Giải pháp hạn chế rủi ro khi sử dụng hóa đơn điện tử

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.

Trong bài viết này công ty AGS sẽ chia sẻ về chủ đề Hóa đơn điện tử. Bài viết dành cho các kế toán viên đang phụ trách về phần thuế, người lao động đang muốn tìm hiểu về hóa đơn điện tử. AGS muốn chia sẻ về chủ đề này bởi vì hóa đơn điện tử là hóa đơn mà bất kỳ doanh nghiệp nào trong quá làm việc đều sẽ gặp phải.

Cùng tìm hiểu kĩ hơn về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé.

1. Tự kiểm tra, xác minh về giao dịch

Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định, các doanh nghiệp có thể thực hiện một số biện pháp tự kiểm tra và xác minh liên quan đến giao dịch. Dưới đây là một số phương pháp chi tiết để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định giao dịch:

Đối chiếu hợp đồng mua bán hàng hóa (nếu có): Doanh nghiệp cần kiểm tra và so sánh các thông tin và điều khoản trong hợp đồng mua bán hàng hóa với thực tế giao dịch để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ.
Xác minh hình thức và địa điểm giao nhận hàng hóa: Doanh nghiệp cần kiểm tra xem liệu hình thức giao nhận hàng hóa và địa điểm giao nhận có phù hợp với các quy định và điều kiện trong hợp đồng hay không.
Kiểm tra phương tiện vận chuyển hàng hóa và chi phí vận chuyển: Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ, doanh nghiệp cần kiểm tra các thông tin liên quan đến phương tiện vận chuyển hàng hóa, bao gồm loại phương tiện, tình trạng, và chi phí vận chuyển.
Xác minh chủ sở hữu và nguồn gốc hàng hóa: Trước thời điểm giao nhận hàng hóa, doanh nghiệp cần xác minh và đảm bảo tính chính xác về chủ sở hữu hàng hóa và nguồn gốc của hàng hóa đó.
Xác minh về thanh toán: Đây là một khía cạnh quan trọng trong quá trình giao dịch. Doanh nghiệp cần xác minh đối tượng nộp tiền vào tài khoản để thực hiện giao dịch, đồng thời kiểm tra số lần thực hiện giao dịch, hình thức thanh toán và các chứng từ thanh toán liên quan.
Xác minh về xuất khẩu hàng hóa: Doanh nghiệp cần kiểm tra các giấy tờ liên quan đến xuất khẩu hàng hóa, bao gồm tờ khai hải quan đã thông quan và vận đơn, để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định.

Qua việc thực hiện các biện pháp kiểm tra và xác minh như đã nêu trên, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định giao dịch, từ đó tạo ra một môi trường kinh doanh đáng tin cậy và bảo vệ lợi ích của các bên liên quan.

2. Kiểm tra lại thông tin hóa đơn để hạn chế rủi ro

Để kiểm tra lại thông tin hóa đơn, có hai phương pháp phổ biến: sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy truyền thống:

Với hóa đơn điện tử, quy trình tra cứu thông tin hóa đơn được thực hiện theo hướng dẫn chi tiết trong Thông tư 78. Người dùng có thể dễ dàng truy cập vào hệ thống và thực hiện việc tra cứu. Đầu tiên, cần làm theo các bước sau đây: truy cập vào trang web chính thức của cơ quan chấp thuận hóa đơn điện tử, sau đó đăng nhập vào tài khoản cá nhân. Tiếp theo, người dùng tuân thủ các hướng dẫn cung cấp trên giao diện để thực hiện tra cứu thông tin hóa đơn. Qua quy trình này, người dùng sẽ nhận được thông tin chi tiết về hóa đơn, bao gồm các mục như số hóa đơn, ngày phát hành, số tiền thanh toán, và tình trạng hiện tại của hóa đơn.
Tuy nhiên, đối với hóa đơn giấy truyền thống, việc kiểm tra lại thông tin hóa đơn đòi hỏi một quy trình khác. Khi nhận được hóa đơn giấy, bộ phận kế toán sẽ tiến hành kiểm tra lại thông tin trên hóa đơn. Một cách thông thường để thực hiện việc này là truy cập vào trang web http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn, được cung cấp bởi cơ quan quản lý thuế. Trên trang web này, kế toán sẽ nhập các thông tin cần thiết về hóa đơn, chẳng hạn như số hóa đơn và ngày phát hành, sau đó bấm nút "Tra cứu". Hệ thống sẽ tiến hành tìm kiếm và hiển thị thông tin liên quan đến hóa đơn, bao gồm tình trạng hiện tại của hóa đơn.

Qua cả hai phương pháp trên, việc kiểm tra lại thông tin hóa đơn trở nên dễ dàng và thuận tiện. Người dùng có thể xác minh tính chính xác của thông tin trên hóa đơn và đảm bảo rằng tình trạng hóa đơn được cập nhật đúng mức. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và tránh các vấn đề liên quan đến hóa đơn.

3. Hướng dẫn tra cứu danh sách doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế

Để thực hiện việc tra cứu danh sách các doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế, người dùng có thể truy cập vào trang web https://www.gdt.gov.vn/wps/portal/home/dnrrvt hoặc sử dụng phần mềm Cập nhật doanh nghiệp bỏ trốn toàn quốc do Cục Thuế Hà Nội cung cấp. Tuy nhiên, phương pháp tra cứu hiện tại vẫn còn nhiều hạn chế gây khó khăn cho người dùng.

Một trong những hạn chế đó là việc người dùng phải tải từng trang danh sách và thông tin được phân tán không liền mạch. Điều này làm cho quá trình tra cứu trở nên mất thời gian và khó khăn hơn. Ngoài ra, người dùng cũng phải điền thông tin mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn để tiến hành tra cứu, điều này gây bất tiện cho người sử dụng.

Đáng chú ý, trong danh sách các doanh nghiệp bỏ trốn, có những trường hợp được xác minh lại và không thuộc danh sách này. Điều ngược lại cũng có thể xảy ra, nghĩa là có những doanh nghiệp không nằm trong danh sách bỏ trốn, nhưng khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra thì phát hiện rằng chúng đã bỏ trốn. Điều này tạo ra sự không chắc chắn và khó khăn trong quá trình tra cứu và xác minh thông tin về danh sách doanh nghiệp rủi ro cao về thuế.

Vì vậy, cần có sự cải thiện và nâng cấp trong quá trình tra cứu thông tin về danh sách doanh nghiệp rủi ro cao về thuế. Các cơ quan chức năng cần tăng cường quản lý và cập nhật thông tin đầy đủ và chính xác. Đồng thời, cần phát triển các công cụ và phần mềm tra cứu tiện lợi, đơn giản hóa quy trình và giảm bớt khó khăn cho người sử dụng. Điều này sẽ giúp tăng cường hiệu quả kiểm soát thuế và đảm bảo công bằng cho mọi doanh nghiệp.

4. Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn

Cách xử lý hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn có những quy định cụ thể, được hướng dẫn trong Công văn số 11797/BTC-TCT ngày 22/8/2014.

Đối với doanh nghiệp chưa kê khai khấu trừ thuế GTGT, cơ quan thuế sẽ thông báo bằng văn bản để tạm dừng khấu trừ thuế GTGT đối với các hóa đơn có dấu hiệu vi phạm pháp luật. Trong trường hợp này, doanh nghiệp chỉ được thực hiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho các hóa đơn không có dấu hiệu vi phạm pháp luật.

Đối với doanh nghiệp đã kê khai khấu trừ thuế GTGT, cơ quan thuế sẽ thông báo bằng văn bản để điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã khấu trừ. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp khẳng định việc mua bán hàng hóa và hóa đơn GTGT đầu vào đã tuân theo quy định, doanh nghiệp phải cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Cơ quan thuế sẽ tiến hành thanh tra và kiểm tra tại doanh nghiệp để xác định vi phạm và xử lý theo quy định. Nếu việc mua bán hàng hóa được xác minh là hợp pháp và tuân thủ quy định của pháp luật, doanh nghiệp sẽ được phép khấu trừ và hoàn thuế GTGT. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng phải cam kết chịu trách nhiệm nếu sau này trong các tài liệu xuất trình cho cơ quan thuế phát hiện có sai phạm.

Trong trường hợp phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật thuế hoặc có dấu hiệu tội phạm, cơ quan thuế sẽ lập và chuyển hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền để điều tra và truy cứu trách nhiệm hình sự.

Nếu tạm dừng khấu trừ dẫn đến tăng số thuế GTGT phải nộp, cơ quan thuế có trách nhiệm theo dõi các trường hợp này, không yêu cầu nộp thuế và không tính phạt nộp chậm cho đến khi có kết luận chính thức từ cơ quan có thẩm quyền. Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.