Quy định về hóa đơn thương mại dùng trong xuất nhập khẩu

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

Trong bài viết này công ty AGS sẽ chia sẻ về chủ đề Quy định về hóa đơn thương mại dùng trong xuất nhập khẩu . Bài viết dành cho các kế toán viên đang phụ trách về phần thuế, bộ phận trong khâu kiểm duyệt hoặc xuất hóa đơn áp dụng cho tất cả các tổ chức, cá nhân có hoạt động xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa. AGS muốn chia sẻ về chủ đề này bởi vì Hóa đơn thương mại là một trong những giấy tờ bắt buộc phải có khi làm thủ tục hải quan. Nếu không có hóa đơn thương mại hợp lệ, quá trình thông quan hàng hóa sẽ bị trì hoãn.

Cùng tìm hiểu kĩ hơn về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé.

1. Commercial invoice là gì?

Commercial Invoice hay Hóa đơn thương mại là một chứng từ thương mại được dùng để thanh toán giữa các bên xuất khẩu và nhập khẩu, yêu cầu người nhập khẩu phải thanh toán đúng số tiền đã được ghi rõ trong thỏa thuận cho người xuất khẩu.
Hóa đơn thương mại thường được phát 1 bản gốc và 2 bản sao. Tùy vào pháp luật ở mỗi nước mà số lượng bản chính khác nhau. Hóa đơn thương mại thường được thể hiện bằng tiếng Anh.
Khác với Vận đơn (Bill of Lading), hóa đơn thương mại không thể hiện quyền sở hữu hàng hóa đang giao dịch, nhưng nó có vai trò quan trọng dùng để yêu cầu thanh toán và đánh giá các loại thuế phải nộp cho nhà nước.

Thường thì, hóa đơn thương mại được cấp bởi nhà sản xuất. Hóa đơn thương mại được phát hành khi nào?

Hóa đơn thương mại được phát hành sau khi hàng hóa đã được gửi hoặc sau khi đóng hàng vào container. Bởi vì đó là thời điểm đã có đầy đủ thông tin chính xác về chủng loại, số lượng hàng hóa,…Đôi khi, hóa đơn thương mại cũng có thể phát hành đồng thời với hợp đồng giao hàng hoặc sau khi người mua thanh toán tiền hàng trước.

2. Tầm quan trọng của commercial invoice

Commercial invoice là chứng từ không thể thiếu trong xuất nhập khẩu, đóng vai trò quan trọng với các chức năng:

Được sử dụng cho việc thanh toán giữa bên mua và bên bán hoặc giữa người nhập khẩu và người xuất khẩu. Hóa đơn thương mại cũng là căn cứ để bên bán đưa ra yêu cầu bên mua thực hiện thanh toán cho mình.
Là căn cứ để xác định và tính toán số thuế xuất nhập khẩu cần phải nộp và cung cấp các thông tin cần thiết cho việc khai báo hải quan.
Hóa đơn thương mại còn là cơ sở để có thể đối chiếu thông tin với các chứng từ khác trong việc thực hiện hợp đồng mua bán hay làm thủ tục xuất nhập cảnh như: Giấy báo hàng đến, vận đơn…

Ý nghĩa của commercial invoice trong xuất nhập khẩu

Commercial invoice có ý nghĩa quan trọng trong quá trình làm thủ tục xuất nhập khẩu, cụ thể:

Hóa đơn thương mại là loại chứng từ bắt buộc cần có trong giao hàng
Khi thực hiện xác lập thanh toán với đối tác, hóa đơn thương mại là loại giấy tờ rất quan trọng
Là căn cứ để xác định được giá trị của hàng hóa và tính thuế nhập khẩu

Tuy nhiên, commercial invoice không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa trừ khi hóa đơn thương mại đó có chứng từ kèm theo về việc chứng minh thanh toán hàng hóa của bên mua.

3. Những nội dung chính trong hóa đơn thương mại

Khi lập hóa đơn thương mại, bạn cần chú trọng đến các thông tin chính trong sau:

Người mua (Buyer/Importer): Bao gồm các thông tin cơ bản như tên công ty, email, địa chỉ, số điện thoại, số fax và người đại diện. Tùy theo điều kiện thanh toán, có thể bao gồm thông tin tài khoản ngân hàng của người nhập khẩu.

Người bán (Seller/Exporter): Tương tự như thông tin của người mua.
Số Invoice: Tên viết tắt hợp lệ được quy đỉnh bởi phía xuất khẩu.
Ngày Invoice: Theo thông lệ trong kinh doanh quốc tế, thường thì hóa đơn thương mại được tạo sau khi hợp đồng giữa các bên được ký kết và trước ngày xuất khẩu hàng hóa (ngày vận đơn – Bill of Lading) để phù hợp với bộ chứng từ xuất khẩu.
Phương thức thanh toán (Terms of Payment): Có thể liệt kê một số phương thức phổ biến như: T/T, L/C, D/A, D/P.

+ T/T (Telegraphic Transfer): Phổ biến nhất do tính đơn giản, nhanh chóng và tiện lợi, tuy nhiên lại mang rủi ro lớn nhất trong các hình thức khác cho người xuất khẩu. Nếu người bán lo ngại về việc người mua không cam kết thanh toán sau khi nhận hàng, nên tránh sử dụng phương thức này.

+ L/C (Letter of Credit): Được sử dụng ít hơn, giúp giảm rủi ro cho người xuất khẩu. Chú ý, TTR về bản chất sẽ khác biệt với T/T (Telegraphic Transfer – Điện chuyển tiền, tiền được chuyển trực tiếp vào tài khoản người bán). TTR mặc dù cũng là hình thức điện chuyển tiền nhưng thường áp dụng trong thanh toán L/C.

+ D/A và D/P (Documents against Acceptance/Payment): Bảo vệ người bán tốt nhất, nhưng phức tạp khi yêu cầu kiểm tra và xác nhận chứng từ nhiều lần. Thường chỉ sử dụng khi không có sự tin tưởng giữa người mua và người bán, đặc biệt là trong các giao dịch mới.

Thông tin hàng hóa: Thông tin hàng hóa trên hợp đồng thương mại thường chỉ cơ bản như: tên hàng, tổng trọng lượng, số khối, số lượng kiện tính theo đơn vị như bao/chiếc/cái/thùng,… và đơn giá để tính tổng số tiền cần thanh toán. Thông tin hàng hóa chi tiết hơn thường xuất hiện trên Packing List, vận đơn, hoặc Chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có.
Nước xuất xứ hàng hóa.
Tổng tiền (Amount): Tổng giá trị của hóa đơn, thường được ghi bằng cả số và chữ, kèm theo đơn vị tiền tệ thanh toán.
Điều kiện Incoterms: Được ghi rõ đi kèm với địa điểm cụ thể. Chẳng hạn như: CIF HCM, Vietnam.
Ngoài ra, một số thông tin phổ biến khác cũng thường xuất hiện trong hợp đồng ngoại thương, như: POL (Port of Loading – Cảng xếp hàng; )POD (Port of Discharge – Cảng dỡ hàng); Vessel/Voyage (Tên tàu/Số chuyến); Đích đến (Destination)
Cuối cùng, cần lưu ý đến việc áp dụng các khoản giảm giá hoặc chiết khấu nếu có.

Lưu ý: Số tiền trên Hóa đơn thương mại không luôn là 100% giá của hàng tại xưởng sản xuất. Mỗi điều kiện Incoterms sẽ phản ánh trách nhiệm của người mua và người bán, và trách nhiệm mà người bán phải đảm nhận có thể làm tăng giá trị trên Hóa đơn thương mại so với giá gốc tại xưởng. Ví dụ, giá CIF thường cao hơn giá FOB vì giá CIF bao gồm cả cước biển, phí vận chuyển, và bảo hiểm (điều này cần chú ý khi thực hiện thủ tục hải quan nhập khẩu).

4. Những loại commercial invoice – hóa đơn thương mại

Hiện nay, hóa đơn thương mại được phân thành bốn loại chính:

Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice): Là hóa đơn được sử dụng để thanh toán tạm thời số tiền hàng hóa trong những tình huống như giá hàng chưa được xác định chính xác, thanh toán theo từng phần,…
Hóa đơn thương chính thức (Final Invoice): Hóa đơn thương mại chính thức là hóa đơn được sử dụng để thanh toán khi toàn bộ hợp đồng đã được thực hiện.
Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice): Là hóa đơn chứa các thông tin chi tiết về các thành phần của giá hàng, thường được sử dụng để phân tích và làm rõ hơn về cấu thành giá trị của sản phẩm.
Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Mặc dù hình thức của hóa đơn chiếu lệ tương tự hóa đơn thương mại, nhưng không dùng để yêu cầu thanh toán. Loại hóa đơn này thường được sử dụng khi hàng hóa được gửi đi triển lãm, gửi mẫu bán, làm đơn chào hàng hoặc thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu.

5. Lưu ý quan trọng khi làm Commercial Invoice

Trong lĩnh vực logistics, hóa đơn thương mại đóng vai trò quan trọng như một chứng từ mua bán thương mại. Thậm chí một sai sót nhỏ cũng có thể gây ra nhiều vấn đề trong quá trình giao dịch. Do đó, trước khi tạo hóa đơn thương mại, cần lưu ý tránh những lỗi cơ bản sau:

Khai báo không chính xác hoặc sai sót thông tin có thể ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa.
Hóa đơn thương mại không thể hiện rõ điều kiện giao hàng như FOB hay CIF: Điều này có thể gây hiểu lầm trong việc xác định trách nhiệm và chi phí vận chuyển.
Xuất khẩu hàng hóa theo giá CIF nhưng ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng và bỏ qua các chi phí phát sinh sau đó, dẫn đến sự không rõ ràng về tổng chi phí thực tế mà người mua cần phải thanh toán.
Mô tả thông tin hàng hóa không rõ ràng hoặc thiếu thông tin cần thiết, bao gồm: số lượng, giá tiền, ký hiệu, chủng loại.

6. Một số mẫu hóa đơn thương mại

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.