Cách xây dựng định mức sản xuất để giảm thiểu rủi ro về thuế

 

1. Căn cứ pháp lý về định mức tiêu hao nguyên vật liệu

Theo Khoản 2.3, Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, doanh nghiệp có quyền và nghĩa vụ tự xây dựng, quản lý định mức tiêu hao nguyên vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa sử dụng trong sản xuất kinh doanh. Cụ thể:

Doanh nghiệp tự xây dựng và quản lý định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa sử dụng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Định mức này cần được xây dựng từ đầu năm hoặc đầu kỳ sản xuất sản phẩm và lưu tại doanh nghiệp.

Nếu Nhà nước đã ban hành định mức tiêu hao cho một số hàng hóa cụ thể, doanh nghiệp phải áp dụng theo định mức đó.

Phần chi vượt mức tiêu hao hợp lý sẽ không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC cũng khẳng định lại nguyên tắc:

“Phần chi vượt định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hoá... đã được Nhà nước ban hành định mức sẽ không được tính vào chi phí được trừ.”

 

2. Mối quan hệ giữa định mức và giá thành sản xuất

Giá thành sản xuất bao gồm nhiều loại chi phí cấu thành: nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công, khấu hao máy móc, điện nước và chi phí quản lý chung.

Ví dụ, để sản xuất một chiếc bàn nhựa nặng 17 kg, doanh nghiệp cần:
20 kg nhựa nguyên liệu,
Chi phí nhân công,
Chi phí khấu hao máy móc,
Và các chi phí gián tiếp khác như điện, nước, văn phòng phẩm.

Theo định luật bảo toàn khối lượng, đầu vào phải bằng đầu ra.

Chênh lệch 3 kg giữa nguyên vật liệu đầu vào và sản phẩm hoàn thành thường được phân bổ thành 2 kg sản phẩm dở dang và 1 kg phế phẩm.

3. Cách xử lý phế phẩm trong sản xuất

Tùy vào tình huống, phế phẩm được xử lý theo hai hướng:

Trường hợp 1: Phế phẩm có thể bán được
Doanh nghiệp cần xuất hóa đơn khi bán phế phẩm theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Khoản thu này được ghi nhận để giảm chi phí sản xuất hoặc hạch toán vào thu nhập khác.

Trường hợp 2: Phế phẩm không thể bán hoặc tái sử dụng
Doanh nghiệp thường ghi tăng giá vốn hàng bán để phản ánh đúng bản chất hao hụt trong kỳ.

Tuy nhiên, chỉ khi doanh nghiệp có định mức sản xuất hợp lý và có thể giải trình được với cơ quan thuế, phần hao hụt này mới được tính là chi phí hợp lệ khi xác định thuế TNDN.

4. Điều kiện để phần hao hụt được tính vào chi phí hợp lý

Cơ quan thuế sẽ chỉ chấp nhận phần hao hụt nguyên vật liệu là chi phí hợp lý nếu doanh nghiệp đáp ứng được các điều kiện sau:

Có định mức sản xuất được xây dựng trên cơ sở thực tế: tính chất lý – hóa của nguyên liệu, hao mòn của máy móc, năng suất thiết bị.

Định mức được phê duyệt nội bộ, có chữ ký của người có thẩm quyền.

Được rà soát và điều chỉnh định kỳ, phù hợp với thay đổi trong quy trình sản xuất.

Nếu không có định mức rõ ràng hoặc định mức không phản ánh đúng thực tế, phần chi phí hao hụt sẽ bị coi là chi vượt mức tiêu hao và bị loại khi quyết toán thuế.

5. Vai trò của kế toán trong quản lý định mức và giá thành

Một kế toán chuyên nghiệp không chỉ hạch toán chính xác mà còn là người đồng hành với doanh nghiệp trong quản trị chi phí.

Vai trò cụ thể gồm:

- Đề xuất và tư vấn xây dựng định mức nguyên vật liệu, nhân công, điện năng… phù hợp với tình hình sản xuất.

- Phối hợp với bộ phận sản xuất để cập nhật thay đổi định mức khi thay đổi quy trình hoặc thiết bị.

- Lưu trữ và chuẩn bị hồ sơ giải trình khi cơ quan thuế thanh – kiểm tra.

- Việc có định mức sản xuất hợp lý giúp doanh nghiệp vừa kiểm soát giá thành hiệu quả, vừa tránh rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế.

6. Kết luận

Định mức sản xuất là công cụ quan trọng để kiểm soát chi phí và hợp lý hóa giá thành sản phẩm.
Một hệ thống định mức được xây dựng bài bản không chỉ phục vụ cho nội bộ doanh nghiệp mà còn giúp giảm đáng kể rủi ro pháp lý về thuế.

Kế toán vì thế không chỉ là người “ghi nhận chi phí”, mà còn là người “định hướng chi phí hợp lý” – một vai trò tư vấn thực thụ trong hoạt động quản trị doanh nghiệp.