Cách tạo bộ lọc trong Gmail để tự động phân loại email hiệu quả

DAD JP THANH

24 thg 1, 2026

Trong môi trường làm việc hiện đại, email vẫn là kênh trao đổi thông tin quan trọng nhất giữa doanh nghiệp, khách hàng và đối tác. Tuy nhiên, khi số lượng email tăng lên mỗi ngày, việc để hộp thư đến lộn xộn dễ khiến chúng ta bỏ sót thông tin quan trọng và mất nhiều thời gian xử lý. Phân loại email một cách khoa học không chỉ giúp quản lý công việc hiệu quả hơn mà còn góp phần nâng cao năng suất làm việc. Trong bài viết này, hãy cùng AGS tìm hiểu về cách tạo bộ lọc trong Gmail để tự động phân loại email nhanh chóng và dễ dàng.

1. Vì sao nên phân loại email trong Gmail?

Trước khi đi vào hướng dẫn, hãy cùng tìm hiểu tại sao việc phân loại email – đặc biệt đối với người dùng công việc – lại quan trọng:

🕒 Tiết kiệm thời gian: Hộp thư đến gọn gàng giúp bạn tìm nhanh email quan trọng mà không phải lướt qua hàng loạt tin rác hay quảng cáo.

📂 Dễ quản lý công việc: Email liên quan đến từng dự án, khách hàng, hay phòng ban có thể được tự động tách riêng giúp việc theo dõi công việc rõ ràng hơn.

🔔 Ưu tiên đúng nội dung: Gmail có thể tự động gắn nhãn, đánh dấu hay bỏ qua những email không quan trọng nếu bạn thiết lập bộ lọc đúng cách.

✂️ Giảm email spam/thông báo không cần thiết: Khi kết hợp với bộ lọc, bạn có thể chuyển các thư quảng cáo hay bản tin ít quan trọng sang thư mục khác hoặc bỏ qua.

Tóm lại, phân loại email giúp hộp thư thông minh hơn — tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc.

2. Cách tạo bộ lọc trong Gmail tự động phân loại, sắp xếp thư

Vào Gmail > Chọn dấu mũi tên > Nhập tiêu chí tìm kiếm mà bạn muốn lọc > Tích chọn mục Áp dụng nhãn và chọn nhãn > Nếu chưa có nhãn hãy chọn vào Nhãn mới để tạo > Chọn nhãn vừa tạo > Nhấp vào Tạo bộ lọc.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Mở Gmail, tại thanh công cụ tìm kiếm chọn dấu mũi tên.

Bước 2: Nhập tiêu chí tìm kiếm của bạn: Thông tin email muốn lọc, chủ đề, các từ khóa,…và chọn Tạo bộ lọc.

Bước 3: Tích chọn mục Áp dụng nhãn và chọn nhãn.

Bước 4: Nếu chưa có nhãn, bạn có thể chọn vào Nhãn mới tại mục Áp dụng nhãn để tạo. Sau khi tạo nhãn xong chọn nhãn bạn vừa tạo nhé.

Bước 5: Nhấp vào Tạo bộ lọc.

Lưu ý:

Khi tạo một bộ lọc, chỉ những thư mới sau khi tạo bộ lọc sẽ được áp dụng vào bộ lọc này để phân loại. Việc tạo bộ lọc không giới hạn nên bạn có thể tạo nhiều bộ lọc để phân loại thư trong Gmail nhanh chóng.

3. Cách chỉnh sửa và xóa bộ lọc trong Gmail

Trong quá trình sử dụng, nhu cầu quản lý email có thể thay đổi theo từng giai đoạn công việc hoặc dự án. Những bộ lọc đã tạo trước đây có thể không còn phù hợp, hoặc cần điều chỉnh lại điều kiện và hành động cho chính xác hơn. Vì vậy, việc biết cách chỉnh sửa hoặc xóa bộ lọc trong Gmail sẽ giúp bạn linh hoạt tối ưu hộp thư và tránh tình trạng phân loại sai email.

Cách chỉnh sửa và xóa bộ lọc trong Gmail như sau:

Vào Gmail > Chọn biểu tượng Cài đặt > Chọn Xem tất cả tuỳ chọn cài đặt > Vào Bộ lọc và địa chỉ bị chặn > Chọn Chỉnh sửa ở bộ lọc mình muốn để chỉnh sửa > Chọn Xóa ở bộ lọc mình muốn xoá để xóa bộ lọc đó.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Mở Gmail và nhấp vào biểu tượng Cài đặt.

Bước 2: Chọn Xem tất cả tuỳ chọn cài đặt.

Bước 3: Nhấp vào Bộ lọc và địa chỉ bị chặn.

Bước 4: Chọn Chỉnh sửa ở bộ lọc mình muốn để chỉnh sửa tiêu chí lọc.

Bước 5: Chọn Xóa ở bộ lọc mình muốn xoá để xóa bộ lọc đó.

Việc thiết lập bộ lọc trong Gmail chỉ mất vài phút nhưng lại mang đến hiệu quả lâu dài trong quản lý email và công việc hằng ngày. Khi hộp thư được phân loại rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng theo dõi tiến độ, hạn chế bỏ sót thông tin quan trọng và giảm đáng kể thời gian xử lý email. Hãy thử áp dụng ngay các bộ lọc phù hợp với tính chất công việc của bạn để tối ưu quy trình làm việc. Đừng quên kiểm tra và điều chỉnh bộ lọc định kỳ để hộp thư luôn gọn gàng và hiệu quả.

Công ty AGS cảm ơn bạn đã dành thời gian để đọc bài viết này. Hy vọng bạn đã có được những thông tin bổ ích. Hãy tiếp tục theo dõi chúng tôi để cập nhật thêm nhiều thông tin cũng như cơ hội việc làm tại AGS nhé.