụng và cách lên kế hoạch khoa học đúng chuẩn. Hy vọng có thể giúp doanh nghiệp và nhà tuyển dụng nhanh chóng tìm kiếm, tuyển chọn được những ứng viên xuất sắc, phù hợp với nhu cầu, tiêu chí tuyển dụng và văn hóa của doanh nghiệp. Từ đó giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển bền vững hơn. Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.