10 sai lầm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ thường mắc phải

1. Chậm trễ ghi chép & đối chiếu sổ sách

1.1. Bỏ qua việc ghi chép hàng ngày

Nhiều chủ doanh nghiệp thường để đến cuối tháng hoặc cuối quý mới tổng hợp chứng từ. Cách làm này khiến dữ liệu bị thiếu sót, khó nhớ chính xác từng giao dịch và tốn nhiều công sức đối chiếu sau này.

1.2. Không đối chiếu thường xuyên

Đối chiếu giữa sổ sách, sao kê ngân hàng và hóa đơn đầu vào – đầu ra là bước cần thiết để phát hiện sai lệch kịp thời. Nếu chỉ kiểm tra khi quyết toán, bạn có thể phát hiện lỗi quá muộn, dẫn tới rủi ro lớn.
->Hậu quả: số liệu thiếu chính xác, ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định quản trị và báo cáo thuế.

2. Không hiểu rõ phần mềm kế toán

2.1. Sử dụng phần mềm nhưng chưa tận dụng hết tính năng

Nhiều doanh nghiệp mua phần mềm nhưng chỉ dùng để nhập liệu cơ bản, bỏ qua các tính năng như báo cáo quản trị, phân tích chi phí, cảnh báo công nợ. Đây là một sự lãng phí.

2.2. Thiết lập sai từ đầu

Nếu cấu hình phần mềm không chính xác (tài khoản kế toán, danh mục hàng hóa, mã chi phí…), thì tất cả số liệu nhập vào sau đó sẽ sai lệch theo.
->Giải pháp: đào tạo nhân viên hoặc thuê chuyên gia thiết lập ban đầu để tránh “lỗi dây chuyền”.

3. Xem báo cáo kế toán chỉ để “nộp thuế”

3.1. Chỉ mở báo cáo vào cuối kỳ

Nếu bạn chỉ dùng báo cáo khi sắp nộp thuế, thì đã bỏ lỡ một công cụ quản trị hữu ích. Báo cáo kế toán không chỉ phục vụ cơ quan thuế mà còn là dữ liệu để ra quyết định kinh doanh.

3.2. Bỏ qua các báo cáo chi tiết

Ngoài báo cáo tài chính tổng hợp, các báo cáo công nợ, dòng tiền, chi phí theo từng bộ phận hay dự án giúp bạn nhìn rõ bức tranh hoạt động.
Ví dụ: Một báo cáo công nợ quá hạn có thể chỉ ra khách hàng nào cần nhắc thanh toán ngay.

4. Lẫn lộn tài chính cá nhân & công ty

4.1. Rút tiền công ty cho chi tiêu cá nhân

Dùng tiền công ty cho việc riêng khiến sổ sách trở nên phức tạp và khó giải trình chi phí hợp lệ.

4.2. Không duy trì tài khoản riêng biệt

Việc sử dụng chung một tài khoản ngân hàng cho cả cá nhân và doanh nghiệp dễ làm thất lạc thông tin và gây nghi ngờ khi kiểm tra.
Giải pháp: luôn giữ tách biệt giữa tài chính cá nhân và doanh nghiệp để minh bạch và thuận lợi cho báo cáo.

5. Không lưu trữ hóa đơn, chứng từ đầy đủ

5.1. Xem nhẹ hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử

Nhiều SME nghĩ rằng chỉ cần báo cáo tổng hợp là đủ, bỏ qua việc lưu hóa đơn – chứng từ chi tiết. Khi cơ quan thuế yêu cầu, doanh nghiệp khó chứng minh tính hợp lệ của chi phí.

5.2. Lưu trữ thiếu khoa học

Không phân loại và lưu trữ có hệ thống khiến việc tìm kiếm chứng từ mất thời gian, thậm chí thất lạc.
Hậu quả: rủi ro bị loại chi phí, làm tăng số thuế phải nộp.

6. Sai sót trong tính toán

6.1. Lỗi nhập liệu

Nhập nhầm số liệu, ghi sai mã tài khoản hay cộng trừ không kiểm tra lại là những lỗi rất thường gặp.

6.2. Không đối chiếu cân đối

Báo cáo kế toán cần đảm bảo tính cân đối (tài sản = nguồn vốn). Nếu bỏ qua bước kiểm tra này, sai sót nhỏ có thể tích tụ thành vấn đề lớn.

7. Tư duy ngắn hạn, thiếu kế hoạch dài hạn

7.1. Chỉ tập trung giải quyết trước mắt

Nhiều chủ doanh nghiệp chỉ quan tâm đến việc dòng tiền tháng này có đủ không, mà không lập kế hoạch ngân sách dài hạn.

7.2. Không chuẩn bị cho tăng trưởng

Khi doanh nghiệp mở rộng, quy mô giao dịch tăng lên, hệ thống kế toán yếu kém sẽ dễ bị “vỡ trận”.
-> Giải pháp: lập kế hoạch tài chính ít nhất 1 năm, đồng thời chuẩn bị nâng cấp phần mềm và nhân sự khi cần.

8. Tuyển nhân sự không phù hợp

8.1. Chọn người thân quen thay vì người có chuyên môn

Kế toán không chỉ là nhập số, mà cần hiểu rõ luật, thuế, chuẩn mực. Việc ưu tiên “quen biết” thay vì năng lực có thể gây rủi ro lớn.

8.2. Không chú trọng đào tạo liên tục

Chính sách thuế, luật kế toán thay đổi thường xuyên. Nếu nhân sự không được cập nhật kiến thức mới, sai sót là khó tránh.

9. Lạm dụng công nghệ

9.1. Nghĩ rằng công nghệ luôn là giải pháp

Phần mềm chỉ hỗ trợ, không thể thay thế con người. Nếu dữ liệu nhập sai, phần mềm cũng cho ra kết quả sai.

9.2. Đầu tư vượt nhu cầu thực tế

Một SME mới thành lập có thể chưa cần đến hệ thống ERP phức tạp. Hãy lựa chọn công cụ vừa đủ, rồi nâng cấp khi doanh nghiệp lớn dần.

10. Không tìm sự hỗ trợ khi cần

10.1. Tự làm tất cả mọi thứ

Ban đầu doanh nghiệp nhỏ có thể tự xử lý, nhưng khi khối lượng công việc tăng, việc ôm đồm sẽ khiến bạn kiệt sức và dễ sai sót.

10.2. Ngại thuê ngoài vì lo chi phí

Thuê dịch vụ kế toán, kiểm toán hoặc tư vấn thuế chuyên nghiệp có thể tốn kém ban đầu, nhưng lại giúp tiết kiệm lâu dài nhờ hạn chế rủi ro và phạt thuế.

11. Kết luận

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, kế toán không chỉ là nghĩa vụ với cơ quan thuế mà còn là công cụ quản trị giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Tránh 10 sai lầm trên, doanh nghiệp sẽ:
- Có dữ liệu tài chính chính xác để ra quyết định
- Giữ được sự minh bạch với đối tác, ngân hàng và cơ quan thuế
- Tối ưu chi phí và hạn chế rủi ro pháp lý
Kế toán tốt chính là nền tảng cho sự phát triển lâu dài. Nếu bạn chưa tự tin về đội ngũ nội bộ, đừng ngần ngại tìm đến dịch vụ chuyên nghiệp để được hỗ trợ kịp thời.