Cách dùng Power Query hoặc Pivot Table để tổng hợp dữ liệu kế toán

HCM SƯƠNG ACC

22 thg 12, 2025

Trong công việc kế toán, việc tổng hợp và đối chiếu số liệu từ nhiều bảng tính khác nhau (doanh thu, chi phí, công nợ, sổ quỹ…) là nhiệm vụ lặp lại hằng tháng. Nếu làm thủ công bằng cách sao chép – dán dữ liệu, bạn dễ gặp sai sót và tốn rất nhiều thời gian.

Tin vui là Excel đã có hai công cụ cực mạnh giúp kế toán “nhẹ tay” hơn: Power Query và Pivot Table. Cả hai đều hỗ trợ tổng hợp, lọc và phân tích dữ liệu nhanh chóng – chỉ cần nắm nguyên tắc cơ bản.

1. Power Query – Tự động gom và làm sạch dữ liệu

Power Query là công cụ giúp bạn kết nối, hợp nhất và xử lý dữ liệu tự động trong Excel. Điểm mạnh của Power Query là có thể lấy dữ liệu từ nhiều file Excel khác nhau, gộp lại thành một bảng tổng hợp chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

Ứng dụng trong kế toán:

Gom dữ liệu doanh thu hoặc chi phí từ nhiều chi nhánh, nhiều tháng.
Làm sạch dữ liệu (xóa dòng trống, định dạng lại số, chuẩn hóa tên tài khoản).
Tự động cập nhật khi có file mới thêm vào thư mục – không cần nhập lại từ đầu.

Cách sử dụng cơ bản:

Mở tab Data → Get Data → From Folder.
Chọn thư mục chứa các file Excel cần tổng hợp.
Chọn “Combine & Transform Data” để Power Query gộp dữ liệu.
Thực hiện các bước xử lý (xóa cột thừa, đổi tiêu đề, lọc ngày...).
Chọn Close & Load để xuất dữ liệu sạch ra một sheet mới.

Khi bạn thêm file mới vào thư mục, chỉ cần nhấn Refresh, tất cả dữ liệu sẽ tự động cập nhật.

💡 Ví dụ thực tế: Kế toán dịch vụ có thể gộp bảng “doanh thu” của 10 khách hàng khác nhau chỉ trong 1 phút – thay vì mở từng file nhập lại.

2. Pivot Table – Phân tích và báo cáo nhanh gọn

Nếu Power Query giúp bạn gom dữ liệu, thì Pivot Table là công cụ giúp phân tích và trình bày dữ liệu đó một cách trực quan.

Ưu điểm của Pivot Table:

Tổng hợp dữ liệu chỉ bằng thao tác kéo – thả.

Tạo nhanh báo cáo doanh thu, chi phí, công nợ, số dư theo tài khoản.

Dễ dàng thay đổi góc nhìn: theo thời gian, đối tượng, loại nghiệp vụ...

Kết hợp với biểu đồ Pivot Chart để hiển thị trực quan.

Cách dùng cơ bản:

Chọn toàn bộ dữ liệu → vào tab Insert → Pivot Table.
Chọn vùng dữ liệu và vị trí đặt Pivot Table.
Kéo các trường vào khu vực Rows, Columns, Values, Filters để sắp xếp theo nhu cầu.
Dùng Value Field Settings để tính tổng, đếm, hoặc trung bình.
Chèn biểu đồ (Insert → Pivot Chart) để tạo báo cáo đẹp mắt.

💡 Ví dụ: Từ bảng dữ liệu chi tiết, bạn có thể tạo báo cáo “Tổng chi phí theo phòng ban” hoặc “Doanh thu theo tháng” chỉ trong vài giây.