Quy định và thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp theo pháp luật hiện hành

INC DIỄM QUỲNH

28 thg 11, 2025

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp phải tuân thủ đầy đủ quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn. Bài viết cung cấp các yêu cầu pháp lý, hồ sơ cần chuẩn bị, trình tự thực hiện và các khoản phí liên quan khi doanh nghiệp chuyển địa chỉ trụ sở chính.

1. Quy định về địa chỉ trụ sở chính của công ty

Tuân thủ quy định pháp lý về địa chỉ trụ sở chính đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận hành kinh doanh, vì điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các vấn đề pháp lý phát sinh do vi phạm, mà còn giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc không cung cấp thông tin chính xác về địa chỉ hoạt động.

Dựa vào Điều 42 của Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính được định nghĩa là “địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).” Như vậy, một trụ sở chính được xem là hợp lệ theo quy định pháp luật thì phải đáp ứng được những điều kiện thiết yếu sau đây:

- Được ghi nhận chính thức trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp.

- Địa chỉ trụ sở chính cần phải là một địa điểm cụ thể, tuân thủ địa giới hành chính.

Lưu ý, trụ sở chính không bắt buộc phải là nơi diễn ra các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Quy định chung về thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Theo Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định về các nội dung trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có bao gồm địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

Do đó, khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính thì phải đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020 với Cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp không thay đổi.

(Căn cứ khoản 4 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP).

Lưu ý: Trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính dẫn đến thay đổi Cơ quan thuế quản lý người nộp thuế, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

(Căn cứ tại khoản 1 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP)

3. Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp như sau:

3.1. Hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp

Hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp bao gồm các giấy tờ sau:

- Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

- Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

(Căn cứ tại khoản 2 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP)

Trong trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục, thì phải có thêm văn bản liên quan đến việc ủy quyền như sau:

+ Ủy quyền cho cá nhân: Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực.

+ Uỷ quyền cho tổ chức:

(i) Bản sao hợp đồng ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.

(ii) Giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.

+ Uỷ quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích (nhân viên bưu chính): Bản sao phiếu gửi hồ sơ theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích phát hành có chữ ký xác nhận của nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

+ Uỷ quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính không phải là bưu chính công ích:

(i) Bản sao hợp đồng ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.

(ii) Giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý: Người ủy quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký doanh nghiệp. Nếu việc xác thực điện tử bị gián đoạn thì người ủy quyền thực hiện việc xác thực điện tử sau khi được cấp đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp chưa có tài khoản định danh điện tử để thực hiện xác thực điện tử thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo bản sao thẻ Căn cước/Căn cước công dân/hộ chiếu/hộ chiếu nước ngoài/các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực của người ủy quyền.

(Căn cứ theo Thủ tục 6 Quyết định 2354/QĐ-BTC năm 2025)

3.2. Nơi nộp và thời hạn giải quyết thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp

(i) Trường hợp đăng ký trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

Bước 1: Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ chính sở doanh nghiệp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Cụ thể:

- Cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cấp đăng ký doanh nghiệp đối với doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh có địa chỉ tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong phạm vi địa phương quản lý trừ Ban quản lý khu công nghệ cao. Cơ quan đăng ký kinh doanh có thể tổ chức các điểm để tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thuộc Cơ quan đăng ký kinh doanh tại các địa điểm khác nhau trên địa bàn cấp tỉnh.

- Ban quản lý khu công nghệ cao cấp đăng ký doanh nghiệp đối với doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh có địa chỉ đặt trong khu công nghệ cao

Cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và Ban quản lý khu công nghệ cao gọi chung là Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

Bước 2: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ, xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và gửi thông tin về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp cho Cơ quan thuế.

Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin, Cơ quan thuế gửi ý kiến về việc doanh nghiệp hoàn thành thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ kiểm tra, xem xét:

- Nếu hồ sơ hơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

- Nếu chưa hợp lệ, sẽ thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.

(ii) Trường hợp đăng ký qua mạng thông tin điện tử

Bước 1: Người nộp hồ sơ đăng nhập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để kê khai, tải văn bản điện tử, ký số hoặc ký xác thực và thanh toán lệ phí theo quy trình trên Cổng.

Bước 2: Người ủy quyền và người được ủy quyền phải xác thực điện tử để được cấp đăng ký; nếu xác thực bị gián đoạn, người ủy quyền thực hiện xác thực sau khi được cấp đăng ký.

Bước 3: Sau khi nộp hồ sơ, người nộp nhận giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả điện tử qua tài khoản cá nhân.

Bước 4: Trong vòng 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo. Nếu chưa đủ điều kiện, cơ quan đăng ký gửi thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ qua mạng. Người nộp đăng nhập hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để nhận phản hồi và kết quả xử lý.

(Căn cứ tại khoản 2, khoản 3 Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Thủ tục số 6 Quyết định 2354/QĐ-BTC năm 2025).

Lưu ý: Doanh nghiệp phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

(Căn cứ tại Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020)

Chú ý: Trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính dẫn đến thay đổi Cơ quan thuế quản lý người nộp thuế, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với Cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính với Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.

4. Phí và lệ phí

- Lệ phí đăng ký doanh nghiệp:

+ Từ 01/7/2025 - hết năm 2026: 25.000 đồng/lần

+ Từ 2027 trở đi: 50.000 đồng/lần.

- Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: 100.000 đồng/lần

- Miễn lệ phí đối với trường hợp đăng ký qua mạng điện tử

- Người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nộp phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp được thực hiện tại thời điểm doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp không được cấp đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ được hoàn trả phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp.

- Người nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nộp lệ phí đăng ký doanh nghiệp tại thời điểm nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Lệ phí đăng ký doanh nghiệp không được hoàn trả cho doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp không được cấp đăng ký doanh nghiệp.

(Căn cứ theo Thông tư 47/2019/TT-BTC và Thông tư 64/2025/TT-BTC)

5. Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính

- Quy định về thông tin cá nhân khi đăng ký:

+ Nếu đã có số định danh cá nhân, người nộp kê khai các thông tin cá nhân và đồng ý chia sẻ dữ liệu từ CSDL quốc gia về dân cư để đối chiếu. Nếu thông tin không khớp, cá nhân phải cập nhật lại.

+ Nếu nộp hồ sơ giấy, người nộp phải xuất trình CCCD hoặc sử dụng căn cước điện tử. Nếu không có số định danh, phải kèm bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế hợp lệ.

+ Nếu không có số định danh, hồ sơ có yêu cầu thông tin cá nhân của các cổ đông, thành viên, người đại diện... phải kèm bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế hộ chiếu còn hiệu lực.

+ Nếu hệ thống kết nối CSDL dân cư bị gián đoạn, hồ sơ phải đính kèm bản sao CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế còn hiệu lực cho tất cả các cá nhân liên quan

- Quy định về hồ sơ khi đăng ký:

(i) Hồ sơ đăng ký trong trường hợp nộp trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh và đăng ký qua dịch vụ bưu chính được tiếp nhận để nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp khi có đủ các điều kiện sau đây:

- Có đầy đủ giấy tờ quy định Nghị định 168/2025/NĐ-CP.

- Tên doanh nghiệp đã được điền vào giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

- Có số điện thoại của người nộp hồ sơ.

- Đã nộp đủ phí, lệ phí.

(ii) Hồ sơ đăng ký qua mạng thông tin điện tử phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:

- Có đầy đủ giấy tờ và nội dung các giấy tờ được kê khai đầy đủ như hồ sơ bằng giấy và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử.

- Các thông tin đăng ký doanh nghiệp được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải đầy đủ và chính xác theo các thông tin trong hồ sơ.

- Có thông tin về số điện thoại, thư điện tử của người nộp hồ sơ.

- Hồ sơ đăng ký qua mạng thông tin điện tử phải được ký số hoặc ký xác thực bởi người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp ủy quyền thực hiện thủ tục (kèm theo giấy tờ ủy quyền dưới dạng điện tử theo quy định).

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.