Khai thuế thu nhập cá nhân theo Nghị định 126/2020/NĐ‑CP: Kế toán cần lưu ý những gì?

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) luôn là một trong những loại thuế mà kế toán phải xử lý thường xuyên trong doanh nghiệp. Đặc biệt, kể từ khi Nghị định 126/2020/NĐ‑CP có hiệu lực, quy trình khai thuế TNCN đã có nhiều thay đổi so với trước đây. Một số trường hợp tưởng chừng không cần nộp tờ khai vẫn phải thực hiện, khiến nhiều doanh nghiệp bị xử phạt do nhầm lẫn.

Vậy, Nghị định 126 quy định như thế nào về việc khai thuế TNCN? Khi nào cần khai theo tháng, khi nào được khai theo quý? Và những rủi ro nào doanh nghiệp cần tránh?

I. Những quy định chung về khai thuế TNCN theo Nghị định 126

1. Đối tượng bắt buộc khai thuế

Theo Nghị định 126, tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công phải thực hiện khai thuế TNCN nếu trong kỳ có phát sinh khấu trừ thuế. Điều này bao gồm cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh, tổ chức sự nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận và các đơn vị có chi trả thu nhập chịu thuế khác.

2. Cá nhân tự khai quyết toán thuế

Ngoài tổ chức trả thu nhập, cá nhân cũng có thể phải tự thực hiện quyết toán thuế TNCN nếu thuộc một trong các trường hợp sau:
Có thu nhập từ nhiều nơi.
Không đủ điều kiện ủy quyền quyết toán cho tổ chức chi trả.
Được hoàn thuế hoặc phát sinh số thuế phải nộp thêm sau quyết toán.

II. Khai thuế TNCN theo tháng hay quý?

1. Khai theo tháng – Hình thức mặc định

Doanh nghiệp, tổ chức trả thu nhập từ lương thưởng cho người lao động thường phải khai thuế TNCN theo tháng, với thời hạn nộp tờ khai là ngày 20 của tháng kế tiếp. Đây là hình thức áp dụng phổ biến hiện nay.

2. Điều kiện khai theo quý

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đủ điều kiện khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo quý thì được phép lựa chọn khai TNCN theo quý. Điều kiện cụ thể là:
Doanh thu năm trước liền kề không quá 50 tỷ đồng.
Đang thuộc diện khai GTGT theo quý.
Khi đã lựa chọn khai thuế TNCN theo quý thì phải áp dụng thống nhất trong cả năm dương lịch, không được thay đổi giữa chừng.

3. Thời hạn nộp theo quý

Nếu khai theo quý, thời hạn nộp tờ khai TNCN là ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau. Ví dụ, quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4.

III. Những điểm mới kế toán cần đặc biệt lưu ý

1. Phải khai cả khi không phát sinh khấu trừ

Một điểm đáng lưu ý là: kể cả khi doanh nghiệp không phát sinh khấu trừ thuế TNCN, nhưng vẫn thuộc diện khai theo tháng hoặc quý, thì vẫn phải nộp tờ khai thuế với số thuế bằng 0. Trước đây có thể không cần nộp, nhưng theo quy định mới thì điều này là bắt buộc.

2. Miễn nộp nếu số thuế nhỏ hơn 50.000 đồng

Trường hợp sau quyết toán thuế, nếu cá nhân có số thuế TNCN phải nộp thêm nhưng chỉ dưới 50.000 đồng thì được miễn nộp. Tuy nhiên, không được miễn việc nộp hồ sơ quyết toán, tức vẫn phải kê khai và nộp đầy đủ thông tin.

3. Cá nhân hợp tác kinh doanh

Nếu cá nhân hợp tác kinh doanh với doanh nghiệp hoặc tổ chức thì thuế TNCN từ phần thu nhập này sẽ do doanh nghiệp khai và nộp thay. Cá nhân không cần tự khai phần này trong quyết toán của mình nữa.

IV. Thời hạn quyết toán thuế TNCN cuối năm

1. Đối với tổ chức

Tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm thực hiện quyết toán thuế TNCN cho người lao động mà mình đã trả thu nhập trong năm. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán là ngày 31/3 của năm tiếp theo.

2. Đối với cá nhân

Cá nhân cũng có thời hạn tương tự – chậm nhất ngày 31/3 năm sau phải hoàn tất quyết toán nếu:
Có thu nhập từ nhiều nguồn.
Muốn hoàn thuế.
Tự xác định số thuế còn phải nộp thêm.

V. Những rủi ro thường gặp và cách phòng tránh

1. Nộp chậm hồ sơ khai hoặc quyết toán

Nộp chậm hoặc không nộp đúng thời hạn sẽ bị xử phạt hành chính, thậm chí bị cưỡng chế nếu có số thuế phát sinh mà không nộp. Do đó, kế toán cần lập lịch nhắc việc rõ ràng, đặc biệt vào các thời điểm chuyển quý và đầu năm.

2. Khai sai, sót thông tin

Việc khai sai thông tin người nộp thuế, mã số thuế hoặc số tiền khấu trừ sẽ dẫn đến sai lệch báo cáo và có thể bị cơ quan thuế truy thu, xử phạt. Hãy thường xuyên rà soát hồ sơ và sử dụng phần mềm hỗ trợ khai thuế có tính năng kiểm tra lỗi tự động.

3. Không cập nhật chính sách mới

Chính sách thuế có thể thay đổi theo từng năm, vì vậy kế toán cần thường xuyên cập nhật thông tin từ các văn bản mới như Thông tư 80/2021/TT-BTC, để đảm bảo khai thuế đúng quy định hiện hành.

VI. Kết luận

Nghị định 126/2020/NĐ‑CP mang lại nhiều thay đổi đáng chú ý trong công tác khai và nộp thuế thu nhập cá nhân. Dù mục tiêu là đơn giản hóa thủ tục, nhưng nếu không nắm vững quy định, doanh nghiệp vẫn có thể gặp rủi ro lớn về thuế.
Do đó, kế toán cần chủ động tìm hiểu, cập nhật thường xuyên, phân loại chính xác hình thức khai (tháng/quý), thời hạn nộp, và xác định rõ những trường hợp được miễn khai, miễn nộp. Một quy trình kê khai đúng đắn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh được các rắc rối pháp lý không đáng có.