5 mẹo sử dụng Excel giúp kế toán làm việc nhanh gọn hơn

Là hàm dùng để tính tổng các giá trị thỏa mãn điều kiện nhất định, được giới thiệu lần đầu trong Excel 2007. Hàm SUMIF có thể sử dụng cho việc tính tổng các ô dựa vào ngày, số liệu và văn bản khớp với điều kiện đã cung cấp. Hàm này hỗ trợ các phép tính logic (>, <, <>, =) và ký hiệu (*,?) cho phù hợp với từng phần.

Công thức : =SUMIF(Vùng_điều_kiện, Điều_kiện, Vùng_cần_tính_tổng)

Ví dụ: Tính tổng chi phí của phòng Kinh doanh:

=SUMIF(A2:A100, "Kinh doanh", C2:C100)

b) SUMIFS

Hàm SUMIFS trong Excel là một trong những hàm Excel cơ bản, hàm tính toán thường được dùng trong Excel. Để tính tổng trong Excel chúng ta sẽ dùng đến hàm SUM, nếu muốn thêm 1 điều kiện nhất định cho hàm tính tổng đó sẽ dùng hàm SUMIF. Trong trường hợp bảng dữ liệu yêu cầu tính tổng kèm theo nhiều điều kiện, thì chúng ta phải sử dụng tới hàm SUMIFS. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách sử dụng hàm SUMIFS trong Excel.

Công thức: SUMIFS(Vùng_cần_tính_tổng, Vùng_đk_1, Đk_1, Vùng_đk_2, Đk_2,...)

Ví dụ: Tính tổng doanh thu của khách hàng "A" trong tháng 5:=SUMIFS(C2:C100, A2:A100, "Khách hàng A", B2:B100, ">=01/05/2025", B2:B100, "<=31/05/2025")

- Lợi ích thực tế:

- Không cần lọc dữ liệu nhiều lần.

- Giảm thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian.

- Đảm bảo kết quả nhất quán, chính xác hơn.

2. Hàm COUNT/COUNTA

Hàm COUNT và COUNTA là hai hàm trong Excel dùng để đếm số lượng ô chứa dữ liệu, nhưng có sự khác biệt quan trọng về cách chúng hoạt động. Hàm COUNT chỉ đếm các ô chứa số, trong khi hàm COUNTA đếm tất cả các ô không trống, bất kể chúng chứa gì (số, chữ, giá trị lỗi, hoặc chuỗi trống).

a) Hàm COUNT 

Dùng để đếm số lượng ô có chứa số trong vùng dữ liệu.

Cú pháp: =COUNT(Value1,...)
Với: Value1,...: Tham chiếu ô hoặc phạm vi muốn đếm số

b) Hàm COUNTA 

Dùng để đếm các ô không trống trong một vùng dữ liệu nhất định.
Cú pháp: =COUNTA(Value1,...)
Với: Value1,...: Là những ô cần đếm hoặc một vùng cần đếm. Số ô tối đa có thể đếm là 255 (với Excel từ 2007 về sau) và tối đa 30 (với Excel từ 2003 về trước)

3. Hàm ODD/EVEN

Hàm ODD và EVEN trong Excel là các hàm làm tròn số, giúp bạn làm tròn một số đã cho đến số nguyên chẵn (EVEN) hoặc số nguyên lẻ (ODD) gần nhất. Cả hai hàm này đều làm tròn số theo hướng ra xa số 0.

a) Hàm ODD

      Là hàm trả về số được làm tròn lên số nguyên lẻ gần nhất.
Cú pháp: =ODD(Number)
Với Number: Bắt buộc phải có, là giá trị cần làm tròn
Ví dụ: Làm tròn số 4.6 đến số nguyên lẻ gần nhất nhận được kết quả là 5.

b) Hàm EVEN

Cú pháp: =EVEN(Number)
Với: Number: Bắt buộc phải có, là giá trị cần làm tròn
Ví dụ: Làm tròn 53.4 đến số nguyên chẵn gần nhất nhận được kết quả là 54.

4. Hàm AVERAGE

     Hàm AVERAGE trong Excel (và các bảng tính khác như Google Sheets) được sử dụng để tính giá trị trung bình cộng của một tập hợp các số. Nó là một hàm cơ bản và thường được dùng để tìm ra giá trị trung bình của một dãy số, ví dụ như điểm trung bình của học sinh, doanh số trung bình, hoặc chi phí trung bình hàng tháng.
Cú pháp: =AVERAGE(number1,number2,…)

Với: - number1 (Bắt buộc): Số thứ nhất, tham chiếu ô, hoặc phạm vi mà bạn muốn tính trung bình.

- number2,... (Tùy chọn): Các số, tham chiếu ô hoặc phạm vi bổ sung mà bạn muốn tính trung bình, tối đa là 255.

5. Hàm LEFT/RIGHT/MID

     Hàm LEFT, RIGHT, và MID là ba hàm trong Excel (và các ứng dụng tương tự) được sử dụng để trích xuất một phần của chuỗi văn bản. Hàm LEFT lấy một số ký tự từ bên trái của chuỗi, hàm RIGHT lấy một số ký tự từ bên phải, và hàm MID lấy một số ký tự từ giữa chuỗi, bắt đầu từ một vị trí cụ thể.

a) Hàm LEFT

     Dùng để cắt chuỗi ký tự bên trái chuỗi văn bản mà người dùng chọn.

Cú pháp: =LEFT(text,[num_chars])

Với:

- text: Chuỗi văn bản chứa ký tự mà bạn muốn trích xuất

- num_chars: Là số lượng ký tự mà hàm LEFT trích xuất
Ví dụ: Trong bảng dưới đây, dùng hàm LEFT để tìm 3 ký tự đầu tiên tại ô B2. Nhập công thức =LEFT(B3,3), nhấn Enter

b) Hàm RIGHT

     Dùng để tách chuỗi ký tự từ bên phải trong một dãy ký tự mà người dùng chọn.Cú pháp: =RIGHT(text,[num_chars])

Với:

- text: Chuỗi văn bản chứa ký tự mà bạn muốn trích xuất

- num_chars: Là số lượng ký tự mà hàm RIGHT trích xuất [/info]

Ví dụ: Trong bảng dưới đây, dùng hàm RIGHT để tìm 7 ký tự cuối tại ô B2. Nhập công thức =RIGHT(B3,7), nhấn Enter

c) Hàm MID

 Trả về một số lượng ký tự cụ thể từ một chuỗi văn bản, bắt đầu từ vị trí do bạn chỉ định và dựa vào số lượng ký tự do bạn chỉ định.

Cú pháp: =MID(text, start_num, num_chars)

Với:

text: Chuỗi văn bản có chứa các ký tự muốn trích xuất.

start_num: Ví trí của ký tự thứ nhất mà bạn muốn trích xuất trong văn bản

num_chars: Bắt buộc đối với mid. Chỉ rõ số ký tự mà bạn muốn hàm MID trả về từ văn bản.

Ví dụ: Trong bảng dưới đây, dùng hàm MID để tìm 7 ký tự tại ô B2 bắt đầu từ vị trí thứ 3. Nhập công thức =LEFT(B3,3,7), nhấn Enter

Thông tin khác

Thông tin tuyển dụng và hướng dẫn