Các khoản chi phí được trừ và chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN năm 2025

Công ty Kế toán AGS Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp dịch vụ Kế toán, Kiểm toán, Thuế, Tư vấn quản lý, chuyển đổi và tái cơ cấu doanh nghiệp.
Trong bài viết này, AGS sẽ chia sẻ về các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN năm 2025. Đây là nội dung quan trọng dành cho kế toán viên, người phụ trách thuế, bộ phận tài chính, cũng như các cá nhân làm việc trong lĩnh vực kế toán – kiểm toán.
Hy vọng nội dung bài viết sẽ hỗ trợ bạn thực hiện các thủ tục kế toán - thuế một cách hiệu quả, đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật và tránh các sai sót không đáng có. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về chủ đề này qua bài viết dưới đây nhé!

1. Văn bản pháp luật quy định về chi phí được khấu trừ khi tính thuế TNDN

Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12: Quy định các nguyên tắc chung, đối tượng áp dụng và các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Thông tư số 96/2015/TT-BTC: Hướng dẫn chi tiết về các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, chi phí không được trừ, quy trình kê khai thuế.
Văn bản hợp nhất số 22/VBHN-VPQH: Tổng hợp, thống nhất các sửa đổi, bổ sung liên quan đến Luật Thuế TNDN.
Các văn bản pháp luật liên quan khác: Bao gồm nghị định, thông tư hỗ trợ cụ thể từng ngành, lĩnh vực, bổ sung chi tiết về chi phí hợp lệ khi tính thuế.

2. Thế nào là chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN?

Trong quá trình tính thuế TNDN, các khoản chi phí được trừ và không được trừ là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp của doanh nghiệp.

Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, hay còn gọi là chi phí hợp lý, là các khoản chi phí của doanh nghiệp liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, góp phần tạo ra thu nhập chịu thuế. Những khoản chi phí này được pháp luật công nhận và cho phép trừ khỏi doanh thu khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Ngược lại, chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN là các khoản chi không liên quan đến hoạt động kinh doanh hoặc không được pháp luật quy định là chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN. Khoản tiền này sẽ không được trừ khỏi doanh thu, làm tăng số thu nhập chịu thuế và nghĩa vụ thuế TNDN của doanh nghiệp.

Chẳng hạn như, công ty A mua nguyên liệu sản xuất trị giá 50 triệu đồng, thanh toán qua ngân hàng, được xem là chi phí được trừ. Trong khi đó, khoản chi 30 triệu đồng mua quà tặng khách hàng không có hóa đơn, thanh toán tiền mặt, sẽ bị loại trừ.

Việc phân biệt rõ giữa chi phí được trừ và chi phí không được trừ giúp doanh nghiệp xác định chính xác nghĩa vụ thuế, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, đồng thời tối ưu hóa hiệu quả tài chính.

3. Điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN

Theo Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC), chi phí được trừ khi tính thuế TNDN phải đáp ứng các điều kiện sau để được ghi nhận:

Liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh: Khoản chi phải phát sinh thực tế và phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này đảm bảo chỉ các chi phí góp phần tạo ra thu nhập chịu thuế mới được chấp nhận.
Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Các khoản chi phải đi kèm hóa đơn và chứng từ hợp lệ theo quy định pháp luật. Yếu tố này giúp cơ quan thuế kiểm tra và xác minh tính minh bạch, chính xác của khoản chi.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với khoản chi lớn: Đối với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải sử dụng phương thức thanh toán qua ngân hàng. Thanh toán tiền mặt trong trường hợp này sẽ khiến khoản chi không được chấp nhận.

4. Các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Khi tính thuế TNDN, các doanh nghiệp có thể trừ các chi phí hợp lý, hợp pháp liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình. Dưới đây là các chi phí được trừ khi tính thuế TNDN mà doanh nghiệp được phép loại trừ theo quy định của Luật thuế TNDN Việt Nam.

4.1 Chi phí tiền nguyên vật liệu

Chi phí nguyên vật liệu bao gồm các khoản chi để mua hàng hóa, nguyên liệu phục vụ sản xuất trong phạm vi định mức mà doanh nghiệp đã xây dựng.

Định mức này cần được lập kế hoạch và lưu trữ từ đầu kỳ hoặc đầu năm tài chính. Ngoài ra, đối với những nguyên liệu bị hao hụt tự nhiên, doanh nghiệp cần chứng minh tỷ lệ hao hụt phù hợp với thực tế sản xuất để được cơ quan thuế chấp thuận.

4.2 Chi phí trả tiền cho người lao động (tiền lương, tiền công, tiền thưởng)

Các khoản chi cho người lao động được trừ nếu được ghi rõ trong hợp đồng lao động, thỏa thuận hoặc quy chế tài chính của công ty. Tuy nhiên, cần có bảng lương, chứng từ thanh toán và chữ ký xác nhận của người lao động.

Giả sử, công ty X trả thưởng cuối năm cho nhân viên với mức 10 triệu đồng/người, đã được quy định trong quy chế lương thưởng của công ty, sẽ được coi là chi phí hợp lý.

4.3 Chi phí khấu hao các tài sản cố định

Chi phí khấu hao tài sản cố định được trừ nếu tài sản phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh và đáp ứng quy định về giá, thời gian sử dụng, mức khấu hao. Các khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN theo từng trường hợp cụ thể như sau:

Tài sản phục vụ trực tiếp hoạt động kinh doanh

Các tài sản như nhà xưởng, máy móc, phương tiện vận chuyển và công cụ hỗ trợ sản xuất kinh doanh được khấu hao theo khung thời gian quy định của Bộ Tài chính.

Ví dụ: Một công ty sản xuất xi măng đầu tư máy nghiền trị giá 10 tỷ đồng với thời gian sử dụng là 10 năm. Nếu doanh nghiệp tuân thủ đúng mức khấu hao hàng năm (1 tỷ đồng/năm), khoản này sẽ được ghi nhận là chi phí hợp lý.

Tài sản phục vụ đời sống người lao động

Bao gồm nhà ăn, nhà vệ sinh, nhà để xe, bể nước sạch, và cơ sở y tế dành cho nhân viên được khấu hao toàn bộ vào chi phí hợp lý.

Ví dụ: Một công ty dệt may xây dựng nhà nghỉ trưa cho công nhân trị giá 500 triệu đồng. Phần khấu hao mỗi năm (theo khung thời gian 5 năm, tức 100 triệu đồng/năm) sẽ được chấp nhận vì mục đích phục vụ người lao động.

Tài sản cố định là phương tiện vận chuyển

Đối với doanh nghiệp vận tải, du lịch: Xe ô tô phục vụ hoạt động kinh doanh được khấu hao toàn bộ, không giới hạn nguyên giá.

Đối với các ngành nghề khác: Xe ô tô chở người dưới 9 chỗ chỉ được khấu hao phần tương ứng với nguyên giá 1.6 tỷ đồng trở xuống.

Ví dụ: Một công ty bất động sản mua xe ô tô 7 chỗ trị giá 2 tỷ đồng. Chỉ phần khấu hao của 1.6 tỷ đồng được tính vào chi phí hợp lý; phần vượt (400 triệu đồng) sẽ không được chấp nhận.

Tài sản tạm ngừng hoạt động do mùa vụ

Nếu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh dưới 9 tháng do tính chất mùa vụ nhưng vẫn sử dụng tài sản cố định để hỗ trợ sản xuất, chi phí khấu hao vẫn được tính vào chi phí hợp lý.

4.4 Chi phí lãi suất vay

Chi phí lãi suất vay được xem là chi phí hợp lý tính thuế TNDN khi doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các quy định pháp luật cụ thể đối với từng đối tượng như sau:

Đối tượng cho vay là cá nhân

Lãi suất vay không vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm vay. Khi trả lãi vay, doanh nghiệp phải khấu trừ 5% thuế thu nhập cá nhân (TNCN) trên khoản lãi chi trả cho cá nhân.
Ví dụ: Doanh nghiệp vay 1 tỷ đồng từ cá nhân với lãi suất 11%/năm trong khi lãi suất cơ bản 8%/năm. Lãi suất này hợp lệ vì không vượt quá 12% (150% của mức lãi suất cơ bản).

Đối tượng cho vay là doanh nghiệp không phải tổ chức tín dụng

Doanh nghiệp phải yêu cầu bên cho vay xuất hóa đơn hợp lệ khi trả tiền lãi vay.
Hợp đồng vay và chứng từ thanh toán qua ngân hàng (ủy nhiệm chi hoặc séc) là bắt buộc.

Đối tượng cho vay là ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng

Phải tuân thủ mức lãi suất do ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng công bố.
Không yêu cầu thanh toán qua ngân hàng, doanh nghiệp có thể sử dụng tiền mặt.
Doanh nghiệp đã góp đủ vốn điều lệ
Các khoản lãi vay để đầu tư vào doanh nghiệp khác cũng được tính là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế.

4.5 Chi phí quản lý doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản chi cho hoạt động vận hành, quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty như chi phí bán hàng, marketing, tiếp khách, hội họp,…

Ví dụ: Một doanh nghiệp chi 50 triệu đồng tổ chức hội thảo nội bộ với đầy đủ hóa đơn thuê địa điểm và hóa đơn chi tiết thực phẩm, thức uống.

4.6 Chi phí mua hàng không có hóa đơn

Việc mua hàng hóa không có hóa đơn là tình huống khá phổ biến. Tuy nhiên, để đảm bảo khoản chi phí này được hạch toán hợp lệ, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định cụ thể dưới đây:

Mua hàng hóa, dịch vụ từ các cá nhân, tổ chức không kinh doanh

Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa (nông sản, thực phẩm) từ nông dân, cá nhân không có đăng ký kinh doanh và không xuất hóa đơn. Doanh nghiệp phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ (mẫu 01/TNDN Thông tư 78/2014/TT-BTC). Sau đó, bổ sung các chứng từ thanh toán hợp lệ như biên bản thỏa thuận mua bán, phiếu chi hoặc giấy nhận tiền.

Mua hàng hóa, dịch vụ từ các hộ kinh doanh không xuất hóa đơn

Đối với các hộ kinh doanh cá thể, tiểu thương không đăng ký hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), doanh nghiệp yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn bán hàng trực tiếp hoặc hóa đơn của cơ quan thuế. Trong trường hợp không có, doanh nghiệp cần lập hợp đồng, phiếu giao nhận hàng hóa, biên lai thanh toán.

Chi phí vận chuyển, bốc xếp, sửa chữa không có hóa đơn

Các dịch vụ như vận chuyển hàng hóa, bốc xếp hoặc sửa chữa nhỏ lẻ thường được thực hiện bởi cá nhân hoặc nhóm lao động tự do, không có hóa đơn. Doanh nghiệp cần lập hợp đồng lao động thời vụ hoặc phiếu chi công tác phí có đầy đủ chữ ký xác nhận. Thanh toán qua chuyển khoản để minh bạch.

4.7 Các khoản chi phí phúc lợi và phụ cấp cho nhân viên

Chi phí phúc lợi

Bao gồm các khoản hỗ trợ đời sống tinh thần và vật chất cho nhân viên, nhằm tăng cường sự gắn bó và động lực làm việc. Những khoản này thường được quy định rõ trong quy chế nội bộ của doanh nghiệp, bao gồm: quà Tết, tiền thưởng ngày lễ, chi phí tổ chức liên hoan, du lịch, hỗ trợ khó khăn (như thiên tai, tai nạn), và chi phí đào tạo.

Lợi ích của việc chi trả các khoản phúc lợi không chỉ giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp, mà còn góp phần cải thiện năng suất lao động và giữ chân nhân tài, giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc.

Chi phí phụ cấp

Những khoản phụ cấp không chỉ hỗ trợ thiết thực cho nhân viên trong công việc hàng ngày, mà còn thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp đến điều kiện làm việc, từ đó xây dựng mối quan hệ lao động bền vững. Bao gồm: phụ cấp ăn trưa, điện thoại, xăng xe, công tác phí, và đồng phục.

Ví dụ: Một nhân viên Telesales được doanh nghiệp cấp phụ cấp điện thoại 500.000 VNĐ/tháng. Doanh nghiệp cần có bảng kê chi tiết, phiếu chi và chữ ký xác nhận của nhân viên để chi phí này được tính vào khoản hợp lý khi quyết toán thuế.

4.9 Chi phí tiền thuê nhà, thuê tài sản, tiền điện nước

Chi phí thuê nhà và thuê tài sản

Đây là khoản chi bắt buộc, đối với với các doanh nghiệp không sở hữu mặt bằng kinh doanh hoặc nhà xưởng. Để khoản chi này được chấp nhận, doanh nghiệp cần có hợp đồng thuê rõ ràng, hóa đơn thanh toán hợp lệ, và chứng từ nộp thuế (nếu có).

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp sửa chữa văn phòng thuê (như sơn sửa, lắp đặt nội thất), các khoản chi này cũng được tính là hợp lý nếu hợp đồng thuê quy định trách nhiệm sửa chữa thuộc về bên thuê, và khoản chi phí này có thể phân bổ tối đa trong 36 tháng.

Chi phí tiền điện nước

Tiền điện nước phát sinh từ hoạt động kinh doanh cũng được coi là chi phí hợp lý nếu có hóa đơn và chứng từ thanh toán đầy đủ. Với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, chi phí điện nước thường chiếm tỷ trọng lớn.

Chi phí thuê tài sản, nhà ở và điện nước không chỉ hỗ trợ vận hành hoạt động kinh doanh mà còn tạo điều kiện để doanh nghiệp tối ưu hóa quy mô và hiệu quả sản xuất.

4.10 Các chi phí hợp lý khác khi tính thuế TNDN

Chi tiền thưởng cho sáng kiến, cải tiến, nghiên cứu khoa học

Khoản chi này được tính là chi phí hợp lý nếu doanh nghiệp có quy chế rõ ràng và chứng từ hợp lệ. Ví dụ, thưởng 20 triệu đồng cho giải pháp cải tiến giúp giảm chi phí vận hành cần có biên bản nghiệm thu và chứng từ chi tiền.

Các khoản trích lập dự phòng

Bao gồm dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nợ khó đòi và tổn thất tài chính. Chẳng hạn, hàng tồn kho giảm từ 100 triệu xuống 80 triệu đồng, khoản dự phòng 20 triệu cần có biên bản đánh giá và chứng từ gốc.

Các khoản chi phí trích trước

Áp dụng khi ghi nhận doanh thu nhưng chi phí chưa phát sinh đầy đủ, như chi phí bảo dưỡng công trình 50 triệu đồng được trích trước. Khoản này cần điều chỉnh khi chi phí thực tế phát sinh và có hóa đơn chứng từ.

Chi phí hàng khuyến mãi, quà tặng khách hàng

Chi phí này phải liên quan đến hoạt động kinh doanh và có hóa đơn hợp pháp. Ví dụ, tặng quà 5 triệu đồng cho khách hàng cần hóa đơn GTGT. Nếu quà tặng trên 20 triệu đồng, thanh toán phải không dùng tiền mặt.

Chi phí lỗ do chênh lệch đánh giá ngoại tệ

Chi phí do chênh lệch tỷ giá phát sinh khi thanh toán hoặc đánh giá lại khoản mục ngoại tệ. Ví dụ, doanh nghiệp chi 1.000 USD tháng 6, nhưng tới cuối kỳ, tỷ giá tăng thêm 500 VND/USD dẫn đến chi phí chênh lệch 500.000 VND. Khoản này cần được phản ánh chi tiết trên báo cáo tài chính.

Chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn sử dụng hay do thiên tai

Doanh nghiệp cần xác minh nguyên nhân và giá trị tổn thất với biên bản kiểm kê. Ví dụ, lũ lụt làm hỏng hàng hóa 100 triệu đồng không được bồi thường cần có chứng từ đầy đủ.

Chi phí tài trợ cho xã hội

Các khoản tài trợ cho giáo dục, y tế hoặc thiên tai thông qua tổ chức có thẩm quyền như Quỹ phòng, chống Covid-19 cần biên bản xác nhận và chứng từ thanh toán hợp lệ.

4.11 Các chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN

Căn cứ vào Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC và Khoản 2 Điều 9 Văn bản hợp nhất số 22/VBHN-VPQH Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, bên cạnh các chi phí được khấu trừ, doanh nghiệp cần lưu ý những khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN như sau:

Khoản chi không đáp ứng điều kiện khấu trừ: Bao gồm những khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ hoặc không phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Khoản trích khấu hao tài sản cố định không đúng quy định: Chi phí khấu hao vượt quá mức, không phù hợp với chế độ khấu hao theo quy định hoặc không có chứng từ chứng minh tài sản.
Khoản trích trước vào chi phí không đúng quy định: Doanh nghiệp trích trước chi phí mà không có đủ căn cứ, chứng từ hợp lệ hoặc vượt quá mức quy định.
Tiền phạt do vi phạm hành chính: Bao gồm tiền phạt do vi phạm các quy định nhà nước về thuế, giao thông, lao động và các quy định khác.
Khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác: Các chi phí đã được bổ sung bằng nguồn kinh phí khác như tổ chức nhà nước hỗ trợ, tài trợ hoặc quỹ phúc lợi.
Chi phí vượt mức trích lập dự phòng: Bao gồm dự phòng nợ khó đòi, hàng tồn kho giảm giá… nhưng vượt quá tỷ lệ quy định.
Chi phí quản lý kinh doanh do doanh nghiệp nước ngoài phân bổ: Phần chi vượt quá mức theo phương pháp phân bổ do pháp luật Việt Nam quy định.
Lãi tiền vay vượt quá mức lãi suất quy định: Khoản chi trả lãi vay của cá nhân, tổ chức không phải là tổ chức tín dụng vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước quy định.
Khoản tiền lương, các chi hạch toán khác không thực chi: Tiền lương, thù lao cho người lao động nhưng không thực chi trả hoặc không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
Tiền lương của chủ doanh nghiệp tư nhân và thù lao cho sáng lập viên không trực tiếp điều hành: Các khoản chi này không được tính là chi phí hợp lý.
Khoản tài trợ không đúng quy định: Trừ khoản tài trợ cho giáo dục, y tế, khoa học, khắc phục thiên tai và các chương trình nhà nước quy định.
Phần thuế giá trị gia tăng đã khấu trừ hoặc thuế TNDN: Bao gồm thuế đã khấu trừ theo quy định.
Chi phí vượt mức đóng góp quỹ hưu trí tự nguyện và bảo hiểm hưu trí tự nguyện: Phần trích nộp vượt quá mức giới hạn theo quy định pháp luật.
Các khoản chi từ hoạt động kinh doanh đặc thù: Bao gồm chi phí trong hoạt động kinh doanh ngân hàng, bảo hiểm, xổ số, chứng khoán và các hoạt động khác theo quy định của Bộ Tài chính.

5. Một số lưu ý khi xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Khi xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần tuân thủ chặt chẽ các lưu ý dưới đây để tránh sai sót và tối ưu chi phí hợp lý:

Hạch toán đầy đủ và chính xác: Tất cả các khoản chi phí phải được ghi nhận đúng theo quy định của pháp luật kế toán hiện hành.
Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Mỗi khoản chi cần được chứng minh bằng hóa đơn, chứng từ đầy đủ, hợp lệ theo quy định pháp luật.
Chi phí thực tế và hợp lý: Các khoản chi phát sinh trong kỳ tính thuế phải có thực, phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
Chi phí bằng ngoại tệ: Trường hợp chi bằng ngoại tệ, doanh nghiệp phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh.
Tuân thủ các quy định cụ thể: Các chi phí phải đáp ứng điều kiện từng ngành và không thuộc danh mục chi phí bị loại trừ theo luật thuế hiện hành.